De administratie bij nieuwe werknemers in vijf stappen
De komst van een nieuwe werknemer zet veel administratieve processen in gang. De werkgever moet van alles over de werknemer weten en voor de werknemer regelen, maar mag daarbij de privacy niet uit het oog verliezen. Deze toolbox loodst werkgevers langs alle administratieve regels en voorwaarden.
-
1
Download de interactieve checklist
De administratie bij nieuwe werknemers in vijf stappen
Houd de regels en voorwaarden bij indiensttreding in het vizier
Als de selectieprocedure is afgerond en een nieuwe werknemer is aangenomen, komt de administratieve molen op gang. Met de werknemer moet worden afgesproken onder welke voorwaarden hij in dienst komt en die moeten tijdig en schriftelijk worden afgestemd.
Voor het opnemen van de werknemer in de salarisadministratie en aangifte loonheffingen gelden ook allerlei administratieve eisen. Deze toolbox geeft u diverse voorbeelddocumenten voor het correct vastleggen van alle arbeidsvoorwaarden en de gegevens voor de loonheffingen. Ook de bijzondere administratieve verplichtingen staan in overzichtelijk op een rijtje. Zo voldoet u eenvoudig aan de verplichtingen die aan de administratie en bewaartermijnen worden gesteld, zonder de regels voor de privacy van de werknemer te overtreden.
-
2
Voorwaarden rond indiensttreding
Nieuwe regels voor uw informatieplicht bij indiensttreding
Verdiepingsartikel Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 03-06-2022
Onder welke voorwaarden een werknemer bij u komt werken, zult u in de arbeidsovereenkomst vastleggen. In de wet is bepaald welke informatie u hierover aan de werknemer moet geven. Die wettelijke bepaling wordt op 1 augustus 2022 uitgebreid als gevolg van nieuwe regels vanuit de Europese Unie (EU). De werknemer krijgt dan recht op meer informatie.
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Infographic Indiensttreding Publicatiedatum: 29-06-2022
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat iemand in het verleden geen strafbaar feit heeft gepleegd dat relevant is voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving.
Aan welke eisen moet een ontbindende voorwaarde voldoen?
Vraag & Antwoord Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 13-09-2021
We willen graag dat iedere werknemer over een Verklaring omtrent gedrag (VOG) heeft. In afwachting van de VOG willen we de werknemer wel alvast laten werken. Kunnen we dit regelen door een ontbindende voorwaarde op te nemen in de arbeidsovereenkomst? Aan welke eisen moet een ontbindende voorwaarde voldoen?
Bewaartermijnen sollicitatie- en personeelsgegevens
Tool Bewaarplicht Publicatiedatum: 06-04-2021
In deze tool vindt u een overzicht aan bewaartermijnen voor sollicitatie- en personeelsgegevens.
-
3
Een arbeidsovereenkomst sluiten
Hoofdlijnen bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst
Tool Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 26-08-2022
Wat is verplicht en waar moet u op letten bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst? Bekijk deze checklist.
Stel goede bedingen voor het arbeidscontract op
Toolbox Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 25-08-2022
In het arbeidscontract spreekt u de functie, het salaris, de ingangsdatum en de duur af. Naast deze basisafspraken kunt u ook bedingen opnemen die gelden tijdens of na de arbeidsovereenkomst. Deze toolbox helpt u bij het maken van rechtsgeldige bedingen voor het arbeidscontract.
Dit veranderde er per 1 augustus in de arbeidsvoorwaarden
Toolbox Arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 19-07-2022
De Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden geeft werkgevers meer verplichtingen rondom het verstrekken van informatie aan werknemers en beperkt de mogelijkheden om bepaalde bedingen in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Deze toolbox loodst de werkgever langs alle consequenties van de nieuwe wet en biedt veel handvatten om de wijzigingen efficiënt te verwerken. Ook vindt u hier vernieuwde templates voor de verschillende typen arbeidsovereenkomsten.
-
4
Gegevens van de werknemer administreren
Administreren van gegevens van nieuwe werknemer
Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 07-07-2019
Welke administratieve verplichtingen heeft u als werknemers in dienst treden? Deze checklist helpt u hierbij.
Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen
Toolbox Indiensttreding Publicatiedatum: 23-08-2022
Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als uw organisatie aan de identificatieplicht heeft voldaan. In deze toolbox leest u wat daar allemaal bij komt kijken. De werkgever moet bij indiensttreding in elk geval het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemer controleren op geldigheid en echtheid en een kopie ervan in de loonadministratie bewaren. Te veel gegevens bewaren is echter ook weer niet goed: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt paal en perk aan wat de werkgever mag bewaren en hoelang. Bij het verwerken van te veel én te weinig gegevens rondom de identificatieplicht hangen uw organisatie boetes en naheffingen boven het hoofd.
Gegevens vastleggen voor loonheffingen
Tool Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 06-08-2019
Deze tool biedt u een handig formulier om de benodigde gegevens van de werknemer vast te leggen en aangifte loonheffingen te kunnen doen.
Wat is een inkomstenverhouding?
Vraag & Antwoord Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 14-07-2022
Ik las dat voor nieuwe werknemers een inkomstenverhouding moet worden aangemaakt. En bij een wisseling van de hoge naar de lage WW-premie of andersom weer een nieuwe. Wat houdt een inkomstenverhouding precies in?
Model loonstaat
Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 04-01-2022
Deze tool biedt u een loonstaat met alle door de Belastingdienst vereiste componenten.
Welke gegevens moeten op de loonstrook staan?
Vraag & Antwoord Loonadministratie Publicatiedatum: 11-06-2020
De Belastingdienst schrapte uit het Handboek Loonheffingen 2019 een hele lijst met gegevens die op de loonstroken en de jaaropgaaf van werknemers moeten staan. Hoe zit dat?
Een werknemer in dienst nemen met voordeel
Tool LKV en (jeugd-)LIV Publicatiedatum: 05-01-2022
Heeft u medewerkers waar u een tegemoetkoming voor krijgt? Dit stappenplan zet alle acties vóór, tijdens en na indiensttreding op een rij.
Vaste kostenvergoedingen fiscaal correct regelen
Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 29-04-2022
Wilt u onterecht onbelaste kostenvergoedingen voorkomen? Dit stappenplan helpt u hierbij.
Loonbelastingtabellen
Tabel | Aangifte loonheffingen | Publicatiedatum: 02-02-2022
Hoeveel loonbelasting/premie volksverzekeringen uw organisatie in de loonaangifte moet inhouden op het loon van een werknemer, hangt af van diverse variabelen, waaronder het soort loon, het tijdvak en (sinds 2019) het woonland van de werknemer. Op deze pagina vindt u de meest gebruikte loonbelastingtabellen van 2021 en 2022. De complete lijst met loonbelastingtabellen van 2017 tot en met 2022 is te vinden via een keuzemenu op de site van de Belastingdienst.
-
5
Bijzondere administratieve verplichtingen
Werkzaamheden voor indiensttreding
Infographic Indiensttreding Publicatiedatum: 29-08-2022
Als een nieuwe werknemer zijn arbeidsovereenkomst heeft ondertekend en duidelijk is wanneer hij begint, moet een organisatie voor de indiensttreding diverse zaken regelen.
Toegang bedrijfsgegevens bij indiensttreding regelen
Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 17-03-2023
Zorg dat uw gegevens toegankelijk én veilig zijn bij een nieuwe werknemer.
Aftekenlijst eigendommen bij indiensttreding werknemer
Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 06-08-2019
Om werknemers goed te laten starten in uw organisatie gebruikt u dit formulier om overzichtelijk de afgifte van middelen weer te geven.
Arbeidsvoorwaarden meenemen bij wisselen van werkgever
Verdiepingsartikel Arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 20-06-2022
Als een werknemer overstapt naar een andere werkgever, neemt hij mogelijk allerlei secundaire arbeidsvoorwaarden mee naar zijn nieuwe werkgever. Daarvoor moeten de oude en de nieuwe werkgever dan wat administratieve handelingen verrichten. Het is afhankelijk van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer wat er precies moet gebeuren en hoeveel werk het is.
Voorzie uw werknemer van basisinformatie over pensioen
Tool Pensioen via de werkgever Publicatiedatum: 30-12-2021
Gebruik deze gesprekshandleiding om een nieuwe werknemer informatie over uw pensioenvoorziening te geven.
Regels en risico’s van het opvolgend werkgeverschap
Verdiepingsartikel Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 18-06-2020
Als een werknemer overstapt naar een nieuwe werkgever, kan er sprake zijn van ‘opvolgend werkgeverschap’. Wat houdt dit begrip precies in? Welke consequenties heeft het voor uw organisatie? En zijn er mogelijkheden om eventuele problemen als gevolg van opvolgend werkgeverschap te voorkomen? In dit artikel vindt u de antwoorden op deze vragen.