VERDIEPINGSARTIKEL

Welke rol krijgt het kantoor na corona?

Het is een thema dat veel organisaties en HR-professionals al langdurig bezighoudt: thuiswerken. Nu het erop lijkt dat met de vaccinaties het virus effectief wordt bestreden, staan organisaties voor de vraag wat zij gaan doen in het post-coronatijdperk. Voor hoeveel dagen gaan werknemers terug naar kantoor? En hoe wordt dit georganiseerd?


24 juni 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Het advies ‘thuiswerken als dat kan’ is vanaf 26 juni gewijzigd. Vanwege de positieve ontwikkeling van het aantal besmettingen en de afname van de instroom in ziekenhuizen is er besloten om de volgende stap van het openingsplan te zetten. Sinds 26 juni mogen werknemers die thuis werken of werkten, in overleg met hun werkgever maximaal de helft van hun tijd op kantoor werken.

1,5-meter-regel blijft op kantoor bestaan

Op kantoor geldt nog altijd de 1,5 meter-regel, ook in de lift of de kantine. Ook roept het kabinet op om zo veel mogelijk buiten de spits naar kantoor te gaan. In augustus bekijkt het kabinet wanneer en op welke manier de laatste stap van het openingsplan – onder andere het loslaten van de anderhalve meter en volledige openstelling van de kantoren – gezet kan worden.

Voorkeur voor hybride werken

Met deze volgende stap en het naderen van het einde van de thuiswerkmaatregel wordt er in organisaties volop nagedacht over structurele veranderingen. Veel werkgevers willen ook na corona (gedeeltelijk) thuiswerken toestaan, zo blijkt uit een peiling in opdracht van RTL Z. Aan de andere kant geeft één op de vijf werkgevers in die peiling aan volledig terug naar kantoor te gaan. Niet elke werknemer die verknocht is geraakt aan het thuiswerken, kan zich dus verheugen op een structurele thuiswerkmogelijkheid.

Een groot deel van de werknemers heeft wel een voorkeur voor het voortzetten van ‘hybride werken’ na corona. Maar als er discussies ontstaan, staat de wet meer aan de zijde van de werkgever.

Vooralsnog is er geen wettelijk recht op thuiswerken

Een werknemer die thuiswerken na corona wil afdwingen, heeft wettelijk gezien niet veel waarop hij kan terugvallen. In de Wet flexibel werken (WFW) is bepaald dat werknemers (in organisaties met minimaal tien werknemers) eens per jaar een WFW-verzoek bij u mogen indienen voor wijziging van hun werkplek. Verzoekt een werknemer om deels thuis te mogen werken, dan moet u dit overwegen. Maar u bent in principe vrij om het verzoek af te wijzen. Wel stelt de wet dat u in overleg moet gaan met de werknemer en dat de werknemer uiterlijk een maand voor de beoogde ingangsdatum uw afwijzing schriftelijk moet hebben ontvangen. De wet staat ook toe dat u een verzoek wél goedkeurt maar de goedkeuring zo nodig later weer intrekt.

 

Werken waar je wilt
Wil een werknemer zijn arbeidstijden of -duur wijzigen, dan staat hij juridisch gezien sterker. U heeft dan een zwaarwegend bedrijfsbelang nodig voor weigering. Bij de Tweede Kamer is een initiatiefvoorstel ingediend voor de Wet werken waar je wilt. Hierin wordt bepaald dat ook een verzoek om thuis te werken alleen is af te wijzen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang. Bijvoorbeeld als het werk thuis niet veilig of goed is uit te voeren. Het is vooralsnog onduidelijk of dit initiatiefwetsvoorstel door de Tweede en Eerste Kamer zal komen.

 

Bedrijfsregeling
De WFW biedt ruimte om in de cao of een bedrijfsregeling (waar een werkgever met de ondernemingsraad overeenstemming over heeft bereikt) af te wijken van de bepalingen over de werkplek. In de cao of een bedrijfsregeling kan dus bepaald zijn dat de werknemer wel degelijk recht heeft op een aantal thuiswerkdagen. Uit een analyse van de AWVN blijkt dat in steeds meer cao’s zulke afspraken staan. Daarnaast kunnen thuiswerkdagen een verworven recht zijn als iemand al jaren vanuit huis werkt en ze daardoor een arbeidsvoorwaarde zijn geworden.

Vraag werknemers naar hun voorkeur

Hoeveel thuiswerkdagen of verplichte kantoordagen mogelijk en verstandig zijn, verschilt natuurlijk sterk per organisatie en vaak ook per afdeling of team. Een slimme werkgever betrekt zijn werknemers bij de besluiten hierover. Dit kan bovendien verplicht zijn als er een ondernemingsraad (OR) is ingesteld. De OR heeft instemmingsrecht bij het introduceren, wijzigen of schrappen van regelingen rond arbeids- en rusttijden, arbeidsomstandigheden en werkoverleg.

