In kleinere organisaties komt relatief veel fraude voor. Dit heeft waarschijnlijk te maken met de informele werksfeer en het ontstaan van een al te tolerante cultuur. Daarbij is functiescheiding moeilijker effectief door te voeren, omdat er gewoonweg minder werknemers zijn. Een mogelijkheid is dan om elektronische functiescheiding aan te brengen. Organisaties kunnen dan ook data-analyse inzetten om fraude te onderzoeken én te voorkomen.
Bij elektronische functiescheiding is het handig om met wachtwoorden en registratie van handelingen te werken. Zo kunnen werknemers meer of minder bevoegdheden krijgen. Zeker als het gaat om heel gevoelige of financiële informatie is elektronische scheiding broodnodig om fraude tegen te gaan. Vaak denken organisaties wel dat alles veilig is, maar firewalls zijn niet zaligmakend. Ook op uw afdeling kunt u maatregelen nemen: screen nieuwe werknemers, zorg ervoor dat iedereen werkt met versleutelde communicatiekanalen (bijvoorbeeld via SSL). Maak werknemers bewust van de risico’s, zodat ze niet onbewust en onnodig gevoelige informatie blootleggen. Structureer uw informatie met behulp van Electronic Records Management (ERM) en Enterprise Content Management (ECM). Als data in onversleutelde vorm beschikbaar zijn, zorg dan voor toezicht of beveiliging.
In het kader van de toenemende aandacht voor fraude, zal functiescheiding alleen maar belangrijker worden. De technologische ontwikkelingen sluiten daar op aan. Veel hedendaagse software en applicaties bieden al de mogelijkheid om functiescheiding in te voegen als onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. De functiescheiding kunt u (laten) controleren door data-analyse in te zetten. Data-analyse leidt namelijk tot snellere conclusies. Stel: u voert op basis van geselecteerde data een statistische steekproef uit op enkele facturen. Uit die resultaten kan bijvoorbeeld blijken dat een werknemer onder een eerste inlognaam facturen snel had goedgekeurd en vervolgens onder een tweede inlognaam de facturen betaalbaar stelde. Misschien deed de werknemer dit niet met boze opzet, maar om snel een achterstand weg te werken. Met deze eenvoudige analyse kan men concluderen dat er geen goede functiescheiding plaatsvindt op deze afdeling.