Uw organisatie kan het verblijf en de maaltijden van de werknemers betalen op verschillende manieren:

• U stelt de maaltijden en verblijf of één van beide zelf ter beschikking, door bijvoorbeeld een touringcar of camper ter beschikking te stellen: er is geen sprake van een loonvoordeel.
• U sponsort het team: er is geen sprake van een loonvoordeel.
• U geeft een vergoeding. Bij de laatste optie moet u de vergoeding aan de individuele werknemer tot zijn loon rekenen of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.

Ten koste van vakantiedagen

Een andere manier om de werknemers tegemoet te komen, is ervoor te zorgen dat hun sportieve prestatie voor het goede doel niet ten koste gaat van hun vakantiesaldo. Uw onderneming mag naar eigen inzicht bijzonder verlof toekennen, waarbij de werknemer wordt vrijgesteld van werkzaamheden met behoud van loon. Werknemers die niet deelnemen, kunnen bijdragen zonder dat ze dit in hun portemonnee voelen door één of meer bovenwettelijke vakantiedagen te doneren. Dit moet u wel op de juiste manier aanpakken om de loonheffingen over de verkochte vakantiedagen te omzeilen. Laat de werknemer een verklaring tekenen waarin hij aangeeft dat hij afziet van een bepaald aantal bovenwettelijke vakantie-uren. Vervolgens schenkt u de waarde van de bovenwettelijke vakantiedagen aan het goede doel. Formeel gezien is er in deze situatie geen sprake van de verkoop van vakantiedagen, maar van twee afzonderlijke gebeurtenissen:

• De werknemer doet afstand van vakantie- uren.
• Uw organisatie sponsort een goed doel voor een gelijke waarde als waarvan de werknemer afstand deed.

Let erop dat alleen bovenwettelijke vakantiedagen in aanmerking komen voor deze regeling. Wettelijke vakantiedagen mogen immers niet tijdens de dienstbetrekking afgekocht worden.