Door de geldende coronamaatregelen is het voor een werkgever niet altijd mogelijk om aan alle administratieve verplichtingen voor de loonheffingen te voldoen. Daarom geldt er tijdelijk een versoepeling van de verplichtingen.
Van de overheid moeten werknemers zoveel mogelijk thuiswerken en anders in ieder geval 1,5 meter afstand houden. Hierdoor kan een werkgever in deze periode misschien niet, niet tijdig of niet volledig voldoen aan alle administratieve verplichtingen voor de loonheffingen. Denk aan de identificatieplicht van de werkgever bij indienstreding. Kan de werkgever door de coronamaatregelen niet (tijdig of volledig) voldoen aan de verplichtingen, dan verbindt de Belastingdienst daar geen consequenties aan. De werkgever moet deze administratieve verplichtingen dan wel alsnog nakomen zodra dit weer kan. Deze maatregel geldt in ieder geval tot en met 30 juni 2021.
Een voorbeeld: Een werkgever moet vóór de eerste werkdag van een werknemer of – als de werknemer op de eerste werkdag wordt aangenomen vóór aanvang van de werkzaamheden – de identiteit van de werknemer vaststellen (tool) aan de hand van het origineel van een toegelaten identiteitsbewijs en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie opnemen. Het is in de huidige omstandigheden niet altijd in redelijkheid mogelijk om de identiteit van de werknemer tijdig volgens de wettelijke regeling vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. In zo’n geval kan de toepassing van het anoniementarief van 52% achterwege blijven als de werkgever de identiteit van de werknemer volgens de wettelijke regeling vaststelt zodra hij daar in redelijkheid toe in staat is. De werkgever is alsnog wel verplicht om een kopie (al dan niet digitaal) van het identiteitsbewijs tijdig op te nemen in de loonadministratie.