Tips voor het voeren van het beoordelingsgesprek

Het eindejaarsgesprek kunt u zien als een beoordelingsgesprek en is, in tegenstelling tot een functioneringsgesprek, eenrichtingsverkeer. Dat houdt niet in dat uw medewerker met samengeknepen lippen en billen uw verhaal moet aanhoren. 

Medewerker mag ook aan het woord

Er moet ook  ruimte zijn voor het uiten van zijn wensen en verlangens. Wees niet bang voor verzoeken om opleidingen, bonussen, loopbaantrajecten of salarisverhogingen; door de medewerker zijn verhaal te laten doen, voorkomt u frustratie. Wat is er allemaal nodig voor een geslaagd eindejaarsgesprek?

1. Verzamel feiten. Informatie over de medewerker het afgelopen jaar, vormt een beeld van zijn functioneren. Denk aan verslagen van vergaderingen, het persoonlijk ontwikkelingsplan (pop), functioneringsgesprekken. Doe ook navraag bij collega’s. Neem het hele jaar in ogenschouw, niet alleen de afgelopen twee maanden.
2. Leg de feiten vast. Gebeurtenissen, afgeronde projecten, de plus- en minpunten, enzovoort. Het kan zeer handig zijn om daarvoor een beoordelingsformulier te gebruiken.
3. Het zal waarschijnlijk niet het enige eindejaarsgesprek zijn dat u voert, dus maak tijdig een planning. Zo kan de medewerker zich ook goed voorbereiden. Stuur hem daarvoor bijvoorbeeld voorafgaand een uitnodiging zodat hij weet wat er besproken gaat worden en laat hem zelf ook nadenken over onderwerpen die hij wil bespreken.
4. Ruim een derde van de werknemers schiet in de stress van het eindejaarsgesprek. Stel uw medewerker dus op zijn gemak aan het begin van het gesprek. Maak een praatje over zijn hobby, gezin of iets anders informeels.
5. Zet de telefoon uit, ga niet achter de computer zitten, laat de deur niet open staan, maar geef uw onverdeelde aandacht.
6. Een slechte beoordeling mag iemand niet rauw op het dak vallen. U hebt met de medewerker al voor het eindejaarsgesprek over zijn slechte functioneren gesproken. Wacht niet te lang met het geven van negatieve feedback en licht dit ook toe met argumenten en voorbeelden.
7. Ga niet alleen in op verbeterpunten, maar besteed juist ook aandacht aan wat er goed gaat, en hoe de medewerker zich heeft ontwikkeld het afgelopen jaar. Bedenk wat de beoordeling voor de medewerker inhoudt. Ga in op zijn gevoel en bied mogelijkheden voor zijn toekomstig functioneren.
8. Schrijf Zet alle afspraken die u in het eindejaarsgesprek maakt op papier. Maak de afspraken SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Laat uw medewerker het formulier ondertekenen. Bewaar het vervolgens in zijn personeelsdossier.