Op 27 maart 2022 verliep een belangrijke deadline voor het registreren van zogeheten UBO’s van onder meer bv’s. Hoe staat het een jaar later met het veelbekritiseerde UBO-register? Er is in elk geval één grote wijziging: niet iedereen kan er meer in kijken.
In het register staan gegevens van de uiteindelijk belanghebbenden (‘ultimate beneficial owners ofwel UBO’s) van bijvoorbeeld bv’s en stichtingen. Voor een bv is de UBO bijvoorbeeld een natuurlijk persoon die minstens 25% van de aandelen bezit (zie ook het bericht ‘Wanneer is iemand een UBO?’)
Nu is het zo dat ondernemingen al direct bij de inschrijving in het Handelsregister of kort daarna hun UBO moeten inschrijven. Maar voor ondernemingen die bij de openstelling van het register op 27 september 2022 al bestonden, gold een uitzondering. Zij hadden tot eind maart 2022 om hun UBO alsnog te registreren. Rond die datum bleek dat lang niet alle inschrijvingsplichtige ondernemingen een UBO-opgave hadden gedaan. De kritiek op het UBO-register is dan ook sinds de start al niet van de lucht, bijvoorbeeld uit de hoek van familiebedrijven. Steen des aanstoots was vooral de openbaarheid van het register. Het idee was dat iedere Nederlander tegen een kleine vergoeding een deel van de UBO-gegevens zou kunnen bekijken, zoals in deze infographic wordt uitgelegd.
Eind vorig jaar heeft het Europese Hof van Justitie een streep gezet door die openbaarheid. Dat is namelijk een te grote inbreuk op de privacy van de UBO’s. Nederland heeft het register toen per direct op slot gedaan. Inmiddels is besloten dat bijvoorbeeld de Belastingdienst en banken weer toegang krijgen. Het kabinet bekijkt nog hoe partijen met een 'legitiem belang' weer toegang kunnen krijgen. Hier zoude onderzoeksjournalisten of non-gouvermentele organisaties (ngo's) onder kunnen vallen. Maar voor het grote publiek blijft de UBO-informatie verborgen. De wetgeving die dit alles regelt, wordt in mei van dit jaar verwacht.
Dit alles laat onverlet dat ondernemingen verplicht blijven om hun UBO of UBO’s te registreren. Het ontbreken van de registratie kan uiteindelijk leiden tot een boete. Dat is wel het laatste station. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst neemt eerst nog contact op om de onderneming op te dragen de inschrijving alsnog te regelen.
Dat cybercriminelen ook weten dat de UBO-registratie verplicht is, blijkt overigens uit een recente waarschuwing van de Belastingdienst over een phishing-mail. In die mail, die van de fiscus lijkt af te komen, staat de oproep om de UBO-gegevens te controleren. Met daarbij de mededeling dat er een boete kan volgen als de gegevens niet tijdig worden geregistreerd. Deze mail komt dus niet van de Belastingdienst, en de fiscus waarschuwt ook om nergens op de klikken en deze mail direct te verwijderen.
Ondernemingen zijn er zelf verantwoordelijk voor dat de gegevens correct en volledig zijn. En ook wijzigingen in de UBO-gegevens moeten snel doorgegeven worden aan de KVK: binnen zeven dagen nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden. Ook als iemand geen UBO meer is, moet dit binnen zeven dagen gemeld worden. Als er bijvoorbeeld een nieuwe 25%-aandeelhouder bijkomt in een bv, is diegene óók UBO en moet er dus snel een inschrijving volgen. Verder is een UBO altijd een natuurlijk persoon. Een holding-bv die de aandelen houdt kan dus geen UBO zijn.
Sinds 1 november 2022 geldt er ook een registratieplicht voor de UBO’s van zogeheten trusts en soortgelijke juridische constructies. Onder dit laatste valt een Nederlands fonds voor gemene rekening. Net als het reguliere UBO-register komt ook dit register voort uit Europese regelgeving, maar het staat los van het Handelsregister. Er geldt een overgangsperiode, waardoor de UBO’s van trusts tot 1 april 2023 de tijd hebben gekregen om zich te registreren. Die deadline is dus ook bijna verlopen.