Is een nieuwe factuur verplicht bij fout referentienummer?

Question

Moeten wij een nieuwe factuur sturen, als wij het (inkoop)referentienummer van de klant onjuist hebben vermeld?

Accepted Answer

Nee, dat ben je niet verplicht. Voor jouw opdrachtgever/klant gaat het hier om inkoopfacturen. Het vermelden van een referentienummer voor de (interne) administratie van jouw klant is niet een van de verplichte factuurvereisten (voor de BTW). Toch werken steeds meer ondernemingen met een zogenoemd ‘purchase order number’, oftewel PO-nummer of inkoopordernummer. Met een PO-nummer kunnen (grote) ondernemingen hun aankopen volgen. Het niet of onjuist vermelden van dat nummer zal de betaling vertragen.

Purchase order number

Jouw klant vraagt je om het PO-nummer te hanteren op je factuur. Meestal is dat een verplichting die vooral grotere ondernemingen stellen. Om het factuurbedrag zo spoedig mogelijk betaald te krijgen en je debiteurenbeheer onder controle te houden, doe je er goed aan dit PO-nummer wel te vermelden. Bouw ook systeem in voor controle van de facturatie naar deze klanten. Zorg er voor dat je een signaal of zelfs een blokkering op klantniveau krijgt wanneer het inkoopordernummer niet is vermeld: geen PO-nummer, geen factuur. Maar wat als het PO-nummer per ongeluk het verkeerde nummer blijkt te zijn?

Creditnota

Het signaal van jouw klant dat hij de factuur niet betaalt vanwege het onjuiste nummer, kan je hele facturatie omgooien. Dat levert zowel de financiële administratie van jouw onderneming als ook jouw klant extra werk op. Kan het echt niet anders, zul je jouw factuur moeten corrigeren. Je moet dan een creditnota sturen en een vervangende factuur met het juiste nummer. Prettiger is het natuurlijk als je klant wat flexibeler is en de factuur alsnog betaalbaar stelt door handmatig het nummer toe te voegen bij het verwerken van jouw factuur in hun systeem. Je kunt dan afspreken dat in het vervolg jouw facturen wel met het juiste inkoopordernummer zullen worden verstuurd.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Is een nieuwe factuur verplicht bij fout referentienummer?

6 oktober 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Facturen