Welke eisen stelt de rijksoverheid aan e-facturen?

Elk jaar sturen ondernemingen zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Daarvan zijn er 1,5 miljoen gericht aan de Rijksoverheid. Het handmatig verwerken van deze papieren facturen kost de overheid veel tijd en geld. Daarom is er een verplichte overstap naar e-facturen en die levert de volgende voordelen op:

• gemakkelijke verwerking van facturen;
• snellere verwerking, omdat er geen papierstroom meer is;
• geen fouten meer door handmatige verwerking;
• goedkoper door minder print- en portokosten.

Eisen aan de e-factuur

Moet u een e-factuur sturen naar de overheid, dan kan het handig zijn om even te checken of u dat op de juiste manier doet. Logius heeft een ‘Handreiking basisfactuur Rijk’ gemaakt. U weet daardoor waar de verstuurde e-factuur aan moet voldoen.

In het contract kan de Rijksoverheid eisen stellen over de wijze waarop u de factuur moet aanleveren. Zijn er geen afspraken gemaakt met de overheid, dan zijn er verschillende manieren waarop u een e-factuur kunt aanleveren:

• het e-factuurportaal van de Rijksoverheid;
• directe koppeling met Digipoort;
• e-factuur indienen via uw softwarepakket;
• e-factureren via een dienstverlener.

Omdat niet elke overheidsinstelling een KvK-nummer heeft, wordt elke overheidsinstelling uniek herkend aan de hand van een ander identificatienummer, het zogenoemde Overheid Identificatie Nummer (OIN). Voor bedrijven die willen e-factureren aan een overheidsinstantie wordt als onderdeel van het bericht het OIN van die overheidsinstantie opgenomen. Digipoort gebruikt dit OIN om het bericht naar de desbetreffende overheidsorganisatie te routeren. U kunt dit OIN-nummer opvragen bij de instantie waaraan u wilt e-factureren.