VERDIEPINGSARTIKEL

Een onjuiste BTW-factuur kan u geld kosten

Voor een ondernemer die een goed of een dienst afneemt, is het van belang dat hij over een juiste inkoopfactuur beschikt. Deze inkoopfactuur moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Het loont om uw facturen eens tegen het licht te houden, want de fiscus kan uw BTW-aftrek weigeren of u een boete opleggen. En die boete kan behoorlijk in de papieren lopen!


1 mei 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


De Belastingdienst verwacht dat u een correcte facturenadministratie bijhoudt. Sinds 2013 zijn de factuurvereisten voor de BTW aangepast door de Belastingdienst, zodat in de hele Europese Unie vrijwel dezelfde factuurvereisten gelden.

Let op de tijdvakken bij factureren

Voor de BTW is de factuur heilig. De hoofdregel luidt dat BTW moet worden aangegeven in het tijdvak waarin de factuur wordt uitgereikt. Sterker nog, als u een factuur te laat uitreikt, moet u de BTW alsnog aangeven in het tijdvak waarin u de factuur had móeten uitreiken. Dit zijn de regels:

  • De factuur moet uiterlijk worden uitgereikt op de 15e dag na afloop van de maand waarin de levering of dienst is verricht. Dus is de levering op 1 mei, dan moet u uiterlijk 15 juni factureren.
  • Bij een doorlopende dienst (zoals een managementfee) moet er minstens één keer per kwartaal een voorschot worden gefactureerd. Vaker mag uiteraard ook. Deze voorschotten worden verrekend in de jaarafrekening.

Correcte factuur van belang voor voorbelasting

Bij het inkopen van producten of diensten kunt u de BTW over zakelijke uitgaven aftrekken, op voorwaarde dat u uiteraard BTW-belaste prestaties verricht. Het ontvangen van een correcte inkoopfactuur is daarom van groot belang. Het is een vereiste om de BTW die u in rekening gebracht heeft gekregen terug te kunnen vragen bij de Belastingdienst. Voor het tijdvak van aftrek is de datum op de factuur doorslaggevend. Het tijdstip van de levering of de dienst of het tijdstip waarop de factuur is betaald, is niet van belang voor het terugvragen van de BTW. Zelfs als er vooruit is gefactureerd, moet de BTW al worden afgetrokken in het tijdvak waarin deze is gefactureerd.

Foute factuur heeft vervelende consequenties

Wanneer de (inkoop)factuur niet aan de factuurvereisten voor de BTW voldoet, dan kan dit vervelende consequenties met zich meebrengen voor de afnemer. De Belastingdienst kan besluiten om de ondernemer het recht op vooraftrek van BTW te weigeren. Het gebrek moet dan dusdanig ernstig zijn dat de Belastingdienst over mag gaan tot het weigeren van BTW-aftrek bij de afnemer. Deze maatregel moet in proportie staan met het factuurgebrek.

Fiscus kan boete opleggen bij onjuist factuur

Daarnaast kan de fiscus een boete opleggen wanneer u zelf een onjuiste verkoopfactuur uitreikt. De fiscus rekent een boete van (maximaal) € 5.278 op het uitreiken van een onjuiste factuur. Deze boete kan de Belastingdienst per onjuiste factuur opleggen. Bij meerdere foute facturen kan dat dus aardig oplopen!

Bezwaar aantekenen bij klein factuurgebrek mag

Een klein gebrek op de (inkoop)factuur zal er niet direct toe leiden dat de afnemer het recht op BTW-aftrek verliest. Het vermelden van enkel het postbusadres van de afnemer in plaats van het vestigingsadres bijvoorbeeld, is een factuurgebrek. Als de Belastingdienst dan toch het recht op BTW-aftrek weigert in het geval van een klein factuurgebrek, dan kunt u hiertegen bezwaar aantekenen, onder verwijzing naar de eerdere rechtspraak van het Europese Hof van Justitie.

Ook bijgevoegde stukken bij factuurgebrek tellen mee

De uitspraak van het Europese Hof van Justitie heeft bepaald dat als een inkoopfactuur een gebrek vertoont, de Belastingdienst ook de bijgevoegde stukken die de informatie op de factuur kunnen aanvullen moet meenemen bij de beoordeling van de inkoopfactuur. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat op een inkoopfactuur niet duidelijk is vermeld welk product of welke dienst precies is afgenomen. Dat kan wel blijken uit bijlages bij deze factuur. Wanneer deze aanvullende stukken aan de factuur zijn gehecht, dan mag de Belastingdienst het recht op aftrek van BTW aan de afnemer niet weigeren.