Hoe maken wij een goed draaiboek voor een evenement?

1 juli 2020

Onze vereniging organiseert binnenkort een evenement voor alle leden. Hoe maken wij een goed draaiboek voor ons evenement?

Het maken van een goed draaiboek is bij elk evenement essentieel. Heeft u geen goed draaiboek, dan is de kans groot dat uw evenement een rommeltje wordt en onnodig veel geld gaat kosten. Een draaiboek is niets meer en niets minder dan een opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn rond een project. Op die manier weten alle betrokkenen wat er van hen verwacht wordt en wanneer.

Er zijn bepaalde onderdelen die in ieder draaiboek voor een evenement thuishoren.

Drie onderdelen

Meestal bestaat een draaiboek uit 3 onderdelen:

  • een algemeen deel;
  • een takenoverzicht;
  • bijlagen.

Begin uw draaiboek met het algemene deel dat bedoeld is voor iedereen die bij het project betrokken is. Daarin moeten eigenlijk vooral namen en nummers staan. De hoofdmoot van uw draaiboek bestaat uit een uitgebreide omschrijving van alles wat moet gebeuren voor en tijdens het evenement.

Voor de duidelijkheid kunt u deze informatie het beste in een tabel met kolommen zetten. Noem de kolommen bijvoorbeeld ‘Activiteiten’, ‘Datum/Tijd’, ‘Locatie’, ‘Verantwoordelijke’ en ‘Bijzonderheden’. Tot slot voegt u bijlagen toe zoals plattegronden en routebeschrijvingen, maar ook huisregels voor op de grote dag.