Is een declaratie zonder factuur wel te vergoeden?

22 juli 2019

Soms hebben werknemers geen factuur voor de gemaakte kosten. Is een kostenvergoeding dan nog wel mogelijk?

Dat kán wel, maar heel erg handig is het niet. Werkgevers kunnen in principe de zogeheten daadwerkelijk gemaakte kosten vergoeden aan werknemers. Hiervoor moeten uw medewerkers wel bonnen of facturen indienen. Die declaraties moet uw organisatie in de financiële administratie bewaren.

Discussie met Belastingdienst

Dat het indienen van bijbehorende facturen noodzakelijk is, komt doordat deze informatie onder de fiscale bewaarplicht valt. Dat wil zeggen dat uw organisatie de documenten zeven jaar moet bewaren. Als er geen bonnen zijn, maar het wel aannemelijk is dat de kosten zijn gemaakt, kunt u de kosten ook laten vergoeden aan uw medewerker. Dit is echter niet verstandig, want hier kan discussie over ontstaan met de Belastingdienst. Bijvoorbeeld over de vraag of de gemaakte kosten dan wel mogen vallen onder een gerichte vrijstelling, waardoor de vergoeding onbelast is. Of er discussie ontstaat, zal per geval verschillen. Als een medewerker bijvoorbeeld een heenrit heeft gemaakt met een taxi en daar wel een bon van heeft, is het aannemelijk dat hij eenzelfde bedrag besteed heeft aan de terugreis. Hetzelfde geldt ten aanzien van de maaltijden. Als de kosten voor de maaltijden waar hij geen bon van heeft, gelijk zijn aan de overige maaltijden waar wel een bon van voorhanden is, kunt u voor de vergoeding aansluiten bij deze andere maaltijden.