VERDIEPINGSARTIKEL
Het doel van functies waarderen
Functies verschillen van elkaar. Er zijn lichtere en zwaardere functies en er zijn functies die weinig of juist veel eisen stellen aan de kennis, het verantwoordelijkheidsgevoel of de communicatieve vaardigheden van een werknemer.
Om de beloning op een eerlijke manier vast te stellen, worden functies meestal gerangschikt naar zwaarte in een zogenoemd functiewaarderingssysteem. Zo’n systeem moet een afspiegeling zijn van de interne verhoudingen binnen uw organisatie.
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online
De meeste mensen zullen er wel begrip voor hebben dat een directeur een hoger loon krijgt dan een productiemedewerker. Een directeur heeft immers een grotere verantwoordelijkheid en daarmee een groter ‘afbreukrisico’; de kans dat een fout of verkeerde keuze grote gevolgen heeft, is immers groter. Als u de zwaarte van de functie van een directeur moet vergelijken met die van een productiemedewerker, kunt u daar vrij eenvoudig een uitspraak over doen.
Moeilijker is het als de verschillen tussen functies klein zijn of als u functies op verschillende afdelingen of bij andere bedrijfsonderdelen met elkaar wilt vergelijken. Hoe bepaalt u of de ene functie lichter of zwaarder is dan de andere? Een functiewaarderingssysteem biedt dan uitkomst.
Systematiek van functiewaardering
Functiewaardering is het indelen van functies in een rangorde. Een functiewaarderingssysteem is de meetlat waarlangs u de functies (of functiegroepen) in uw organisatie legt om objectieve uitspraken te kunnen doen over de zwaarte van een functie en om daar een passende beloning aan te koppelen.
Functiewaardering is het indelen van functies in een rangorde
Met behulp van het functiewaarderingssysteem worden functies uitgesplitst in een aantal van tevoren duidelijk omschreven gezichtspunten. Aan die gezichtspunten worden meestal punten toegekend, die worden opgeteld. De uitkomst geeft de relatieve waarde of zwaarte van een functie aan. Een zwaardere functie krijgt dus meer punten.
Onderzoeken, omschrijven en evalueren
Voordat u een functiewaarderingssysteem kunt invoeren, moet u de functies in uw organisatie onderzoeken, omschrijven en evalueren. U kunt dit zelf doen, maar de meeste organisaties besteden het uit aan een bureau. Een betrouwbaar en objectief functiewaarderingssysteem opzetten, vraagt immers om expertise.
De basis is de functieomschrijving
Aan de basis van het functiewaarderingssysteem staat de functieomschrijving. Een functieomschrijving vermeldt in ieder geval:
- het doel van de functie;
- de plek van die functie in de organisatie;
- de eisen waaraan een werknemer moet voldoen om de organisatiedoelstellingen te behalen;
- de verantwoordelijkheden en resultaatgebieden.
Persoonlijk functioneren irrelevant
Hoe een werknemer functioneert, is voor de functieomschrijving niet van belang. Een functieomschrijving mag dus niet persoonsgebonden zijn. Hoe een werknemer invulling geeft aan zijn functie komt immers aan bod in de functionerings- en beoordelingscyclus.
Een functieomschrijving moet geen opsomming van werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden zijn, maar een overzicht van de meest essentiële en onderscheidende aspecten van een bepaalde functie.
Analyseren en waarderen
Na de functiebeschrijving volgt de analyse en waardering (indeling) van de functies. Twee veelgebruikte manieren om functies te waarderen:
- De functies worden geanalyseerd en gewaardeerd op ieder kenmerk (kennis, verantwoordelijkheid, vakkundigheid enzovoorts).
- De functies worden vergeleken met één of meer voorbeeldfuncties (referentiefuncties) en op basis daarvan ingedeeld in een functiegroep.
Het nut van een goede functieomschrijving
Vaak worden functieomschrijvingen alleen gebruikt als basis voor het beloningsbeleid. Dat is jammer, want goede functieomschrijvingen kunt u ook gebruiken bij:
- werving en selectie: goede functieomschrijvingen maken het gemakkelijker om functie-eisen (zoals opleidingsniveau en vereiste ervaring) te benoemen en te onderbouwen in vacatureteksten;
- opleiding, ontwikkeling en loopbaanbegeleiding: door de uitkomsten van functionerings- en beoordelingsgesprekken te vergelijken met de functie-eisen in functieomschrijvingen kunt u bepalen waar gaten vallen in de kennis van werknemers en scholing aanbieden;
- personeels- en organisatieplanning: als u doorgroeimogelijkheden binnen uw organisatie wilt bieden, kunt u aan de hand van de functieomschrijvingen bepalen welke loopbaanstappen daarvoor nodig zijn en uw scholingsbeleid daarop afstemmen.
