Is het toegestaan om kopie van identiteitsbewijs van zzp’er in de personeelsadministratie te

Publicatiedatum 22 juli 2019

Is het toegestaan om een kopie van het identiteitsbewijs van een zzp’er in onze personeelsadministratie te bewaren of overtreden we dan de privacyregels?

Het maken en bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) alleen toegestaan als daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Is er geen wettelijke grondslag, dan kunt u volstaan met het controleren van de identiteit van de persoon door hem zijn identiteitsbewijs te laten tonen.

Paspoort

De kans is klein dat u een wettelijke grondslag heeft voor het bewaren van een kopie van het paspoort of de identiteitskaart van een zzp’er in uw administratie. Bij een dienstverband met een werknemer bestaat er een wettelijke grondslag omdat u als werkgever inhoudingsplichtige bent. Voor een zzp’er is dit niet het geval. Wel mag u de identiteit van de zzp’er controleren door hem te vragen of u zijn identiteitsbewijs mag inzien. Een rijbewijs zou in zo’n geval voldoende moeten zijn.
Overigens gold tot 1 mei 2016 nog wel de verplichting om een kopie van het identiteitsbewijs van een zzp’er in uw administratie te bewaren. De zzp’er moest dit samen met de Verklaring arbeidsrelatie (VAR) aan uw organisatie overleggen. Met het vervallen van de VAR is ook de verplichting om zo’n kopietje te maken geschrapt.