Identificatieplicht

Elke werkgever heeft een identificatieplicht. Die plicht bestaat uit drie onderdelen: de verificatieplicht, de bewaarplicht en de zorgplicht. De verificatieplicht is de plicht van de werkgever om de identiteit van de werknemer zorgvuldig te controleren voordat hij bij de organisatie in dienst treedt. Door de coronapandemie is deze verplichting tijdelijk opgeschort. De bewaarplicht schrijft voor dat de werkgever een kopie van het gecontroleerde identiteitsbewijs maakt en bewaart in de administratie. De zorgplicht geldt ten aanzien van het in bezit hebben van een geldig legitimatiebewijs van iedere werknemer die aan het werk is in de organisatie. 

Anoniementarief toepassen

Kan uw organisatie de identiteit van de werknemer niet verifiëren of geen kopie van het ID-bewijs bewaren – bijvoorbeeld omdat de werknemer dat niet wil – dan komt de werknemer niet in aanmerking voor de normale belastingheffing over zijn loon. Uw organisatie moet in dat geval voor de werknemer standaard 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden in de aangifte loonheffingen. Laat uw organisatie dit na, dan kan de Belastingdienst direct een verzuimboete opleggen die kan oplopen tot meer dan € 5.000.

Niet te veel gegevens verwerken

Het is dus zaak om de juiste gegevens te controleren en bewaren. Maar uw organisatie moet ook niet te veel gegevens verwerken! De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt paal en perk aan wat de werkgever mag bewaren en hoelang. Overtreding van de regels van de AVG kan ook weer tot een stevige boete leiden.

Uitgelicht

Welke verplichtingen heeft u in het kader van...

Voordat een werknemer voor uw onderneming aan de slag gaat, moet u zijn identiteit vaststellen. Maar dat is nog maar het...

Verdiepingsartikel
Door redactie Salarisadministratie
Publicatiedatum: 01-03-2018

Het verschil: identificeren en legitimeren

Werkgevers moeten iedere werknemer die bij de organisatie in dienst treedt tijdig identificeren. Op de werkvloer moeten werknemers...

Nieuws
Door redactie Salarisadministratie
Publicatiedatum: 10-09-2019

Wanneer moeten we het anoniementarief toepassen?

In welke gevallen moeten we in de loonaangifte rekening houden met het anoniementarief en wat gebeurt er als we dat niet...

Vraag en antwoord
Door redactie Salarisadministratie
Publicatiedatum: 29-01-2021

 

Toolboxen

Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen

Identificatieplicht Publicatiedatum 30-03-2021

Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als uw organisatie aan de identificatieplicht heeft voldaan. In deze toolbox leest u wat daar allemaal bij komt kijken. De werkgever...

Tools

Verdiepingsartikelen

Welke verplichtingen heeft u in het kader van de identificatieplicht?

Identificatieplicht 4 minuten | 01-03-2018

Voordat een werknemer voor uw onderneming aan de slag gaat, moet u zijn identiteit vaststellen. Maar dat is nog maar het topje van de ijsber...

Vraag en antwoord

Welke eisen stelt de AVG aan de opslag van een kopie ID?
Als werkgever heeft u de toestemming én de verplichting om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart) van uw werknemers te maken en te bewaren bij de loonadministratie. Als de werknemer uit dienst gaat, moet u in verband met de fiscale bewaarplicht de kopie bewaren... Lees het hele antwoord