VERDIEPINGSARTIKEL

Het UBO-register in de praktijk

Het Nederlandse ‘UBO-register’ heeft op 27 september 2020 de digitale deuren geopend. In het register komen gegevens van onder meer dga’s van bv’s, en een deel van de gegevens is voor iedereen tegen een kleine vergoeding in te zien.

Hoe werkt dit register in de praktijk? Het UBO-register in 5 vragen en antwoorden.


28 september 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Het register moet de gegevens gaan bevatten van de ‘ultimate beneficial owners’ (de uiteindelijk belanghebbenden ofwel UBO’s) van diverse rechtspersonen. Het idee is dat de registratie helpt in de strijd tegen witwassen, omdat meteen duidelijk is wie er achter de schermen aan de touwtjes trekt.

Het register oogst al sinds de aankondiging bakken kritiek, bijvoorbeeld uit de hoek van familiebedrijven. De familieleden met grote pakketten aandelen zitten op zijn zachtst gezegd niet te springen om al te veel aandacht. Zij opereren liever in de luwte.

Nederland had het register eigenlijk voor 10 januari 2020 moeten optuigen, maar die datum is niet gehaald. De behandeling in de Eerste Kamer heeft namelijk nog aardig wat tijd in beslag genomen. Op 23 juni 2020 heeft ook de Senaat ingestemd met het wetsvoorstel dat de invoering regelt. Op 27 september 2020 is het register van start gegaan. Wat er tot nu toe duidelijk is over het UBO-register is hieronder verwerkt in vijf vragen en antwoorden.

Wie kan de informatie in het UBO-register inzien?

Op zich kan iedereen tegen een kleine vergoeding de gegevens uit het register opvragen: een uittreksel van de UBO-gegevens kost € 2,50. Die openbaarheid schrijft de Europese richtlijn voor. Maar niet iedereen kan alles zien. Het kabinet is nog wel een beetje tegemoetgekomen aan de privacyzorgen, want minister Hoekstra van Financiën bouwt (op termijn) nog twee extra veiligheidskleppen in het register.

Zo komt er een systeem waardoor iemand niet meer een willekeurige KvK-gebruikersnaam kan kiezen. Die moet duidelijker aan een persoon te relateren zijn. Ook moeten UBO’s inzicht krijgen in hoe vaak hun gegevens zijn opgevraagd. Wanneer deze aanvullende waarborgen klaar zijn, is nog niet duidelijk.

Identiteit

Ondernemersorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland hadden er op aangedrongen dat de UBO ook de identiteit kan zien van degene die de gegevens heeft opgevraagd. Maar dat ziet Hoekstra niet zitten.

Het doorgeven van die gegevens staat volgens hem op gespannen voet met de regels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wanneer ben ik een UBO?

In het register moeten de gegevens komen van de uiteindelijk belanghebbenden van vrijwel alle vennootschappen en andere juridische entiteiten die Nederland telt. Dus naast een bv, nv, vereniging of stichting ook bijvoorbeeld een maatschap en een coöperatie. Eenmanszaken hoeven geen UBO te registreren, omdat het door hun structuur al duidelijk is wie er de baas is. Naar schatting gaat het om 1,5 miljoen ondernemingen en organisaties in Nederland die een UBO moeten registreren.

Een UBO moet altijd een natuurlijk persoon zijn. Een holding-bv die de grootaandeelhouder is van uw werk-bv kan dus niet de UBO zijn van die werk-bv. Iets soortgelijks geldt als u een bestuursstructuur hanteert met een Stichting Administratiekantoor (STAK), die het stemrecht op de aandelen in handen heeft. Ook dan geldt dat als u de bestuurder van de STAK bent en dus in feite de touwtjes in handen heeft, u als UBO te boek komt te staan.

In het algemeen zijn de volgende personen aangewezen als de UBO van een bv:

  • Natuurlijke personen die meer dan 25% houden van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang. Dit percentage geldt zowel voor directe als voor indirecte belangen (dus als u bijvoorbeeld via de STAK boven de 25% komt).
  • Natuurlijke personen die op een andere manier eigenaar zijn of zeggenschap hebben. Bijvoorbeeld iemand die het recht heeft om de meerderheid van de bestuursleden te benoemen of te ontslaan.
  • Levert dit geen UBO op, dan komt het ‘hoger leidinggevend personeel’ in beeld. Dat is in dit geval de statutair bestuurder(s).

Wat dat laatste betreft: dit staat bekend als de ‘terugval-optie’. Er komt in het register bij te staan dat deze bestuurder als UBO is geregistreerd omdat niemand anders in aanmerking kwam.

Afscherming van gegevens

Een UBO kan de KvK ook vragen om gegevens af te schermen. Maar dit kan alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als door de autoriteiten is vastgesteld dat de UBO een onevenredig risico loopt. Wel is het zo dat tijdens het onderzoek of afscherming nodig is, de informatie (tijdelijk) niet zichtbaar is. De omvang van het belang van de UBO blijft wel altijd zichtbaar.

2. Wat moet ik melden?

U moet de volgende gegevens aanleveren:

  • naam;
  • geboortemaand en -jaar;
  • woonstaat en nationaliteit;
  • ‘aard en omvang’ van het belang dat u houdt, uitgedrukt in bandbreedtes: 25%-50%, 50-75% en 75-100%.

