Op verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is door de Rijkdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een helpdesk opgericht. De Helpdesk e-factureren is er om organisaties te helpen met het elektronisch factureren aan de Rijksoverheid. De helpdesk is gratis. Daarnaast biedt de gratis e-Factuurwijzer uitleg welke manier van e-factureren passend is bij de organisatie.
Idealiter komt een factuur geheel automatisch vanuit het boekhoudsysteem van de leverancier terecht in het boekhoudsysteem van de klant. Daar wordt de factuur automatisch geboekt op de juiste rekeningen en betaalbaar gesteld en gecontroleerd. Toch komt elektronisch factureren maar moeilijk op gang. Onder elektronisch factureren wordt verstaan: het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer.
Een van de kwesties die e-factureren ingewikkeld maakt is dat de manier waarop afhangt van de grootte van de organisatie en het aantal facturen dat de organisatie verstuurt aan de Rijksoverheid. Daarom heeft RVO de e-Factuurwijzer opgesteld. De wijzer is bedoeld voor organisaties die rechtstreeks goederen of diensten aan de Rijksoverheid leveren en een e-factuur moeten versturen aan de Rijksoverheid. De tool geeft aan welke manier van e-factureren het beste bij een organisatie past. Via een stappenplan, waarbij de grootte van de organisatie, de branche en de vraag of organisaties e-facturen en mogelijk nog andere berichten met de Rijksoverheid willen delen, komt er een uitkomst en advies. Bijvoorbeeld: “Zorg voor een rechtstreekse koppeling met Digipoort. Hiermee kunt u verschillende elektronische berichtsoorten (zoals een e-factuur, e-order en tijdkaart) versturen en ontvangen.”
Ook de Helpdesk e-factureren helpt organisaties die goederen of diensten verlenen aan de Rijksoverheid met hun verplichte elektronische facturatie. De helpdesk geeft antwoord op vragen over het verzenden van e-facturen en welke gegevens nodig zijn en biedt informatie in de vorm van handleidingen en brochures. Sinds december 2021 is er ook een chatfunctie: via chatbox Efa kunnen organisaties 24/7 vragen stellen over e-facturatie aan de Rijksoverheid.