Komen er binnen uw organisatie nieuwe werknemers in dienst, dan moet u een kopie van hun identiteitsbewijs maken voor in de loonadministratie. Ook voor andere doelen is soms een kopie ID nodig. Via de gratis KopieID-app kunnen werknemers een veilige kopie van hun identiteitsbewijs maken.
Met de gratis app KopieID kunnen werknemers in een kopie van hun identiteitsbewijs de identiteitsgegevens doorstrepen die organisaties niet nodig hebben of niet mogen verwerken. Dit kan bijvoorbeeld het burgerservicenummer (BSN) zijn, maar ook een pasfoto of handtekening. Dit is afhankelijk van de organisatie en het doel van de kopie. Ook kunnen zij met de app een watermerk in de kopie zetten. In het watermerk kunnen ze bijvoorbeeld het doel en de datum van de kopie noteren. De bewerkte kopie is veilig op te slaan en te hergebruiken. Dat geldt ook voor een bewerkte kopie waarin gegevens zijn doorgestreept. De kopie is per e-mail te verzenden. De KopieID-app is te downloaden in de Apple App Store of Google Play Store. De app is een uitgave van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Door gevoelige informatie af te schermen en de kopie te voorzien van een watermerk, is de kans op identiteitsfraude kleiner. Om identiteitsfraude tegen te gaan, is het van belang dat bijvoorbeeld het BSN of de nationaliteit alleen verstrekt en geregistreerd worden als dat absoluut noodzakelijk is. Fraudeurs gebruiken kopieën van documenten om een andere identiteit aan te nemen, bijvoorbeeld om bankrekeningen te openen. Organisaties mogen een BSN dan ook niet registreren en gebruiken zonder dat dit wettelijk toegestaan is. En dat is bijna nooit het geval, behalve als het voor de loonadministratie is.
Zelfs voor de loonadministratie kan een werknemer weigeren een kopie van een ID-bewijs af te geven. Die vrijheid heeft de werknemer. Ook mag een werknemer volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (tool) verzoeken om de kopie van het bewijs uit de loonadministratie te verwijderen. Wijs er de betrokken werknemer dan wel op dat op basis van een wettelijke verplichting de kopie in het dossier moet zitten. Als de werknemer volhardt in de weigering, houd er dan rekening mee dat uw organisatie het anoniementarief moet toepassen. Dat is ook van invloed op de premies werknemersverzekeringen. De werknemer krijgt hoge lasten, aangezien de heffingskortingen niet op het loon worden ingehouden. Voor het ten onrechte niet toepassen van het anoniementarief kan de fiscus uw organisatie direct een verzuimboete opleggen van maximaal € 5.278, zonder dat daar een strafprocedure aan voorafgaat.
Meer informatie over de identificatieplicht van de werkgever vindt u in de toolbox Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen.