In een paar stappen naar een betere e-factuur
Onderzoeksbureau GBNED heeft in het rapport ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking’ uiteengezet hoe uw organisatie optimaal gebruik kan maken van elektronische facturen (e-facturen).
Het onderzoeksrapport adviseert om te kiezen voor boekhoudsoftware die de Universal Business Language 2.0 -standaard (UBL-standaard) begrijpt. Dit is een door de overheid erkende standaard. E-factureren heeft als voordeel dat uw organisatie goedgekeurde facturen automatisch kan inboeken in de administratie. E-facturering wordt hierdoor een belangrijk onderdeel van het werkproces. Bij het implementeren van e-facturering doet uw organisatie er verstandig aan om te kijken naar de manier waarop Rijksoverheid overstapt op e-facturering. Per 1 januari 2017 zal de Rijksoverheid e-facturen opvragen bij leveranciers. Mede-overheden en het bedrijfsleven volgen daarna, in eigen tempo. Deze best-practices bieden ook aanknopingspunten.
Gebruik geen zelfgemaakte e-factuur
E-facturering, kan uw organisatie op verschillende manieren invoeren. Overstappen op elektronisch factureren (tool) is voor veel mkb-organisaties echter een omvangrijke klus. Het onderzoeksrapport beveelt daarom aan om standaard e-facturen te gebruiken. Zo weet uw organisatie meteen of uw factuur volledig is. Op ublketentest.nl vindt uw organisatie enkele standaard e-facturen. Het is verstandig om eerst te overleggen met de afnemer, omdat hij de elektronische factuur niet verplicht hoeft te accepteren.
Een schriftelijk stuk kan ook aan de factuurvereisten voldoen. Meer informatie hierover vindt u in het nieuwsartikel Rechtspraak: schriftelijk stuk is BTW-factuur.