Fondsenwervend evenement in 10 stappen goed voorbereiden

Steeds meer organisaties organiseren een evenement om geld in te zamelen voor het goede doel. Een goede planning en organisatie zijn nodig om van fondsenwervende evenementen een succes te maken. De volgende tien tips kunnen uw organisatie daarbij helpen.

27 maart 2019 | Door redactie

Fondsenwervende evenementen zoals de Nacht van de Vluchteling, Duchenne Heroes, Amsterdam City Swim en Alpe d’Huzes zijn een groot succes. De combinatie van geld inzamelen en de sportieve uitdaging werkt vaak erg goed. Gaat uw organisatie een evenement opzetten, dan moet u zorgen voor een goede voorbereiding. Het organiseren van zo’n actie kan namelijk tijdrovend en duur zijn.

Voorbereiding van het evenement

The Fundraising Authority geeft daarvoor de volgende voorbereidende tips:

  • Bepaal wat het doel is van het evenement: geld inzamelen, naamsbekendheid, nieuw netwerk bereiken of heel iets anders. Een evenement kan ook meerdere doelen hebben.
  • Gaat het om het werven van fondsen, dan moet uw organisatie bepalen welk bedrag (na aftrek van kosten) ze wil inzamelen tijdens het evenement. Het is belangrijk om het evenementenplan volledig te richten op het behalen van dat fondsenwervingsdoel.
  • Zorg voor een volledige begroting voor het evenement. Vanwege de kosten moet het doelbedrag hoger zijn om het gestelde fondsenwervingsdoel te behalen.
  • Bepaal wat de doelgroep is van het evenement.
  • Uw organisatie moet ruim van te voren de set-up (plaats en invulling) van het evenement plannen.

Organisatie en marketing

Heeft uw organisatie het evenementenplan rond, dan kunt u aan de slag met de verdere organisatie van het evenement:

  • Uw organisatie moet bekendheid geven aan het evenement. Dit begint met het maken van een volledig marketingplan.
  • Zorg voor een duidelijke procedure voor de kaartverkoop en het in ontvangst nemen van donaties. Wat voor kaarten gaat uw organisatie verkopen, wie gaat ze verkopen en hoe gaat de aflevering?
  • Het organiseren van een evenement betekent ook dat er veel informatie binnenkomt. Zorg ervoor dat er iemand verantwoordelijk is voor het verwerken van deze informatiestroom. 
  • Iedereen die meewerkt aan het evenement moet weten wat zijn of haar rol is tijdens het evenement. Het verstrekken van duidelijke informatie is dus essentieel.
  • Het is ook erg belangrijk om te zorgen voor een goede afwikkeling na afloop van het evenement. Bedank donateurs, vrijwilligers en werknemers voor hun bijdrage aan het fondsenwervende evenement. In de toekomst is het dan eenvoudiger om het evenement nogmaals te organiseren.