Is een nieuwe factuur verplicht bij een verkeerd referentienummer?

Publicatiedatum 24 juli 2019

Moeten wij een nieuwe factuur sturen, als wij het (inkoop)referentienummer van de klant onjuist hebben vermeld?

Nee, dat bent u niet verplicht. Voor uw opdrachtgever/klant gaat het hier om inkoopfacturen. Het vermelden van een referentienummer voor de (interne) administratie van uw klant is niet een van de verplichte factuurvereisten (voor de BTW). Toch werken steeds meer ondernemingen met een zogenoemd ‘purchase order number’, oftewel PO-nummer of inkoopordernummer. Met een PO-nummer kunnen (grote) ondernemingen hun aankopen volgen. Het niet of onjuist vermelden van dat nummer zal de betaling vertragen.

Purchase order number

Uw klant vraagt u om het PO-nummer te hanteren op uw factuur. Meestal is dat een verplichting die vooral grotere ondernemingen stellen. Om het factuurbedrag zo spoedig mogelijk betaald te krijgen en uw debiteurenbeheer onder controle te houden, doet u er goed aan dit PO-nummer wel te vermelden. Bouw ook systeem in voor controle van de facturatie naar deze klanten. Zorg er voor dat u een signaal of zelfs een blokkering op klantniveau krijgt wanneer het inkoopordernummer niet is vermeld: geen PO-nummer, geen factuur. Maar wat als het PO-nummer per ongeluk het verkeerde nummer blijkt te zijn?

Creditnota

Het signaal van uw klant dat hij de factuur niet betaalt vanwege het onjuiste nummer, kan uw hele facturatie omgooien. Dat levert zowel de financiële administratie van uw onderneming als uw klant extra werk op. Kan het echt niet anders, zult u uw factuur moeten corrigeren. U moet dan een creditnota sturen en een vervangende factuur met het juiste nummer. Prettiger is het natuurlijk als uw klant wat flexibeler is en de factuur alsnog betaalbaar stelt door handmatig het nummer toe te voegen bij het verwerken van uw factuur in hun systeem. U kunt dan afspreken dat in het vervolg uw facturen wel met het juiste inkoopordernummer zullen worden verstuurd.