Strenge regels voor kopie van ID-bewijs

Als u een uitzendkracht inhuurt, mag u als inlener alleen een kopie van zijn identiteitsbewijs maken en in uw administratie bewaren als de wet dat voorschrijft. Van een wettelijke verplichting is bijvoorbeeld sprake als u uitzendkrachten inhuurt die niet de Nederlandse nationaliteit hebben en ook niet afkomstig zijn uit de Europese Unie (EU), de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland.

13 maart 2014 | Door redactie

Als inlener bent u op grond van de Wet arbeid vreemdelingen (WAV) verplicht om een kopie van het identiteitbewijs van een uitzendkracht te maken en in uw administratie te bewaren als de uitzendkracht niet de Nederlandse nationaliteit heeft en ook niet afkomstig is uit de EU, de EER of Zwitserland. Van uitzendkrachten met de Nederlandse nationaliteit en uitzendkrachten uit de EU, EER of Zwitserland mag u géén kopie van het ID-bewijs maken en bewaren.
Het uitzendbureau – uitlener én in juridische zin de werkgever – moet wél een kopie van het ID-bewijs van de uitzendkracht in zijn eigen loonadministratie bewaren. Het uitzendbureau is dat namelijk verplicht op grond van de Wet op de loonbelasting.

Identiteit uitzendkracht op andere manier vaststellen

In een speciale brochure van de Belastingdienst ‘Matiging keten- en inlenersaansprakelijkheid bij toepassing anoniementarief’ (pdf) kunt u lezen hoe u de identiteit van uitzendkrachten op een andere manier kunt aantonen, nu u van de meeste uitzendkrachten geen kopie van het ID-bewijs meer mag maken. De identiteit van een uitzendkracht aantonen, kan bijvoorbeeld nodig zijn als u als inlener aansprakelijk wordt gesteld voor onbetaalde loonheffingen. Een andere manier om de identiteit van een uitzendkracht vast te stellen (als een kopie van het ID-bewijs niet is toegestaan), is om de volgende gegevens in uw administratie op te nemen:

  • naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
  • geboortedatum;
  • burgerservicenummer (BSN);
  • specificatie van de gewerkte uren;
  • nationaliteit;
  • type, nummer en geldigheidsduur van het ID-bewijs;
  • indien van toepassing: A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR inclusief nummer en geldigheidsduur;
  • NAW-gegevens van de uitlener/onderaannemer.