VERDIEPINGSARTIKEL

Uw invloed op beleid belangrijker dan continu bestuderen cijfers

Uw OR beschikt over uitgebreide informatierechten over het financieel beleid van uw organisatie. Zo is uw OR op de hoogte van hoe uw organisatie er financieel voorstaat en met welke begroting uw bestuurder werkt. De cijfers zijn echter niet meer dan de financiële vertaling van het afgesproken organisatiebeleid. Voor de OR en PVT is de invloed op dat beleid belangrijker dan het doorlopend bestuderen van de cijfers.


13 augustus 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Artikel 31 en artikel 31a t/m f van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) geven uw OR uitgebreide bevoegdheden voor het ontvangen van mondelinge of schriftelijke financiële informatie. De cijfers in de begroting en in jaarverslagen geven alleen weer wat er te doen staat of hoe het is gegaan.

Natuurlijk is het verstandig om goed op de hoogte te zijn van de bedrijfsresultaten, maar de cijfers en bijbehorende informatie geven uw OR ook de mogelijkheid om vroegtijdig invloed uit te oefenen op het organisatiebeleid en zaken zoals investeringen.

Wacht dus niet af tot uw bestuurder u de informatie presenteert

Opvallend is dat – volgens artikel 31 WOR – uw OR niet zou moeten hoeven vragen om de informatie. In de praktijk zult u er waarschijnlijk echter wél om moeten vragen. Wacht dus niet af tot uw bestuurder u de informatie presenteert, maar vraag er zelf tijdig om en geef duidelijk aan welke informatie uw OR nodig heeft.

Naast de basisinformatie over de structuur van uw organisatie, moet uw bestuurder uw OR ook doorlopend informeren over de financiën van uw organisatie (infographic).

Zet NOW op de agenda bij uw bestuurder!

Ook de gevolgen van de coronacrisis vormen aanleiding voor uw OR om de financiën van uw organisatie onder de loep te nemen. Zo presenteerde de overheid al snel nadat het coronavirus toesloeg ondersteunende maatregelen voor het bedrijfsleven.

 

De NOW (tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor behoud van werkgelegenheid) kent inmiddels een vierde versie (NOW 4) en 6 aanvraagperioden. Voor alle aanvragen van de ondernemer geldt dat hij uw OR daarover moet informeren. Zet de aanvraag op de agenda voor overleg met uw bestuurder.

 

Bespreek waarom de ondersteuning is aangevraagd en hoe de ondernemer ervoor zorgt dat hij de subsidie kan terugbetalen als blijkt dat uw organisatie geen recht op ondersteuning had.

 

Kracht

Veel ondernemers hebben de NOW voor de zekerheid aangevraagd, maar blijken de pandemie op eigen kracht te kunnen weerstaan. Dan moeten ze de subsidie dus weer terugbetalen. Dat kan problemen opleveren als zij daarmee geen rekening hebben gehouden.

Management letter

Accountants sturen met het jaarverslag en de accountantsverklaring ook een zogenoemde ‘management letter’ mee. Daarin geeft de accountant adviezen aan de ondernemer om de winstgevendheid en de bedrijfsvoering te verbeteren. Zo’n advies kan bijvoorbeeld gaan over het stuwmeer aan verlofdagen dat is ontstaan.

Elke accountant zal de ondernemer adviseren daar wat aan te doen, bijvoorbeeld door de werknemers verplicht vakanties te laten opnemen of de (bovenwettelijke) vakantiedagen te laten uitbetalen. Wil uw bestuurder iets aan die vakantiedagen doen, dan heeft hij instemming van uw OR nodig (artikel 27, lid 1b WOR).

Zo kan uw bestuurder het plan hebben om werknemers maar maximaal vijf verlofdagen mee te laten nemen naar het volgende kalenderjaar. Vraag dus een exemplaar van de management letter op bij uw bestuurder, zodat u op de hoogte bent de gegeven adviezen.

Zet het onderwerp ook op de agenda voor de overlegvergadering, zodat u de adviezen en de te treffen maatregelen kunt bespreken met uw bestuurder. Zo is uw OR eerder op de hoogte van plannen en ontwikkelingen en kunt u in een vroeg stadium met de bestuurder van gedachten wisselen en invloed uitoefenen.

Accountsverklaringen in vier varianten

De accountantsverklaring is meer dan een handtekening van de accountant op een begeleidend briefje bij het jaarverslag. Accountants hebben grofweg vier mogelijkheden om een financieel jaarverslag te beoordelen:

 

  1. Goedkeurende conclusie: de verslaglegging voldoet aan wet- en regelgeving, zoals de Wet op de jaarrekening.
  2. Conclusie met beperkingen:de ondernemer heeft niet aan alle wettelijke vereisten (financieel en administratief) voldaan.
  3. Onthouding van conclusie: de accountant heeft niet kunnen vaststellen of er aan alle vereisten is voldaan.
  4. Afkeurende conclusie: de accountant heeft vastgesteld dat niet (volledig) aan de vereisten is voldaan en heeft het verslag daarom afgekeurd.

