VERDIEPINGSARTIKEL

Fraude op de werkvloer

Fraude vindt helaas ook regelmatig plaats op kantoor. Een werknemer kan zich bijvoorbeeld ziek melden terwijl hij kiplekker bij een andere werkgever zijn geld verdient.

Vermoedt u dat een werknemer fraudeert op de werkvloer, dan kunt u een bedrijfsrechercheur inschakelen om te onderzoeken of daar inderdaad sprake van is. Wat kan de bedrijfsrechercheur allemaal voor u betekenen?


6 april 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Een bedrijfsrechercheur is gespecialiseerd in het verrichten van onderzoek binnen een onderneming of organisatie. Vermoedt een werkgever dat er gefraudeerd wordt binnen zijn onderneming of dat er bijvoorbeeld wordt gestolen door een van zijn werknemers, dan kan hij een bedrijfsrechercheur inschakelen.

Specifieke onderzoeksopdracht

De bedrijfsrechercheur gaat op basis van een specifieke opdracht onderzoeken of een werknemer schuldig is aan fraude. In zijn onderzoeksrapport koppelt de bedrijfsrechercheur de bevindingen terug aan de opdrachtgever.

Die bepaalt vervolgens of hij juridische stappen gaat nemen en, zo ja, welke. Een loonstop of ontslag kan tot de mogelijkheden behoren. Uiteraard moet er geen twijfel bestaan over het wangedrag van de werknemer voordat tot deze stappen wordt overgegaan.

Er zijn genoeg redenen om een bedrijfsrechercheur in te schakelen

Redenen om bedrijfsrecherche in te schakelen

De voornaamste reden voor een onderneming om een recherchebureau in te schakelen, is fraude. Ook wordt een beroep gedaan op de bedrijfsrechercheur bij diefstal, van bijvoorbeeld goederen, geld, data en informatie, maar er zijn genoeg andere redenen om een bedrijfsrechercheur in te schakelen. Denk aan:

  • schending van overeenkomsten (overtreding van een concurrentie- of relatiebeding of geheimhoudingsplicht);
  • misbruik van bedrijfsgegevens, -eigendom of -tijd (uitvoeren van privéopdrachten tijdens werktijd);
  • onrechtmatig ziekteverzuim;
  • toedracht van een ongeval achterhalen;
  • vervalsing (plagiaat en schending van merkrechten);
  • afpersing;
  • pesten of seksuele intimidatie.

Een bedrijfsrechercheur bespaart de werkgever tijd. Ook heeft die meestal niet de benodigde kennis en kunde in huis om met eigen onderzoek dezelfde resultaten te bereiken.

Verzuimfraude

Op dit moment is er vanwege de coronacrisis sprake van meer ziekteverzuim. Dat komt natuurlijk door het virus, maar bijvoorbeeld ook vanwege stress of een burn-out die het gevolg zijn van de maatregelen.

Helaas treedt nu ook verzuimfraude steeds vaker op. Menig werkgever vermoedt dat werknemers zich onterecht hebben ziekgemeld. Daarnaast kan een werkgever ook het vermoeden hebben dat een werknemer voor een andere werkgever of voor zichzelf werkt, terwijl hij ziek thuis zou moeten zitten. Van verzuimfraude kan ook sprake zijn als een werknemer ten onrechte (bijzonder) verlof opneemt. Om al deze redenen kan een werkgever ervoor kiezen om een beroep te doen op een bedrijfsrechercheur.

Het inschakelen van een bedrijfsrecherche leidt vaak tot privacydiscussies

Recht op privacy werknemer

Voor het inschakelen van een bedrijfsrecherche moet een werkgever een concrete verdenking hebben. Het inschakelen van een bedrijfsrecherche leidt namelijk vaak tot privacydiscussies zoals een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de werknemer.

De werkgever moet niet vergeten dat het grondrecht op privacy ook geldt op de werkplek. Daarom moet een werkgever pas voor deze optie kiezen als er geen andere mogelijkheid meer is. Het is in ieder geval niet de bedoeling dat de werkgever op basis van een anonieme tip een onderzoek laat starten. Een rechter kan dat de werkgever later aanrekenen.