Deze gegevens zijn voor iedereen toegankelijk (zie kader hierboven). Daarnaast moet u nog gegevens melden die alleen voor bijvoorbeeld financiële instellingen en de Belastingdienst zichtbaar zijn:

  • geboortedag, -plaats en -land;
  • adres;
  • burgerservicenummer (BSN) of buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • documentatie die de identiteit van de UBO bevestigt;
  • documentatie die de aard en omvang van het aandelenbelang onderbouwt.

Wat die documentatie betreft: daarbij kunt u denken aan een uittreksel van het aandeelhoudersregister van de bv, of een andere notariële akte. Alle documenten die u bij de aanvraag voegt moeten pdf's zijn. U moet ook een kopie van het identiteitsbewijs van de UBO aanleveren. Daarin mag de foto onherkenbaar gemaakt zijn, meldt de Kamer van Koophandel (KvK).

3. Hoe gaat de melding in zijn werk?

Het UBO-register is een onderdeel van het Handelsregister van de KvK. Ondernemingen en organisaties die al in het Handelsregister staan, hebben nadat het UBO-register in werking is getreden 18 maanden de tijd om een UBO in te schrijven. De inschrijving kan online, via een papieren formulier of via de notaris. De KvK heeft op de site een stappenplan gezet dat helpt bij de voorbereiding.

De KvK zal alle ‘juridische entiteiten’ die verplicht zijn om een UBO op te geven aanschrijven. De KvK zal de brieven in fases de deur uit doen om alle registraties goed te kunnen verwerken.

U kunt dus in de loop van dit jaar of 2021 een bericht verwachten met het verzoek om een UBO in te schrijven, met daarin uitleg hoe dat moet. De inschrijving van de UBO-gegevens is gratis. Degene binnen uw bv die ‘tekenbevoegd’ is – waarschijnlijk u zelf als dga – moet ook de UBO inschrijven.

U hoeft dus waarschijnlijk niet direct een dag nadat het register opent een inschrijving te doen. Maar als u vanaf de start van het register een nieuwe juridische entiteit wilt oprichten, bijvoorbeeld een nieuwe aparte bv, is het inschrijven van een UBO wél een voorwaarde om een KvK-nummer te kunnen krijgen. Nieuwe inschrijvers kunnen de UBO-opgave ook niet online doen, omdat de inschrijving in het Handelsregister persoonlijk moet.

4. Kost die melding veel tijd?

Dat zou redelijk mee moeten vallen, volgens de inschatting van het kabinet. Ook omdat het doorgeven van veel informatie in principe eenmalig is, tenzij er dingen wijzigen in de situatie van de UBO. Een deel van de ondernemingen zal de benodigde UBO-informatie al op de plank hebben liggen.

Bij ondernemingen waar 1 persoon 100% van de aandelen in handen heeft zal de inschrijving redelijk eenvoudig verlopen. Maar bij bijvoorbeeld meerdere aandeelhouders of als de zeggenschapsstructuur op spaghetti lijkt kan het wel ingewikkelder zijn om te bepalen wie er in het register moet(en).

Als de UBO-gegevens al klaar liggen denkt de regering dat het de vennootschap ongeveer één uur de tijd kost om de informatie door te geven. Ondernemingen die de gegevens nog niet klaar hebben liggen zullen ongeveer twee uur kwijt zijn met het doorgeven van de informatie. 

5. Wat zijn de gevolgen als ik de gegevens niet aanlever?

Zoals gezegd schrijft de KvK alle ondernemingen aan die een UBO zouden moeten inschrijven in het register. Als daar geen reactie op komt, kan de KvK nog één aanmaning sturen. De KvK geeft de gegevens van alle ondernemingen die na achttien maanden nog geen UBO hebben ingeschreven door aan het Bureau Economische Handhaving (BEH).

Dat kan de gegevens doorspelen voor een strafrechtelijke vervolging of voor een boete doorleiden naar de bestuursrechter. Het niet melden van de UBO of het invoeren van foute gegevens kan bestuurders op een geldboete of gevangenisstraf komen te staan.

Een belangrijke rol bij het zorgen voor een kloppend register ligt bij instanties die onderzoek moeten doen naar cliënten op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (de zogenoemde Wwft-instellingen). Dit zijn bijvoorbeeld banken.

Als zij ontdekken dat gegevens in het UBO-register niet kloppen met hun eigen gegevens zijn ze verplicht om dat te melden bij de KvK. Die kan dat dan weer doorgeven aan het BEH, en het bureau kan daarop handhaven. Als Wwft-instellingen zo’n melding doen, komt bij de onderneming in het UBO-register de melding ‘in onderzoek’ te staan.

Hallo, doet u mij een hele zwik UBO-gegevens...

Zorgen zijn er ook over de doorverkoop van gegevens uit het UBO-register. De KvK heeft op dat gebied namelijk niet zo’n beste reputatie. Wat het verwerken van de persoonsgegevens van UBO’s betreft benadrukt minister Hoekstra dat ‘het commercieel verhandelen van deze gegevens’ in strijd is met de privacyrichtlijn AVG.

Abonnementen op het uitvragen van UBO-gegevens komen er niet, en gebruikers kunnen ook geen hele datasets krijgen. Het opvragen van bijvoorbeeld een Excel-bestand met gegevens van de UBO’s die in de 75%-100%-brandbreedte zitten kan dus niet. Zoeken op naam is ook niet mogelijk.