Mailen staat nog steeds op nummer één bij zakelijke communicatie. Maar inboxen lopen soms zo over, dat het antwoord op een vraag lang uitblijft. Dan is het handig om de ontvanger in actie te kunnen brengen zonder meteen opdringerig of ‘pusherig’ over te komen.
De laatste jaren heeft het zakelijke mailcontact een groot deel van het telefonische contact overgenomen. Handig en efficiënt. In vijf à tien minuten heeft u opgesomd wat u aan uw zakelijke contact of potentiele klant kwijt wilt of wat u van hem wilt weten. Bijkomend voordeel van via de mail uw vraag stellen is dat de persoon in kwestie deze kan beantwoorden op een tijdstip dat hem of haar het beste schikt.
Maar wat als u na week of twee nog geen antwoord heeft gehad? Sowieso sorteert het altijd het meeste effect als u niet meer dan één vraag of verzoek tegelijk stelt in een mail. Maar ook dan kan uw mail ondergesneeuwd geraakt zijn in de mailbox van de ontvanger. Of twijfelt diegene nog over een geschikt antwoord. Door een van onderstaande zinnen toe te passen in een herinneringsmail kunt u nogmaals uw bericht onder de aandacht brengen, zonder passief-agressief over te komen. Zo wordt de kans op antwoord vergroot.
Door een kleinigheidje aan te tippen dat u in de oorspronkelijke mail nog niet vermeld had – misschien niet echt vergeten, maar nu pas bedacht – brengt u uw mail weer onder de aandacht.
Hetzelfde geldt voor een vraag. Door nog even een mailtje te sturen met een aanvullende vraag, kunt u nog even herinneren aan de eerdere mail die u gestuurd heeft.