Aandachtspunten bij inschrijving UBO-register

Het Nederlandse ‘UBO-register’ is alweer bijna negen maanden open. Bestaande ondernemingen en organisaties hebben nog tot maart 2022 de tijd om hun UBO in te schrijven in het Handelsregister. Maar starters en andere nieuwe inschrijvers moeten de registratie al meteen doen. Wat zijn belangrijke aandachtspunten?

14 juni 2021 | Door redactie

In het UBO-register (artikel) komen gegevens van de uiteindelijk belanghebbenden (de ‘ultimate beneficial owners’ ofwel UBO’s) van onder meer stichtingen en bv’s. Voor een bv geldt bijvoorbeeld dat iemand die meer dan 25% van de aandelen houdt al snel aangemerkt moet worden als de UBO (zie ook het bericht Wanneer is iemand een UBO?) Het register is sinds 27 september 2020 open en is onderdeel van het Handelsregister.

Direct UBO opgeven bij nieuwe inschrijving

Een deel van de gegevens in het UBO-register is voor iedereen tegen een kleine vergoeding op te vragen. Dit leidde al tot veel kritiek, onder meer uit de hoek van familiebedrijven. Ondernemingen zijn zelf verantwoordelijk voor het inschrijven van hun UBO’s. Voor ondernemingen die bij de start van het UBO-register al bestonden geldt dat zij 18 maanden de tijd hebben om de inschrijving te regelen. Dus tot 27 maart 2022. Deze inschrijving kan online via een stappenplan en een formulier van de Kamer van Koophandel (KvK).
Maar nieuwe inschrijvers hebben niet zo lang de tijd. Zij zijn al direct verplicht om een UBO op te geven. Bovendien kan dat niet online, omdat dit onderdeel is van de inschrijving in het Handelsregister en dat moet persoonlijk gebeuren. Dit betekent dat als een bv een holding-bv opricht of een extra werk-bv, die bv’s bij de inschrijving al een UBO moeten hebben.

Houders van certificaten en het UBO-register

Dit is ook een aandachtspunt als een onderneming besluit om een zogeheten Stichting Administratiekantoor (STAK) op te zetten. Zo’n constructie wordt vaak opgezet om het stemrecht en het recht op dividend van de aandelen uit elkaar te trekken. Zo hebben aandeelhouders wel recht op winstdeling, maar géén stemrecht. Want dat ligt bij de STAK. Een STAK is een stichting en die moet dus in het Handelsregister komen. Aan de hand van de wettelijke criteria zal dan dus bepaald moeten worden wie de UBO is.
In het verlengde hiervan verandert er ook wat voor een bestaande STAK. Voorheen stonden houders van certificaten niet apart als aandeelhouder geregistreerd stonden. De STAK stond dan vaak als enige aandeelhouder geregistreerd. Door het UBO-register verandert dat, als zij meer dan 25% van de certificaten houden. Dan worden zij als UBO geregistreerd.

Wijzigingen UBO binnen zeven dagen doorgeven

De KvK heeft een aantal veelgestelde vragen en antwoorden gebundeld op de website. Zo duurt het maximaal een maand voordat de KvK de UBO-opgave heeft verwerkt in het register. Ook krijgen de UBO zelf en de onderneming een bevestiging van de inschrijving. Voor ondernemingen die al een UBO-opgave hebben gedaan geldt dat als er iets verandert, zij dat moeten doorgeven binnen zeven dagen nadat de wijziging van kracht is geworden. Ook als iemand géén UBO meer is, moet dat binnen zeven dagen gemeld worden bij de KvK.

Bijlagen bij dit bericht