 Natuurlijk zet uw OR de verklaring van de accountant op de overlegagenda als die geen goedkeurende conclusie bevat. U wil dan immers weten wat heeft gezorgd voor een afwijkende verklaring van de accountant en waarom niet aan alle vereisten is voldaan.

Investering

Uw OR heeft adviesrecht op de voorgenomen besluiten over belangrijke investeringen (artikel 25, lid 1h WOR). Maar wanneer is zo’n investering ‘belangrijk’? Als er veel geld voor wordt uitgegeven? Als werknemers boventallig worden?

Maar wanneer is zo’n investering ‘belangrijk’?

 Dit leidt in de praktijk nogal eens tot discussies, meningsverschillen of zelfs conflicten over of uw bestuurder een besluit nu wel of niet aan uw OR moet voorleggen voor advies. Maak daarom duidelijke afspraken met uw bestuurder over de toepassing van uw adviesrecht in het kader van ‘belangrijke investeringen’.

In de praktijk zijn er verschillende mogelijkheden om met dit adviesrecht om te gaan:

  • U spreekt met uw bestuurder een bedrag af. Voor investeringen boven dit bedrag, dient uw bestuurder een adviesaanvraag in bij uw OR. De hoogte van het afgesproken maximum is afhankelijk van de omvang van uw organisatie en de jaarlijkse uitgaven aan investeringen.
  • U spreekt met uw bestuurder af dat hij een adviesaanvraag bij uw OR indient op het moment dat hij meer wil investeren dan wat hij jaarlijks uitgeeft aan de vervanging van machines en inventaris. Stel uw bestuurder heeft 20 vrachtwagens en hij ruilt jaarlijks 3 vrachtwagens in om zo het wagenpark op peil te houden, dan is dat niet direct een reden voor een adviesaanvraag. Dat is anders als hij het wagenpark uitbreidt van 20 naar 25 vrachtwagens. In dat geval moet uw bestuurder uw OR wél een adviesaanvraag sturen.
  • Uw OR spreekt adviesrecht af op de investeringsbegroting. De investeringsbegroting is een onderdeel van de begroting voor het komende jaar en geeft een overzicht van wat er voor investeringen wordt uitgetrokken. Niet alleen ‘hoeveel’, maar ook ‘waaraan’ is voor uw OR van belang. Het adviesrecht op de investeringsbegroting geeft uw OR de mogelijkheid vroegtijdig invloed uit te oefenen op de belangrijke besluiten die als gevolg van de investeringen te verwachten zijn.

Begroting voor het komende bedrijfsjaar

Vooral in organisaties met een buitenlands moederbedrijf speelt het begrip ‘budget’ een belangrijke rol. In de praktijk gaat het om de begroting voor het komende bedrijfsjaar. De bedrijfsvoering wordt opgeknipt in verschillende budgetten voor de bedrijfsonderdelen en afdelingen, waarbij het telkens de vraag is: ‘Zitten we op, onder of boven het budget?’

Managers willen graag dat de bedrijfsvoering en bedrijfsresultaten zich volgens het afgesproken budget ontwikkelen; ze moeten daarover rapporteren aan de hogere managers. Erboven of eronder is in beide gevallen niet goed, want in beide gevallen worden daar van hogerhand vragen over gesteld.

Het risico van deze budgetsturing is dat de ondernemer te veel op financieel resultaat stuurt. Hierdoor is de kans groot dat hij te weinig kijkt naar zaken zoals de kwaliteit van diensten of producten, de werksfeer, de werkdruk en de arbeidsomstandigheden. Dat zijn uiteraard allemaal zaken waaraan juist uw achterban – en dus ook uw OR – wél erg veel waarde hecht.

Bespreek het budget tijdens de overlegvergadering

Werkt uw organisatie met budgetten, zet het budget dan op de agenda van de overlegvergadering met uw bestuurder. Bespreek het eerst binnen uw OR, zodat u zicht krijgt op wat er door veranderende budgetten in de organisatie en voor uw achterban gaat veranderen. Geef in het overleg met uw bestuurder aan bij welke onderwerpen uw OR vroegtijdig betrokken wil zijn.

 

Stel kritische vragen over eventuele onrealistische budgetverwachtingen. Is er bijvoorbeeld een groei van 15% in de verkopen begroot, terwijl die groei in de afgelopen jaren nooit meer was dan 5,5%, vraag dan waarop die groei van 15% gebaseerd is en of dat wel realistisch is. Er zal immers een probleem ontstaan als er slechts 5% van de 15% begrote verkoop gerealiseerd wordt.