Vraag werknemers expliciet, bijvoorbeeld via een enquête of juist persoonlijke gesprekken, wat hun voorkeur heeft bij de verdeling van thuiswerkdagen en werkdagen op locatie. De meningen zullen sterk uiteenlopen. Schiet uzelf niet in de voet door beleid op te stellen waarin de wensen van werknemers niet goed zijn meegenomen. In veel organisaties is er zeker nu veel oog voor de werknemerswensen. Door af te wijken van deze norm prijst u uzelf uit de arbeidsmarkt.

Belangen van werkgever en werknemers afwegen

Uiteraard moet u naast het individuele belang kijken naar de belangen van het collectief en de organisatie. Daarbij komen de volgende vragen om de hoek kijken:

  • Welk besluit is het beste voor de binding tussen werknemers en met de organisatie?
  • Wat is de impact van thuiswerken op de productiviteit, creativiteit, werk-privébalans en loopbaan?
  • Betekent een terugkeer naar kantoor(tuinen) een klap voor de concentratie?
  • Zorgt thuiswerken voor minder ziekteverzuim?
  • Draagt thuiswerken bij aan duurzaamheidsdoelen?
  • Wat verwacht u als u van het kantoor een ‘ontmoetingsplek’ maakt?
  • Wanneer bent u een aantrekkelijke werkgever?
Het zijn allemaal lastige vragen, maar gelukkig heeft u het afgelopen jaar al naar antwoorden kunnen zoeken. Voorkom dat u de geleerde coronalessen in de nieuwe fase negeert!

De mogelijkheden zijn legio

Bedenk welke varianten voor de terugkeer naar kantoor het beste zijn en toets dit ook bij collega’s. Er zijn meer varianten mogelijk dan u misschien denkt. Terugkeren kan op enkele (vaste) dagen per week, op dagdelen, op seizoensbasis, op maandbasis, op basis van functies of taken, op teambasis of op basis van bepaalde persoonlijke voorkeuren. Daarnaast zijn volledig terugkeren en niet terugkeren een optie.

Financiële schattingen zijn onmisbaar

Verder zijn bij het vaststellen van de werkwijze in het ‘nieuwe normaal’ financiële schattingen nodig. Wat bespaart uw organisatie bij een gehele dag thuiswerken, bijvoorbeeld op energie-, kantoor- en reiskosten? Wat als hier thuiswerkvergoedingen of andere investeringen in thuiswerken tegenover worden gezet? Valt er te besparen op bijvoorbeeld huurkosten omdat op kantoor minder ruimte nodig is? En hoe zit het met productiekosten?

Hoe deelt u het nieuwe beleid?

Op basis van alle input maakt uw organisatie een plan of schaaft u het huidige beleid bij. Voor HR zal daarbij een inhoudelijke rol zijn weggelegd, maar u bent ook bij de informatievoorziening aan werknemers hard nodig. Over het nieuwe beleid kunt u een presentatie houden, een document met veelgestelde vragen en antwoorden verspreiden of simpelweg een heldere e-mail opstellen.

Als u werknemers verzoekt om volledig of op bepaalde dagen weer op kantoor te werken, moet u van tevoren een goed verhaal hebben. Zorg ervoor dat u haarfijn kunt uitleggen waarom het werken op locatie (op bepaalde dagen) noodzakelijk is, waarom er een eventueel onderscheid is gemaakt tussen functies en welke maatregelen er genomen zijn om werknemers zo veilig en prettig mogelijk te kunnen laten werken.

Maakt u de mogelijkheid om (deels) thuis te werken structureel, dan vraagt dat evengoed om duidelijke communicatie en om het vastleggen van afspraken over de arbeidsomstandigheden, voorzieningen, vergoedingen en bereikbaarheid. Deze documenten kunnen u daarbij helpen: Voorbeeld thuiswerkovereenkomst en Voorbeeld thuiswerkregeling

Adviezen voor terugkeer naar kantoor

Tot slot nog een aantal adviezen voor een goede terugkeer naar het kantoorleven:

  • Pas het kantoor aan op de nieuwe rol. Organiseer sociale activiteiten en zorg voor meer overlegruimtes. Misschien zijn ook meer stilteruimtes gewenst.
  • Zorg er met ruime kantoortijden voor dat werknemers de spits kunnen vermijden en zo hun reistijd beperken.
  • Stimuleer collega’s op dezelfde dag naar kantoor te komen. Als ze elkaar continu mislopen, haken ze weer af.
  • Peil regelmatig wat werknemers van de veranderingen vinden, zodat u zo nodig het beleid kunt bijstellen.

De Nederlandse Stichting voor Psychotechniek heeft in de publicatie Terug van weggeweest (pdf) de terugkeervarianten op een rij gezet. Ze kunnen u inspiratie bieden. 

 

icon-ceno-square-blauw Meer leren over dit onderwerp? Volg ook de training HR & Corona.



Meer informatie over de terugkeer naar kantoor na de coronacrisis vindt u in de toolbox Stap voor stap terug naar kantoor.