De administratie bij nieuwe werknemers in vijf stappen

De komst van een nieuwe werknemer zet veel administratieve processen in gang. De werkgever moet van alles over de werknemer weten en voor de werknemer regelen, maar mag daarbij de privacy niet uit het oog verliezen. Deze toolbox loodst werkgevers langs alle administratieve regels en voorwaarden.

  • 1

    Download de interactieve checklist

    De administratie bij nieuwe werknemers in vijf stappen

    Houd de regels en voorwaarden bij indiensttreding in het vizier

    Als de selectieprocedure is afgerond en een nieuwe werknemer is aangenomen, komt de administratieve molen op gang. Met de werknemer moet worden afgesproken onder welke voorwaarden hij in dienst komt en die moeten tijdig en schriftelijk worden afgestemd.

    Voor het opnemen van de werknemer in de salarisadministratie en aangifte loonheffingen gelden ook allerlei administratieve eisen. Deze toolbox geeft u diverse voorbeelddocumenten voor het correct vastleggen van alle arbeidsvoorwaarden en de gegevens voor de loonheffingen. Ook de bijzondere administratieve verplichtingen staan in overzichtelijk op een rijtje. Zo voldoet u eenvoudig aan de verplichtingen die aan de administratie en bewaartermijnen worden gesteld, zonder de regels voor de privacy van de werknemer te overtreden.

  • 2

    Voorwaarden rond indiensttreding

    Nieuwe regels voor uw informatieplicht bij indiensttreding

    Verdiepingsartikel Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 03-06-2022

    Onder welke voorwaarden een werknemer bij u komt werken, zult u in de arbeidsovereenkomst vastleggen. In de wet is bepaald welke informatie u hierover aan de werknemer moet geven. Die wettelijke bepaling wordt op 1 augustus 2022 uitgebreid als gevolg van nieuwe regels vanuit de Europese Unie (EU). De werknemer krijgt dan recht op meer informatie.


    Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

    Infographic Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Publicatiedatum: 29-06-2022

    Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat iemand in het verleden geen strafbaar feit heeft gepleegd dat relevant is voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving.


    Aan welke eisen moet een ontbindende voorwaarde voldoen?

    Vraag & Antwoord Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 13-09-2021

    We willen graag dat iedere werknemer over een Verklaring omtrent gedrag (VOG) heeft. In afwachting van de VOG willen we de werknemer wel alvast laten werken. Kunnen we dit regelen door een ontbindende voorwaarde op te nemen in de arbeidsovereenkomst? Aan welke eisen moet een ontbindende voorwaarde voldoen?


    Bewaartermijnen sollicitatie- en personeelsgegevens

    Tool Bewaarplicht Publicatiedatum: 06-08-2019

    In deze tool vindt u een overzicht aan bewaartermijnen voor sollicitatie- en personeelsgegevens.


  • 3

    Een arbeidsovereenkomst sluiten

    Hoofdlijnen bij sluiten van arbeidsovereenkomst

    Tool Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 13-08-2019

    Wat is verplicht en waar moet u op letten bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst? Bekijk deze checklist.


    Stel goede bedingen voor het arbeidscontract op

    Toolbox Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 04-12-2020

    In het arbeidscontract spreekt u de functie, het salaris, de ingangsdatum en de duur af. Naast deze basisafspraken kunt u ook bedingen opnemen die gelden tijdens of na de arbeidsovereenkomst. Deze toolbox helpt u bij het maken van rechtsgeldige bedingen voor het arbeidscontract.


    Dit verandert er per 1 augustus in de arbeidsvoorwaarden

    Toolbox Arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 19-07-2022

    De Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden geeft werkgevers meer verplichtingen rondom het verstrekken van informatie aan werknemers en beperkt de mogelijkheden om bepaalde bedingen in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Deze toolbox loodst de werkgever langs alle consequenties van de nieuwe wet en biedt veel handvatten om de wijzigingen efficiënt te verwerken. Ook vindt u hier vernieuwde templates voor de verschillende typen arbeidsovereenkomsten.


  • 4

    Gegevens van de werknemer administreren

    Administreren van gegevens van nieuwe werknemer

    Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 07-07-2019

    Welke administratieve verplichtingen heeft u als werknemers in dienst treden? Deze checklist helpt u hierbij.


    Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen

    Toolbox Identificatieplicht Publicatiedatum: 30-03-2021

    Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als uw organisatie aan de identificatieplicht heeft voldaan. In deze toolbox leest u wat daar allemaal bij komt kijken. De werkgever moet bij indiensttreding in elk geval het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemer controleren op geldigheid en echtheid en een kopie ervan in de loonadministratie bewaren. Te veel gegevens bewaren is echter ook weer niet goed: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt paal en perk aan wat de werkgever mag bewaren en hoelang. Bij het verwerken van te veel én te weinig gegevens rondom de identificatieplicht hangen uw organisatie boetes en naheffingen boven het hoofd.


    Gegevens vastleggen voor loonheffingen

    Tool Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 06-08-2019

    Deze tool biedt u een handig formulier om de benodigde gegevens van de werknemer vast te leggen en aangifte loonheffingen te kunnen doen.


    Wat is een inkomstenverhouding?

    Vraag & Antwoord Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 14-07-2022

    Ik las dat voor nieuwe werknemers een inkomstenverhouding moet worden aangemaakt. En bij een wisseling van de hoge naar de lage WW-premie of andersom weer een nieuwe. Wat houdt een inkomstenverhouding precies in?


    Model loonstaat

    Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 04-01-2022

    Deze tool biedt u een loonstaat met alle door de Belastingdienst vereiste componenten.


    Welke gegevens moeten op de loonstrook staan?

    Vraag & Antwoord Loonadministratie Publicatiedatum: 11-06-2020

    De Belastingdienst schrapte uit het Handboek Loonheffingen 2019 een hele lijst met gegevens die op de loonstroken en de jaaropgaaf van werknemers moeten staan. Hoe zit dat?


    Een werknemer in dienst nemen met voordeel

    Tool LKV en (jeugd-)LIV Publicatiedatum: 05-01-2022

    Heeft u medewerkers waar u een tegemoetkoming voor krijgt? Dit stappenplan zet alle acties vóór, tijdens en na indiensttreding op een rij.


    Vaste kostenvergoedingen fiscaal correct regelen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 29-04-2022

    Wilt u onterecht onbelaste kostenvergoedingen voorkomen? Dit stappenplan helpt u hierbij.


    Loonbelastingtabellen

    Tabel | Aangifte loonheffingen | Publicatiedatum: 02-02-2022

    Hoeveel loonbelasting/premie volksverzekeringen uw organisatie in de loonaangifte moet inhouden op het loon van een werknemer, hangt af van diverse variabelen, waaronder het soort loon, het tijdvak en (sinds 2019) het woonland van de werknemer. Op deze pagina  vindt u de meest gebruikte loonbelastingtabellen van 2021 en 2022. De complete lijst met loonbelastingtabellen van 2017 tot en met 2022 is te vinden via een keuzemenu op de site van de Belastingdienst.


  • 5

    Bijzondere administratieve verplichtingen

    Werkzaamheden voor indiensttreding

    Infographic Indiensttreding Publicatiedatum: 13-08-2019

    Als een nieuwe werknemer zijn arbeidsovereenkomst heeft ondertekend en duidelijk is wanneer hij begint, moet een organisatie voor de indiensttreding diverse zaken regelen.


    Privacy bij indiensttreding

    Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 15-08-2019

    Zorg voor privacy bij de indiensttreding van een werknemer. Zet procedures op voor informatiebeveiliging en uw werknemers met deze tool.


    Aftekenlijst eigendommen bij indiensttreding werknemer

    Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 06-08-2019

    Om werknemers goed te laten starten in uw organisatie gebruikt u dit formulier om overzichtelijk de afgifte van middelen weer te geven.


    Arbeidsvoorwaarden meenemen bij wisselen van werkgever

    Verdiepingsartikel Arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 20-06-2022

    Als een werknemer overstapt naar een andere werkgever, neemt hij mogelijk allerlei secundaire arbeidsvoorwaarden mee naar zijn nieuwe werkgever. Daarvoor moeten de oude en de nieuwe werkgever dan wat administratieve handelingen verrichten. Het is afhankelijk van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer wat er precies moet gebeuren en hoeveel werk het is.


    Voorzie uw werknemer van basisinformatie over pensioen

    Tool Pensioen via de werkgever Publicatiedatum: 30-12-2021

    Gebruik deze gesprekshandleiding om een nieuwe werknemer informatie over uw pensioenvoorziening te geven.


    Regels en risico’s van het opvolgend werkgeverschap

    Verdiepingsartikel Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 18-06-2020

    Als een werknemer overstapt naar een nieuwe werkgever, kan er sprake zijn van ‘opvolgend werkgeverschap’. Wat houdt dit begrip precies in? Welke consequenties heeft het voor uw organisatie? En zijn er mogelijkheden om eventuele problemen als gevolg van opvolgend werkgeverschap te voorkomen? In dit artikel vindt u de antwoorden op deze vragen.