Op het moment dat uw organisatie een prestatie verricht of een dienst verleent, moet u een factuur uitreiken. Deze factuur moet volgens de wet aan een aantal eisen voldoen, zeker als er sprake is van een belaste prestatie en BTW een rol speelt.
De Nederlandse Wet op de omzetbelasting 1968 (kortweg Wet OB 1968) beschrijft dat ieder die een bedrijf of beroep uitoefent, ondernemer is voor de omzetbelasting. De omzetbelasting is een verbruikersbelasting die geheven wordt bij de aanschaf van alle mogelijke goederen en diensten. In de praktijk wordt de omzetbelasting belasting over de toegevoegde waarde (BTW) genoemd. De toegevoegde waarde is het verschil tussen de verkoopopbrengst en de inkoopwaarde. Als u voor uw organisatie kosten maakt, inkopen doet of investeert, dan brengen uw leveranciers u in de meeste gevallen BTW (tools) in rekening. Ook de BTW die u verschuldigd bent bij de invoer van goederen of bij aankopen in andere landen van de Europese Unie (EU), de zogenoemde intracommunautaire verwervingen, kunt u als voorbelasting aftrekken.
Om door u betaalde BTW als voorbelasting te kunnen aftrekken, moet u met facturen kunnen aantonen hoeveel BTW uw leveranciers u in rekening hebben gebracht. Aan u in rekening gebrachte BTW is alleen als voorbelasting aftrekbaar als u beschikt over een correcte BTW-factuur, want alleen dan mag u die BTW verrekenen. U bent wettelijk verplicht een factuur uit te reiken als u leveringen doet aan of diensten verricht voor een andere ondernemer of rechtspersoon die geen ondernemer is, een vooruitbetaling ontvangt van een andere ondernemer of een rechtspersoon die geen ondernemer is, een zogenoemde afstandsverkoop doet of een vervoermiddel levert aan een particulier in een ander EU-land. Een onjuiste BTW-factuur kan u geld kosten (verdiepingsartikel).
Ook voor de informatie op een factuur gelden wettelijke regels. Uw facturen moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:
In de rubriek 'De kleine lettertjes' behandelt Rendement een bepaling uit een wet, besluit of regeling. In deze editie: de eisen die de wet aan facturen stelt.