Moet het ID-bewijs worden bewaard in de loonadministratie?

Publicatiedatum 24 juli 2019

Is het bewaren van een ID-bewijs in de loonadministratie verplicht of mag een werknemer verzoeken geen ID-bewijs in de loonadministratie te bewaren?

Als werkgever bent u verplicht om een kopie van een identiteitsbewijs van de werknemer te maken en op te nemen in de administratie. Is deze kopie niet opgenomen in de loonadministratie, dan bent u verplicht om het zogenoemde anoniementarief te hanteren.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Het kan zijn dat de werknemer geen kopie van een ID-bewijs af wenst te geven en daarom niet in het dossier opgenomen is. Die vrijheid heeft de werknemer. Ook mag een werknemer volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming verzoeken om de kopie van het bewijs uit de loonadministratie te verwijderen. U kunt de betrokken werknemer dan wijzen op het feit dat op basis van een wettelijke verplichting dit wel noodzakelijk is. Als de werknemer volhardt in de weigering, houd er dan rekening mee dat het anoniementarief ook van invloed is op de premies werknemersverzekeringen. De werknemer krijgt hoge lasten aangezien deze niet op het loon worden ingehouden. Voor het ten onrechte niet toepassen van het anoniementarief kan de fiscus u direct een verzuimboete opleggen van maximaal € 5.278, zonder dat daar een strafprocedure aan voorafgaat.