Inmiddels is het duidelijk dat ondernemingen de slag moeten gaan maken naar elektronisch factureren. Zelfs de overheid stelt het vanaf april 2019 voor iedereen verplicht om facturen elektronisch aan te leveren. Toch zien ondernemingen de noodzaak wel, maar de prioriteit nog niet.
E-facturatie, universal business language (UBL) en continuous monitoring gaan de toekomst bepalen voor de boekhouding. Technisch is het allemaal mogelijk en kan e-factureren het ondernemingen uiteindelijk makkelijker maken. Maar dan zullen ondernemingen eerst wel een beetje tijd moeten investeren.
Het gehele proces, van ontvangst tot verwerking van facturen, kan automatisch verlopen. Een externe conversiepartij zet dan de ontvangen papieren facturen, bonnetjes en pdf-facturen om en converteert ze naar het zogenoemde UBL-formaat. Vervolgens stuurt die partij de (digitale) factuur automatisch naar het boekhoudprogramma.
Een ondernemer ziet de factuur voor het eerst als deze is ingelezen in het boekhoudprogramma. Dat kan even wennen zijn. Want vooraf heeft hij de factuur niet (op papier) kunnen controleren. Om die reden vragen ondernemingen regelmatig de PDF-factuur op om die dan soms alsnog te laten converteren naar een bruikbaar formaat voor de boekhoudsoftware. Maar zo halen ondernemingen niet het optimale uit e-factureren (tool). Het loont de moeite om eenmalig tijd te investeren om het systeem te doorgronden. Het kan al snel vijf minuten per ontvangen factuur schelen.
Het digitaal factureren aan klanten heeft positieve en negatieve kanten, blijkt ook uit het rapport ‘Trends in Export 2018’ van kredietverzekeraar Atradius en ondernemersorganisatie evofenedex. Tachtig procent van de Nederlandse exporteurs factureert digitaal. Het voordeel daarvan is dat bedragen via automatische incasso worden afgeschreven en klanten in principe altijd op tijd betalen. Maar omdat alleen boekhoudpakketten met elkaar ‘praten’, kan het voorkomen dat ondernemingen plotseling geconfronteerd worden met een faillissement van een klant. Een goede check op kredietwaardigheid blijft dan belangrijk.