VERDIEPINGSARTIKEL

Wat is bedrijfscontinuïteit?

Niemand zit op problemen te wachten. En dan zeker niet op problemen die leiden tot een crisis. Een crisis kan namelijk voortgangsbedreigend zijn. Door kernelementen van uw onderneming tot stilstand te brengen, zorgt een crisis ervoor dat u niet in staat bent om uw onderneming draaiende te houden.


8 juni 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Het vervelende van een crisis is dat deze (meestal) onverwachts komt, de impact altijd groter is dan gedacht en dat handelen altijd moeilijker is tijdens een crisis dan daarvoor. Toch kunt u zich voorbereiden op het onverwachte.

U kunt door middel van bedrijfscontinuïteit preventief in kaart brengen wat de kernelementen van uw onderneming zijn en op basis daarvan analyseren waar de belangrijkste kwetsbaarheden liggen. Door middel van deze inzichten kunt u op voorhand uitdenken wat u moet en wilt doen als een crisis uw onderneming doet stagneren (of hiertoe dreigt).

Dit artikel zet op hoofdlijnen uiteen wat bedrijfscontinuïteit is en waarom het de moeite waard is om erin te investeren. Want ook al is een crisis altijd erger dan u inschat, goed doordachte en gedocumenteerde bedrijfscontinuïteit geeft u altijd houvast. Het voorkomt dat u in situaties van paniek en chaos naast crisismanagement ook nog eens het wiel opnieuw moet uitvinden. Het biedt u tijdens crisistijden helder inzicht in uw grootste risico’s en definieert wat u minimaal nodig heeft om uw onderneming draaiende te houden. Op deze manier bent u in staat om zelfs in een woeste storm uw onderneming naar rustiger vaarwater te koersen.

Wat is de essentie van de continuïteit van uw onderneming? 

Bedrijfscontinuïteit in vier stappen

Uw visie op bedrijfscontinuïteit is uw kompas voor crisistijden. Voor het optimale gebruik van dit kompas geldt: goede voorbereiding is cruciaal. Ontwerp uw ‘kompas’ dus met gepaste zorg en aandacht.

Bedrijfscontinuïteit is een verzamelbegrip voor de elementen die ervoor nodig zijn om uw kernwerkzaamheden uit te voeren, zowel onder normale als uitzonderlijke omstandigheden. Met andere woorden: wat is de essentie van de continuïteit van uw onderneming? Als uw onderneming in woelige wateren terechtkomt, welke processen moeten er dan minimaal doorgaan om te blijven bestaan.

Welke mogelijke koers moet u varen om te kunnen blijven draaien? En als een of meerdere van deze kernprocessen stagneren, wat is er dan minimaal nodig om de continuïteit te herstellen? En in welke volgorde moet dit alles gerealiseerd worden? Met andere woorden: hoe ziet uw weg terug naar normaal eruit?

Dit artikel ontleedt de kernaspecten van het begrip ‘bedrijfscontinuïteit’ in een viertal stappen:

  1. Ten eerste moet u de elementaire kern van bedrijfscontinuïteit onder de loep nemen: uw eigen onderneming. Wat definieert uw onderneming? Wat moet er eigenlijk overeind blijven staan tijdens een crisis?
  2. In de tweede stap bouwt u voort op de antwoorden op deze vragen. Op basis van de identiteit van uw onderneming kunt u mogelijke kwetsbaarheden in kaart brengen. Hierna kunt u vooruit gaan denken.
  3. Als derde stap analyseert u uw doemscenario’s. Wat zou er mogelijk voor kunnen zorgen dat uw kwetsbaarheden uitmonden in daadwerkelijke blokkades?
  4. De vierde stap is het overgaan tot actie. Als u in een crisissituatie belandt, wat is er dan nodig om de opgeworpen blokkades te omzeilen of zelfs omver te werpen?
De kernaspecten van het begrip bedrijfscontinuïteit
De kernaspecten van het begrip bedrijfscontinuïteit

Stap 1: definieer uw onderneming

Het lastige aan bedrijfscontinuïteit is dat deze altijd unieke kenmerken bevat. De definitie en gevolgen van een crisis verschillen immers per onderneming. ‘Crisis’ is dan ook een subjectief begrip.

Een lekkende waterleiding kan voor een boekwinkel een catastrofe zijn als de voorraad daardoor onverkoopbaar is. Een vergelijkbare lekkage is voor een garagebedrijf misschien slechts een ongewenste kostenpost. Een stroomstoring daarentegen kan voor hetzelfde garagebedrijf een ramp zijn, omdat delen van de apparatuur tijdelijk niet gebruikt kunnen worden.

Voor de boekwinkel is de stroomstoring natuurlijk erg vervelend, maar hoeft niet te betekenen dat de kernwerkzaamheden per direct gestaakt moeten worden. Alternatieve oplossingen kunnen relatief eenvoudig worden gefaciliteerd, bijvoorbeeld door de klanten te verzoeken om (tijdelijk) contant te betalen.

De eerste stap in het opzetten van uw bedrijfscontinuïteit is daarom het definiëren van het hart van uw onderneming. Wat is de essentie van de processen die moeten doorlopen tijdens een crisis? De kennisoverdracht tussen personen? Een machine? Een transport? Een combinatie van deze of andere elementen?

Wat is de kern van wat uw onderneming doet?

