VERDIEPINGSARTIKEL

Samenwerken tijdens en na de coronapandemie

De coronapandemie heeft de wereld behoorlijk op zijn kop gezet. Bijna iedereen heeft te maken gekregen met bepaalde beperkingen, werkgevers en werknemers niet uitgezonderd. Toch heeft het virus ook positieve ontwikkelingen met zich meegebracht. Vooral op het gebied van digitalisering zijn allerlei processen in een gigantische stroomversnelling geraakt.


10 november 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Veel organisaties hebben sinds maart 2020 het werk compleet anders ingericht. Werknemers werken of werkten – conform het overheidsadvies – zo veel mogelijk thuis en alle contactmomenten vonden van de ene op de andere dag digitaal plaats. Na ruim anderhalf jaar in deze situatie zijn alle kinderziektes wel achter de rug; vrijwel alle werknemers die thuiswerken hebben beeld én geluid tijdens een videovergadering, weten hoe ze een presentatie op het scherm kunnen toveren en hoe ze een videomeeting kunnen opnemen.

Thuis meters maken

Veel werkgevers en werknemers vinden dat thuiswerken – nu ze er eenmaal aan gewend zijn – zo gek nog niet. Het scheelt de werknemers reistijd en maakt het uitvoeren van concentratietaken efficiënter. Werkgevers hoeven geen reiskosten te vergoeden en besparen op kantoor kosten voor elektriciteit, water en toiletpapier.

Veel werknemers blijven de helft van de tijd thuiswerken

Het ziet ernaar uit dat veel organisaties na het loslaten van de coronamaatregelen zullen toewerken naar een situatie waar werknemers grofweg de helft van de tijd thuiswerken. De thuiswerktijd is dan voornamelijk bestemd voor het uitvoerende, routinematige werk – het zogenoemde ‘meters maken’. Daar is geen interactie voor nodig; de aanwezigheid van anderen is bij deze taken alleen maar onwenselijke afleiding.

Nieuwe vaardigheden voor de middenmanager

In veel organisaties zijn de teamleiders of afdelingshoofden doorgegroeid vanuit het eigen team. Zij waren vaak gewend om de medewerkers te coachen door mee te kijken en samen te werken. Het thuiswerken door de coronapandemie heeft hun aanpak flink veranderd. Ze zijn nu aangewezen op virtuele vergaderingen en het sturen op resultaten. Leidinggeven aan een virtueel team moet veel directer. Er moet duidelijk zijn wat het gemeenschappelijke doel is, welke taken er zijn, wie precies wat doet, wie wanneer welke personen informeert en op welke manier. Daar hebben veel middenmanagers sinds het voorjaar van 2020 een stoomcursus in gekregen!

Complexe taken op locatie

De tijd dat werknemers zich gezamenlijk op dezelfde locatie bevinden, kan in dit nieuwe plaatje het beste worden gereserveerd voor complexe zaken waarbij de communicatie centraal staat. Denk bijvoorbeeld aan het samenwerken aan ingewikkelde taken, aan creatieve brainstormsessies en aan het uitdenken en de onderlinge afstemming van nieuwe processen.

Digitale meeting scheelt reistijd en fileleed

Dit wil dus niet zeggen dat ieder overleg idealiter ‘live’ plaatsvindt. Periodiek terugkerende meetings met een vaste opbouw – bijvoorbeeld de wekelijkse werkverdeling of de maandelijkse mededelingen van de directie – kunnen net zo goed via een Google Meet- of Microsoft Teams-sessie worden gepland. Zo’n digitale meeting is veel makkelijker in te passen in de agenda van alle deelnemers en scheelt werknemers kostbare reistijd en fileleed.

Minimisverstanden bij samenwerken

Nu het videovergaderen door het structurele thuiswerken helemaal is ingeburgerd, zal bij een-op-eengesprekken, die vroeger telefonisch werden gevoerd, vaker de camera worden aangezet. Dat maakt dat er minder non-verbale communicatie verloren gaat en de noodzaak om voor individuele gesprekken fysiek samen om de tafel te gaan zitten afneemt.

