Organisaties die leveren aan overheden of grote ondernemingen krijgen steeds vaker het verzoek hun facturen elektronisch te sturen. Ook sommige kleinere ondernemingen verwerken hun facturen al zo veel mogelijk elektronisch. Meestal gebeurt dit met behulp van het Peppol-netwerk.
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten, waaronder facturen. Peppol is gebaseerd op open standaarden en is in beheer bij de internationale non-profitorganisatie OpenPeppol. In veel landen is een nationale Peppolautoriteit ingesteld. In Nederland is dit de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa), waar organisaties terechtkunnen met vragen over het Peppol-netwerk.
Elektronisch factureren via Peppol kan op verschillende manieren. Als uw organisatie elektronische facturen via Peppol wil versturen en ontvangen zijn er drie opties. Ongeveer de helft van de administratieve softwarepakketten op de Nederlandse markt heeft Peppol ingebouwd. Het is dus handig te kijken of de huidige software geschikt is voor Peppol of te informeren bij de softwareleverancier of Peppol in het pakket zit.
Als de software geen Peppol-aansluiting heeft of als voor de organisatie maatwerksoftware is ingericht, dan is de serviceprovider aan zet. Deze kan een koppeling maken tussen de software en het Peppol-netwerk. Op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) staat een overzicht van serviceproviders die zo’n Peppol-aansluiting kunnen verzorgen.
Deze optie is een alternatief als de organisatie weinig elektronische facturen verstuurt en ze niet ontvangt. Na het online invoeren van factuurgegevens, wordt er via het portaal een elektronische factuur van gemaakt. Daarnaast wordt een pdf-kopie gemaakt voor de eigen administratie. Het e-factuurportaal is vooral bedoeld voor het versturen van kleine aantallen elektronische facturen. U kunt meer lezen over Peppol in dit verdiepingsartikel.