Tips voor het schrijven van een slechtnieuwsbrief

Bij het schrijven van een slechtnieuwsbrief heeft u de keuze uit twee benaderingen. Centraal daarbij staat de vraag of u met de deur in huis valt, of dat u begint met de argumenten die de lezer langzaamaan voorbereiden op het slechte nieuws.

15 januari 2020 | Door redactie

Moet u een vervelende mededeling schrijven? Het hangt af van de aard van het slechte nieuws welke vorm het beste past. Of met de deur in huis vallen óf met een rustige aanloop. Komt het slechte nieuws niet onverwacht en zijn de gevolgen voor de ontvanger niet erg ingrijpend, kies dan de directe methode.

Met de deur in huis vallen met slecht nieuws

Hierbij presenteert u het slechte nieuws aan het begin van de brief, geeft u een korte verklaring voor uw besluit en sluit u de brief vriendelijk af. Maak de brief ook weer niet té kort. Een brief van één alinea geeft de ontvanger allicht het gevoel dat u hem niet serieus neemt.

Slecht nieuws op een indirecte manier brengen

Is de ontvanger niet echt voorbereid op het slechte nieuws of is er sprake van een ernstige kwestie, dan kunt u beter kiezen voor de indirecte methode. Hierbij schrijft u eerst een korte inleiding voordat u met het slechte nieuws komt. Zo bereidt u de lezer voor op wat komen gaat.

Besteed aandacht aan de formulering

Het grote voordeel van schriftelijk communiceren bij slecht nieuws is dat u goed kunt nadenken over de manier waarop u dit nieuws gaat formuleren. Bovendien bouwt u met elke slechtnieuwsbrief een database op met voorbeeldbrieven waarop u en uw collega’s in vergelijkbare situaties kunnen teruggrijpen. Op die manier heeft u langdurig profijt van uw inspanningen om slecht nieuws helder, vriendelijk en begripvol te brengen.

Bijlagen bij dit bericht