De overleggen die wél het beste live kunnen plaatsvinden, zijn de interacties waarbij zaken nog vorm moeten krijgen. Als werknemers communiceren en samenwerken aan nieuwe dingen, is er eigenlijk voortdurend sprake van mini­misverstanden. Collega’s begrijpen bijvoorbeeld niet meteen wat iemand bedoelt of willen een nuancering. Dit soort verwarring is veel makkelijker in de kiem te smoren als werknemers fysiek bij elkaar in één ruimte zitten.

Terloopse communicatie

Door de coronamaatregelen is uitgekristalliseerd voor welke zaken fysieke samenwerking écht belangrijk is. Daar kunnen organisaties in de toekomst de kantoordagen op afstemmen. Een voordeel van de aanwezigheid op kantoor dat vaak wordt vergeten, is dat het essentieel is om feeling te houden met wat er in de organisatie en met de collega’s gebeurt. Er is geen goed digitaal alternatief voor een informeel praatje bij het koffiezetapparaat of een onderonsje tijdens de pauze. Een videomeeting haalt het terloopse uit het gesprek en verhoogt de drempel om informeel iets te delen enorm.

Thuiswerkers vangen nooit vanzelf op waar hun collega's mee bezig zijn

Ook werktechnisch zijn terloopse gesprekken heel waardevol. Thuiswerkers vangen nooit vanzelf op waar hun collega’s mee bezig zijn. Daarvoor moeten de collega’s hun initiatief in een overleg onder de aandacht brengen. In de praktijk blijft dat vaak achterwege als anderen geen directe rol hebben bij het project.

Nieuwe routines voor werknemers

Veel werknemers hebben de periode van de corona-lockdown gebruikt om een nieuwe routine op te bouwen. De sluiting van de sportschool, de kapper en de horeca dwong hen om een andere vrijetijdsbesteding te vinden. Veel mensen trokken de natuur in: naar het strand, het bos en andere natuurgebieden.

Opgejaagd

Dat gedwongen onthaasten is veel mensen goed bevallen. Werknemers geven aan minder opgejaagd te zijn en nu meer rust in hun leven te hebben. De nieuwe gewoontes zijn gebleven, ook nu de niet-essentiële bedrijven allang weer open zijn.

Belastend

De keerzijde van die nieuwe routines is dat het woon-werkverkeer nu als veel belastender wordt ervaren: ‘Het kantoor lijkt ineens wel verder weg!’ Omdat het dagelijkse reizen van huis naar werkplek geen automatisme meer is, kost het werknemers meer tijd en energie.

Bestanden gezamenlijk bewerken

De noodzaak om thuis te werken waar dat mogelijk is, heeft in veel organisaties ook gezorgd voor een versnelde implementatie van het werken met gedeelde bestanden. Zowel Google Workspace als Microsoft Office 365 biedt alles wat uw organisatie nodig heeft om bestanden simpel gezamenlijk te bewerken en te beheren. Het is allang niet meer nodig om een Word-bestand rond te mailen om vervolgens alle versies met opmerkingen weer samen te voegen. Of een Excel op ‘Delen’ te zetten waarbij de wijzigingen pas zichtbaar zijn als de gebruiker op ‘Opslaan’ heeft geklikt.

De maker bepaalt wie zijn bestand mag zien en bewerken

Door bestanden in de cloud op te slaan via Google Drive of Microsoft Sharepoint kunnen ze door allerlei gebruikers tegelijk bewerkt worden. Elke gebruiker ziet onmiddellijk wat er in het document, de presentatie of de spreadsheet wordt aangepast. Voor ieder bestand geldt bij deze werkwijze dat standaard alleen de maker van het bestand het kan openen. Hij kan het beschikbaar stellen voor iedereen of voor specifieke gebruikers en kiest of gebruikers mogen lezen of ook bewerken.

Digitaal samenwerken is onvermijdelijk

Door de coronapandemie is digitaal samenwerken onvermijdelijk geworden in het dagelijkse werk. Dit zal niet snel meer terug veranderen. Het is voor werknemers dan ook geen optie om niet mee te gaan in deze ontwikkeling.