Voorkom fraude door functiescheiding

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat in tijden van crisis het aantal fraudegevallen binnen ondernemingen toeneemt. Vooral mkb-ondernemingen zijn kwetsbaar; ze proberen de schade wel te beperken na fraude door werknemers, maar doen tegelijkertijd weinig aan preventie. Juist de gelegenheid maakt de dief. Die gelegenheid dringt u flink terug door middel van functiescheiding. Maar hoe pakt u functiescheiding aan in uw bv?

13 maart 2014 | Door redactie

Het aantal mkb-ondernemingen dat kampte met criminaliteit door eigen werknemers groeide vorig jaar van 50 naar 60%. Uit gegevens van onderzoeks- en adviesbureau Hoffmann Bedrijfsrecherche, dat in 2013 1320 fraudeonderzoeken uitvoerde, was er in 52% van de gevallen sprake van fraude met geld. Twee jaar geleden was dit nog 43%. Het bureau wijst als oorzaak de recessie aan. Hierdoor wordt onder meer bezuinigd op preventiemaatregelen binnen kleine ondernemingen.  

Maak meerdere werknemers verantwoordelijk

Er zijn verschillende manieren om aan fraudepreventie te doen. Een belangrijke preventiemaatregel, die in de praktijk veel kan opleveren, is het aanpassen van uw organisatiestructuur. En dan vooral door functiescheiding door te voeren. Dit betekent bijvoorbeeld dat niet één werknemer verantwoordelijk is voor de financiën van uw bv, maar u hiervoor meerdere werknemers aanstelt. Deze werknemers kunnen informatie uitwisselen, maar elkaar ook controleren. Zo wordt niet alleen de kans op fouten kleiner, de gelegenheid om te frauderen neemt ook af als er meer ogen meekijken.

Tegengestelde belangen bij functiescheiding

Als er tegengestelde belangen zijn tussen werknemers, is de uitgevoerde controle het betrouwbaarst. Het kan dus zinvol zijn om bij fraudegevoelige werkzaamheden werknemers van verschillende afdelingen verantwoordelijk te maken. Laat de inkoopadministratie en de goederenadministratie bijvoorbeeld door verschillende werknemers beheren. U kunt de geregistreerde inkopen en voorraadontvangsten zo eenvoudig op betrouwbaarheid controleren door ze naast elkaar te leggen.