Sommige financiële afdelingen van organisaties blijven ook in de vakantieperiode op volle toeren draaien, soms geholpen door het inhuren van tijdelijke krachten. Zij zijn mogelijk minder alert op het fenomeen spookfacturen. Geen wonder dus dat fraudeurs deze juist in de zomerperiode relatief veel versturen.
Vooral kleine organisaties zijn steeds vaker doelwit van criminelen die spookfacturen en nepcontracten aanbieden, zo bleek onlangs uit cijfers die de Fraudehelpdesk publiceerde. Het is zaak dat vakantiekrachten en werknemers weten aan welke beveiligingsregels zij zich moeten houden. Hieronder valt ook het controleren van de echtheid van binnenkomende facturen. Dit aspect schiet er vaak bij in als werknemers vakantiekrachten inwerken of werk aan hen overdragen. Maar wees ook alert als u na terugkeer van de vakantie een stapeltje facturen op uw bureau vindt.
De makers van spookfacturen (tool) gebruiken vaak een aantal van de volgende trucs:
Uw afdeling kan diverse maatregelen nemen om het risico te verkleinen dat uw organisatie onterecht een factuur betaalt:
Stel dat uw organsiatie toch een spookfactuur heeft ontvangen, kan deze ‘overeenkomst’ nietig verklaard worden door middel van een brief (tool).
Twijfelt uw organisatie of er sprake is van een spookfactuur? Informeer dan eerst bij de Kamer van Koophandel of de organisatie die de factuur heeft verstuurd, is ingeschreven in het Handelsregister. Als uw organisatie inderdaad een spookfactuur heeft ontvangen, kan dit doorgegeven worden aan de Fraudehelpdesk.