Alleen met legitiem doel

Een privacyinbreuk is verantwoord als daarvoor een legitiem doel bestaat, de inbreuk evenredig in verhouding staat tot het belang van de werkgever en de werkgever het doel niet op een andere manier kan bereiken.

Het onderzoek door de bedrijfsrecherche is beperkt tot de onderzoeksopdracht die de opdrachtgever aan hem verstrekt. Deze opdracht moet dus zeer zorgvuldig worden geformuleerd, zodat de privacy zo min mogelijk wordt geschonden.

De werkgever blijft verantwoordelijk voor de naleving van de AVG

Naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming

De werkgever blijft na het verstrekken van de opdracht aan een bedrijfsrechercheur verantwoordelijk voor de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is en geldt voor alle landen die horen tot de Europese Unie (EU).

De AVG zorgt ervoor dat er grenzen worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens. Bij vrijwel elk onderzoek is er sprake van verwerking van persoonsgegevens.

Wet en gedragscode rechercheurs

De bedrijfsrecherche heeft zich ook te houden aan de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (WPBR) en de Privacygedragscode particuliere onderzoeksbureaus (Gedragscode). De WPBR stelt vooral algemene regels aan het onderzoek. De Gedragscode geeft normen voor de verwerking van de gegevens. In de WBPR zijn ook de rechten van de werknemer geregeld.

Een zorgvuldig geformuleerde opdracht is van belang

Opdrachtgever verantwoordelijk voor naleving

De opdrachtgever is medeverantwoordelijk voor een correcte naleving van de regels die specifiek voor de bedrijfsrechercheur gelden. Overtreedt de bedrijfsrechercheur deze, dan zou dit ertoe kunnen leiden dat een werknemer niet kan worden ontslagen of dat hij zelfs moet worden gecompenseerd voor de schade die hij heeft geleden als gevolg van privacyschending. Dat kan dus veel geld kosten!

Een zorgvuldig geformuleerde opdracht is dus altijd van belang. Blijkt uit het onderzoeksrapport dat de verdenkingen van de opdrachtgever correct zijn, dan kan hij de kosten van het recherchebureau op de werknemer verhalen. Deze kosten moeten redelijk zijn, duidelijk worden gespecificeerd en goed worden onderbouwd.

Camera plaatsen

Een bedrijfsrechercheur heeft veel middelen tot zijn beschikking. Bij vermoedens van diefstal kan een bedrijfsrechercheur bijvoorbeeld een werknemer observeren met camera. Een zieke werknemer die wordt verdacht van het verrichten van werk voor een andere werkgever zou een bedrijfsrechercheur zelfs in persoon kunnen volgen. Het kan ook voorkomen dat er onderzoek moet worden verricht waarbij data een rol spelen en ICT dus belangrijk is voor het onderzoek.

Een werkgever kan ook een ‘pre-employment screening’ laten uitvoeren.

Preventieve screening

Een recherchebureau kan ook preventief werk verrichten. Zo zou een werkgever een zogenoemde ‘pre-employment screening’ kunnen uitvoeren. Daarbij wordt het curriculum vitae van een potentiële werknemer doorgenomen: heeft hij echt gewerkt waar hij zegt gewerkt te hebben, heeft hij de desbetreffende diploma’s echt behaald, voert hij nevenfuncties uit die mogelijk in strijd zijn met zijn nieuwe baan, wat zeggen de opgegeven referenties et cetera? Deze vragen komen tijdens een ‘pre-employment screening’ allemaal aan bod.

Antecedentenonderzoek

Een antecedentenonderzoek gaat nog verder dan een ‘pre-employment screening’. Bij een dergelijk onderzoek wordt ook het verleden en de financiële situatie van de persoon gecontroleerd. Een werkgever wil door een antecedentenonderzoek achterhalen of een potentiële werknemer te vertrouwen is. Blijkt dat hij bijvoorbeeld in een eerdere baan fraude heeft gepleegd, dan is dat natuurlijk een goede reden voor een werkgever om af te zien van verdere samenwerking.