Het einde van het jaar nadert en de eindejaarsgesprekken, ook beoordelingsgesprekken genoemd bij organisaties met een traditionele functioneringscyclus, staan weer op de agenda. Voor leidinggevenden het moment om met werknemers te zitten en het functioneren van het afgelopen jaar te bespreken én om een blik te werpen op de verwachtingen voor het komende jaar.
In het eindejaarsgesprek kijkt de leidinggevende met de werknemer terug naar de afgelopen arbeidsperiode. Werknemers worden beoordeeld op de doelstellingen die bij hun functie horen. Deze doelstellingen staan in de functieomschrijving. Om werknemers meer te betrekken bij het eindejaarsgesprek kan de leidinggevende ervoor kiezen om werknemers zelf doelstellingen op te laten stellen voor het komende jaar en die tijdens het gesprek te bespreken. De leidinggevende bepaalt of de doelstellingen passend zijn voor de functie en ontwikkeling van de werknemer.
Het eindejaarsgesprek is vaak eenzijdig. De leidinggevende is het meeste aan het woord, en geeft zijn beoordeling van het functioneren van de werknemer. Vaak op basis van de doelstellingen die al geformuleerd zijn voor de functie van de werknemer, maar iedere werknemer heeft een eigen ontwikkeling. Om hier niet aan voorbij te schieten, is het zinvol om werknemers zelf doelstellingen te laten bedenken. Door werknemers zelf mee te laten denken over doelen die ze willen halen, stimuleren leidinggevenden de persoonlijke ontwikkeling en motivatie van werknemers (e-learning).
Voor ieder gesprek (tool) is het handig om de agenda, het doel van het gesprek en tijdsduur aan te geven. Zo weet de werknemer ook waar hij aan toe is. De doelstellingen die de werknemer heeft opgesteld, kan hij voorafgaand aan het gesprek indienen. Dit geeft de leidinggevende de mogelijkheid om zich hierop voor te bereiden. Het eerder in het jaar gevoerde voortgangsgesprek kan als uitgangspunt dienen voor het beoordelingsgesprek. Het grote verschil is alleen dat de uitkomsten van het eindejaars- of beoordelingsgesprek vaak gekoppeld zijn aan het salaris en mogelijk tot een periodiek kunnen leiden. De leidinggevende legt het gesprek vast in een verslag, wat weer kan dienen als leidraad voor een volgend gesprek.