Organisaties kunnen ervoor kiezen om aan de slag te gaan met e-factureren. Dat kan voordelen bieden voor zowel leveranciers als kopers. E-factureren kan op diverse manieren plaatsvinden. Uw organisatie kan gebruikmaken van verschillende factuurmodellen.
Het is aan te bevelen om geregeld na te gaan welke aandachtspunten er momenteel zijn voor de financiële administratie (tools) van uw organisatie. Een van de aandachtspunten kan zijn dat het toch handiger is als u overstapt op elektronisch factureren. Dat kan goedkoper zijn. Bovendien vermindert het de kans op fouten. U kunt daarbij kiezen uit een aantal factuurmodellen.
De keuze voor een factuurmodel is afhankelijk van het aantal leveranciers en klanten van wie de al den niet elektronische facturen (tool) verwerkt moeten worden, de mate waarin koper en verkoper het factureren geautomatiseerd laten verlopen en of er gebruik gemaakt wordt van een derde partij zoals een Billing Service Provider (BSP). In een notendop zijn er vijf verschillende factuurmodellen voor e-factureren (tool):
Voor alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bestaat een bewaarplicht (tools). U bewaart de facturen in uw administratie in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. E-facturen drukt u dus niet af, maar slaat u op. U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel inclusief echtheidskenmerken. U bewaart de e-facturen zeven jaar. Bij de volgende diensten geldt een bewaartermijn van tien jaar: