VERDIEPINGSARTIKEL

U haalt meer uit een samenwerking als u er vooraf goed over nadenkt

Donaties komen in alle vormen en maten. Van een eenmalige gift tot een laatste gift via een nalatenschap of een fonds op naam. Ook bij donateurs kunt u verschillende groepen onderscheiden, zoals particulieren, vermogensfondsen en organisaties.

Door zelf de samenwerking op te zoeken, kunt u extra centen binnenhalen. Maar ga niet zomaar met iedereen in zee!


7 oktober 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Patricia Heemskerk, oprichter van Het Goededoelenmeisje, tel: 06 28 25 94 46, e-mail: patricia@hetgoededoelenmeisje.nl, www.hetgoededoelenmeisje.nl


Uw ngo werkt samen met diverse organisaties. Bij deze partijen investeert u om enerzijds uw doel of anderzijds uw funding te realiseren. Hieronder leest u met welke 5 soorten organisaties u kunt samenwerken.

Veel van deze organisaties bieden speciaal voor goede doelen aangepaste tarieven of hoge kortingen. Heel fijn, zeker omdat non-profitorganisaties geen btw kunnen verrekenen via de Belastingdienst. De btw die uw organisatie wél betaalt, is weggegooid geld.

1 Leveranciers

De eerste groep organisaties zijn leveranciers. Met hen heeft u afspraken voor de levering van goederen of diensten.

Denk aan de partijen die koffie, kantoorartikelen en bureaus leveren. Of aan de organisaties die de printer een onderhoudsbeurt geven, de plantjes verzorgen en het uitzendbureau dat u helpt bij het zoeken naar extra handjes in tijden van drukte.

2 Samenwerking

De tweede groep organisaties zijn organisaties waarmee u een samenwerking aangaat. Samenwerkingen kunnen plaatsvinden op verschillende niveaus.

Denk aan gezamenlijke producties, zoals een marketingcampagne. Uw organisatie werkt nauw samen met een andere organisatie en de taken zijn evenredig verdeeld om uw gezamenlijke doel te realiseren. Een voorbeeld hiervan is de Unicefspaarrekening van ING.

3 Donateurs

De derde groep organisaties bestaat uit organisaties die uw organisatie steunen in de vorm van donaties in geld of natura. Dit kunnen reguliere giften zijn, zoals de eenmalige donaties van particulieren.

Een meer structurele wijze is het afdragen van een deel van de verkopen. Koffieleverancier Gio Coffee doneert bijvoorbeeld per kopje koffie een bedrag aan Jantje Beton.

Maar ook het sponsoren van producten, zoals de cadeautjes voor stichting Jarige Job of de gesponsorde prijzen bij een zelfgeorganiseerde loterij vallen in deze categorie.

4 Expertise

En dan is de vierde groep organisaties, die hun expertise en capaciteit aanbieden aan goede doelen. Denk bijvoorbeeld aan Google die haar werknemers de mogelijkheid biedt om zich voor een bepaald aantal uren per jaar in te zetten voor een goed doel. Dit kan uiteenlopen tot het opzetten van een campagne, meedenken in een denktank of vrijwilligerswerk doen in de tijd van de baas.

5 Platform

De vijfde groep organisaties biedt uw ngo een platform bij hun werknemers, klanten of verkooplocaties. Denk aan het vragen van giften via interne communicatiekanalen bij de eigen werknemers of het promoten van een kleine gift in de winkel of in de webshop. De organisatie kan u daarnaast de mogelijkheid bieden om in de directe communicatie met hun klanten een giftverzoek te doen.

Hoe mooi ook, bekijk elke samenwerking zakelijk

Hoe samenwerking aanpakken

Zakelijke samenwerkingen komen in allerlei vormen voor. Hoe pakt u zo’n samenwerking aan en waar moet u op letten als u wilt dat uw organisatie ervan profiteert?

Elke samenwerking vergt een investering in capaciteit en expertise. In de ideale wereld zijn ze onbeperkt aanwezig. De werkelijkheid is weerbarstiger. Hoe mooi het aanbod ook is, bekijk elke samenwerking zakelijk.

Hoeveel tijd gaat dit kosten? Wat is de verwachtte opbrengst (in donaties én exposure)? Wat zijn de risico’s? Kan uw organisatie deze samenwerking aan op het gebied van technologie, aantal werknemers en managementcapaciteiten? Heeft u de middelen om zo’n samenwerking op te zetten? Passen de merken bij elkaar? Passen de bedrijfsculturen bij elkaar? En matchen de doelen die de organisaties individueel nastreven?

Maak een meerjarenstrategie

De belangrijkste vragen die u uzelf op voorhand moet stellen, zijn:

  • Waarom wil uw organisatie samenwerkingsverbanden aangaan?
  • Op welke vlakken en gebieden wilt u samenwerken?
  • Hoe wilt u samenwerken?

Neem deze punten op in uw meerjarenstrategie. Zorg voor een overkoepelende strategie waar u elk samenwerkingsverzoek aan kunt toetsen. Zo kunt u – zonder dat u zich direct door enthousiasme laat meeslepen – controleren of een samenwerking nu echt zo’n goed idee is.

Ga op zoek naar wat uw organisaties verbindt

Een samenwerking omvat van begin tot eind een aantal vaste stappen. U doorloopt in een samenwerking vroeg of later elke stap van het proces:

  • ontwerp van de samenwerking;
  • selectie van potentiele samenwerkingspartners;
  • kiezen van een partner;
  • starten van de samenwerking;
  • managen van het project;
  • evalueren van de resultaten en de samenwerking;
  • beëindigen van de samenwerking.

Door het benoemen van de stappen zorgt u ervoor dat u geen stap overslaat. Dat is belangrijk, want wel een stapje vergeten is de meest voorkomende reden voor onvrede in de samenwerking.

Cultuur en identiteit

Bij een samenwerking is het ook van belang dat de cultuur en identiteit van beide organisaties elkaar versterken. Let hier goed op!

De aanname dat de cultuur wel zal passen, is een grote valkuil. Blijf vragen. Zorg dat er geen ruimte is voor aannames. Zo ook bij elkaars overtuigingen en toekomstbeeld.

Ga op zoek naar wat uw organisaties verbindt. Bespreek dit met elkaar, definieer de schuurpunten en bespreek die. Dat is misschien in het begin wat ongemakkelijk, maar komt de samenwerking alleen maar ten goede!

Bepaal en deel de reden van samenwerking

Bij de start van een samenwerking is het belangrijk dat u eerst vanuit uw eigen strategie bepaalt waarom u wilt samenwerken. Deel dit ook met uw potentiele partner.

Een veel voorkomende fout is de aanname dat uw ‘waarom’ vanzelfsprekend is. In veel gevallen gaat het om extra inkomsten. Zo’n aanname kan een potentiele bom zijn onder de samenwerking.

Stelt u zich eens voor dat uw samenwerkingspartner denkt dat het u te doen is om extra inkomsten, terwijl het u erom gaat om zoveel mogelijk naamsbekendheid te genereren. Deze 2 redenen vragen elk om een heel andere aanpak in de benadering van werknemers of klanten.

Ook het aangaan van een ad-hocsamenwerking zonder een doordachte strategie is een no-go. Het kost u veel tijd en energie, maar zonder strategie komt het veelal ten goede aan uw samenwerkingspartner en minder aan uw organisatie. Zo levert het u netto (de opbrengst min de investering) vaak niets of te weinig op.

Tips om een samenwerking zo goed mogelijk van de grond te krijgen

Als u met een organisatie in zee wilt gaan, is het belangrijk dat de neuzen dezelfde kant op staan. De volgende tips kunnen u op weg helpen bij het inrichten van de samenwerking:

  • Vermijd aannames en stel veel vragen.
  • Formuleer duidelijk in uw strategie waarom en op welke punten uw organisatie wil samenwerken met een ander. Communiceer dit naar uw potentiële samenwerkingspartner.
  • Leer elkaar oprecht kennen. Investeer voldoende aandacht in de ander.
  • Stel een samenwerkingsplan op en werk alle aspecten uit die u terugvindt in de laatste alinea van dit artikel.
  • Evalueer de samenwerking eerst intern en daarna met uw partner.
  • Stel de samenwerking jaarlijks bij op basis van interne en externe ontwikkelingen bij beide partners.

En onthoud: een samenwerkingspartner hoeft geen goed doel te zijn. Steeds meer organisaties werken mee aan de oplossing van sociale vraagstukken. Soms alleen, maar vaak samen met organisaties zoals de uwe.

Stel een plan op

Stel een plan op voor elke samenwerking en benoem de volgende aspecten:

  • uw organisatiedoelstellingen en de samenwerkingsstrategie;
  • reikwijdte en exclusiviteit;
  • juridische vorm;
  • financiële en personele afspraken;
  • intellectueel eigendom en klanteigendom;
  • plaats waar u activiteiten organiseert;
  • gezagsverhoudingen;
  • communicatiestructuur;
  • doel, plan en controle;
  • conflictoplossing.

Dit is het framewerk: de harde aspecten van het samenwerkingsverband. Kijk daarnaast ook naar leiderschap en persoonlijke relaties. Samenwerken is tenslotte mensenwerk.

Ook is het verstandig om te kijken naar de cultuur van de organisaties. Hoe is het binnen elke organisatie gesteld met reputatie, vertrouwen, commitment en de waarden en normen?

Gedurende het proces zult u moeten evalueren, communiceren, bijsturen en opnieuw evalueren. Doe dat niet alleen wat betreft de aspecten in het framewerk die hierboven zijn opgesomd, maar ook voor de overige factoren, zoals reputatie, commitment, waarden en normen.