- reorganisatie: bij een reorganisatie heeft u een actueel functiehuis nodig om de functies in te kunnen delen in uitwisselbare functies.
Inspraak en beroep
Als een werkgever een (nieuw) functiewaarderingssysteem wil invoeren of het bestaande functiewaarderingssysteem wil wijzigen, heeft de ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht. De werkgever moet de OR informeren over de doelstellingen, aard, inhoud, werking en procedures van het (nieuwe) systeem. Werknemers kunnen bovendien via een beroepsprocedure in beroep gaan tegen de functiewaardering of de manier waarop dit systeem is ingevoerd. Het beroep kan betrekking hebben op:
- de procedures die de werkgever heeft gevolgd;
- de inhoud van de functieomschrijvingen;
- de indeling van de functies.
De rol van de cao
De cao kan overigens een bepaald functiewaarderingssysteem voorschrijven. In dat geval is iedere organisatie die onder de betreffende cao valt verplicht om met het voorgeschreven functiewaarderingssysteem te werken.
De voorwaarden van een functiewaarderingssysteem moet voldoen
Om draagvlak voor een functiewaarderingssysteem te krijgen, zijn een aantal voorwaarden van belang. Zo moet de werkgever een beproefde en objectieve methode gebruiken, die duidelijk maakt op welke manier de zwaarte van een functie wordt bepaald en hoe de functierangorde tot stand is gekomen. Elk functiewaarderingssysteem heeft immers andere uitgangspunten. Het ene systeem legt bijvoorbeeld meer nadruk op de verantwoordelijkheid van een werknemer, terwijl het andere juist meer waarde toekent aan de complexiteit van het werk.
Een andere voorwaarde is dat werknemers de systematiek ook echt begrijpen. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om het functiewaarderingssysteem te vertalen naar de werkvloer. Zorg voor duidelijk voorlichtingsmateriaal, informeer leidinggevenden over de methodiek en procedures en zie erop toe dat zij het systeem eerlijk toepassen.
Tot slot is het belangrijk om een systeem te kiezen dat aansluit bij uw organisatie en het personeelsbeleid. Directie, management en werknemers moeten zich herkennen in de omschrijving en waardering van functies en dat systeem als rechtvaardig ervaren.
Wat is een functie?
Een functie kan het beste omschreven worden als doelgerichte samenhangende werkzaamheden die een bijdrage leveren aan de doelen van de organisatie. Iedere organisatie heeft doelen. Dat zijn de redenen waarom de organisatie is opgericht. Om die doelen te bereiken, ontwikkelt de organisatie een strategie, die de structuur van de organisatie bepaalt. Die structuur biedt het raamwerk voor de functies die werknemers moeten vervullen. Een functie is daarmee in feite de kleinste bouwsteen van de organisatie.
Functies met een gelijke waardering worden eerst bij elkaar geplaatst. Dit proces wordt functieclassificatie genoemd. De functiegroepen die daaruit voortkomen, vormen de basis voor de beloningsstructuur.
Overleg met derden
Functiegroepen komen vaak voort uit overleg tussen de werkgever, de medezeggenschap en de vakbeweging en bijvoorbeeld het externe adviesbureau dat u mogelijk heeft ingeschakeld.
Voldoet de traditionele manier van functiewaardering nog?
Er zijn mensen die vinden dat de ‘traditionele’ manier van functiewaardering niet meer voldoet. Werk verandert immers steeds sneller als gevolg van maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Een functiewaarderingssysteem met vastomlijnde functies en schalen schiet in die opvatting te kort. Zo’n systeem kan immers niet snel inspelen op veranderingen in de markt en de maatschappij.
Een functiewaarderingssysteem houdt bijvoorbeeld geen rekening met de schaarste van sommige functies op de arbeidsmarkt: hoe de situatie op de arbeidsmarkt ook is, de functie zelf verandert niet in zwaarte. Hierdoor is het niet altijd mogelijk om werknemers marktconforme salarissen te bieden zonder afbreuk te doen aan de salarisstructuur van uw organisatie. Overigens zijn daar wel oplossingen voor te bedenken, bijvoorbeeld in de vorm van een ‘schaarstetoeslag’ boven op het reguliere salaris, maar die oplossingen zijn niet structureel.
Meer flexibiliteit kunt u realiseren door bijvoorbeeld te kiezen voor een methode met open salarisschalen, referentiefuncties, prestatiegericht belonen of door (in plaats van naar functies) te kijken naar rollen of competenties.