De vraag hoe een crisis er voor uw onderneming uitziet is in wezen een vraag over de identiteit van uw onderneming. Wat is de kern van wat uw onderneming doet? Uit welke bouwstenen is deze kern opgebouwd? Wat houdt deze bouwstenen bij elkaar? En wat zou dit geheel in het gedrang kunnen brengen?

Breng de identiteit van uw onderneming in kaart door deze te ontleden op procesniveau. Welke processen staan aan de basis van uw onderneming? Denk bijvoorbeeld aan een snoepjesfabriek en een schoenenwinkel. De identiteit van beide ondernemingen rust op een aantal kernprocessen. Voor een snoepjesfabriek zal dit het productieproces zijn. Voor de schoenenwinkel het in- en verkoopproces.

De uitvoering van deze processen rusten op een aantal kritische middelen:

  • Deze middelen kunnen materieel zijn. Denk bijvoorbeeld aan de grondstoffen die in de snoepjes gaan en de machines die deze verwerken, of aan de inkoop en levering van de zomercollectie schoenen.
  • Deze middelen kunnen echter ook immaterieel zijn. Denk aan de mensen die de machines bedienen en controleren in de snoepjesfabriek, of aan verkoopmedewerkers in de schoenenwinkel.

Stap 2: ken uw processen en kwetsbaarheden

Misschien voelt het definiëren van de bedrijfscontinuïteit van uw onderneming als tasten in het duister. Het is immers ondoenlijk om alle mogelijke rampscenario’s tot in de puntjes uit te denken. Het definiëren van uw onderneming aan de hand van uw eigen kernprocessen stelt u echter in staat om een mogelijke crisis volgens een duidelijke structuur in kaart te brengen.

Op basis van uw kernprocessen en kritische middelen kunt u doelgericht beredeneren wat uw kwetsbaarheden zijn. Vervolgens is het een kleine stap om te beredeneren welke toestanden deze kwetsbaarheden aan de oppervlakte zouden kunnen brengen.

Het in kaart brengen van uw bedrijfscontinuïteit op basis van processen resulteert in een toekomstbestendige aanpak. Door uw bedrijfscontinuïteit te funderen op uw kernprocessen ondervangt u eventuele veranderingen. Kernprocessen zijn immers een relatief stabiel onderdeel van uw onderneming.

Kritische middelen zijn naar verhouding meer vatbaar voor verandering. Denk aan specifieke machines en systemen, werknemers of leveranciersrelaties. Door deze veranderlijke elementen in kaart te brengen op basis van uw kernprocessen (in plaats van andersom), is het relatief eenvoudig om veranderingen te documenteren zonder dat u helemaal opnieuw moet beginnen.

Voorbeeld van lekkage in een pand

Neem bijvoorbeeld een lekkage in een bedrijfspand waarin een schoenenwinkel en een fysiotherapeut een ruimte huren. Door waterschade kan de locatie drie maanden lang niet gebruikt worden. Het verlies van werkruimte verstoort de bedrijfscontinuïteit van beide ondernemingen. Toch zullen de herstelstrategieën wezenlijk van elkaar verschillen.

Strategie
Voor de schoenenwinkel heeft het maken van winst prioriteit om zo werknemers en leveranciers te kunnen bekostigen. In dit geval richt de strategie zich op de continuering van het verkoopproces, bijvoorbeeld door het opzetten en promoten van een goed functionerende webshop. Voor de fysiotherapeut bestaat continuïteit in eerste instantie uit de uitvoer van (spoed)behandelingen. Prioriteit zal dus liggen bij het vinden van een tijdelijke praktijkruimte om behandelingen te verrichten of het organiseren van behandelingen aan huis.

Stap 3: wees voorbereid

Zodra u in kaart heeft gebracht wat u precies moet en wil overeind houden in crisistijden kunt u maatregelen nemen. Bescherm uw kwetsbaarheden of weet wat geschikte alternatieven zouden zijn en hoe deze (snel) kunnen worden gerealiseerd.

Is uw bedrijfscontinuïteit grotendeels afhankelijk van een specifieke machine? Schaf een noodaggregaat aan. Heeft één persoon alle kennis in huis over uw IT-systemen? Zorg dat hij of zij deze kennis overdraagt of goed documenteert. Is een kritisch proces afhankelijk van een externe dienst of extern product? Zorg dat u bekend bent met vergelijkbare leveranciers die dit zouden kunnen overnemen.

Is het voor uw onderneming essentieel dat uw werknemers toegang hebben tot bepaalde documentatie? Zorg ervoor dat deze stukken veilig en digitaal toegankelijk zijn vanuit een alternatieve werklocatie, bijvoorbeeld door uw werknemers te voorzien van goed werkende laptops met veilige filesharing systemen.

Stap 4: van plan tot handelen

Structureer uw analyse door niet te starten bij eventuele dreigingen, maar bij de processen die uw onderneming definiëren. Vervolgens brengt u in kaart wie of wat er nodig is om deze processen draaiende te houden. Nu kunt u beredeneren welke situaties deze kritische middelen dusdanig in gevaar brengen, dat de continuïteit de gerelateerde processen stagneert.

Een beproefde methode voor het procesgeoriënteerd in kaart brengen en documenteren van uw bedrijfscontinuïteit is het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan. In een bedrijfscontinuïteitsplan legt u vast welke zaken, mensen en diensten uw onderneming definiëren en wat uw aanpak is op het moment dat deze elementen in hun bestaan worden bedreigd.

Het complete verhaal over het bedrijfscontinuïteit leest u in themadossier FA Rendement Overleven: kwestie van vooruitkijken.