De administratie bij nieuwe werknemers in zeven stappen
Als de selectieprocedure is afgerond en een nieuwe werknemer is aangenomen, komt de administratieve molen op gang. Met de werknemer moet worden afgesproken onder welke voorwaarden hij in dienst komt en die moeten tijdig en schriftelijk worden afgestemd.
Voor het opnemen van de werknemer in de salarisadministratie en aangifte loonheffingen gelden ook allerlei administratieve eisen. Deze toolbox geeft u diverse voorbeelddocumenten voor het correct vastleggen van alle arbeidsvoorwaarden en de gegevens voor de loonheffingen. Ook de bijzondere administratieve verplichtingen staan in overzichtelijk op een rijtje. Zo voldoet u eenvoudig aan de verplichtingen die aan de administratie en bewaartermijnen worden gesteld, zonder de regels voor de privacy van de werknemer te overtreden.
-
1
Download de interactieve inhoudsopgave
De administratie bij nieuwe werknemers in zeven stappen
Houd de regels en voorwaarden bij indiensttreding in het vizier
De komst van een nieuwe werknemer zet veel administratieve processen in gang. De werkgever moet van alles over de werknemer weten en voor de werknemer regelen, maar mag daarbij de privacy niet uit het oog verliezen. Deze toolbox loodst werkgevers langs alle administratieve regels en voorwaarden.
Elke titel in de interactieve inhoudsopgave bevat de link naar het betreffende onderdeel op Rendement Online. Deze inhoudsopgave is ook te gebruiken als checklist: u kunt items afvinken als u wilt bijhouden welke onderdelen u heeft afgerond. -
2
Voorwaarden rond indiensttreding
Zo goed mogelijk werkprestatie voorspellen met assessments
Verdiepingsartikel Werving en selectie Publicatiedatum: 05-03-2024
Bij de selectie van potentiële werknemers voor uw organisatie bent u op zoek naar de meest geschikte kandidaat voor de functie. Iemand die zijn taken snel oppikt, zijn functie goed uitvoert, en voor een langere periode in dienst blijft. Het inschatten van de toekomstige werkprestatie is dan ook een belangrijk criterium. Maar hoe doet u dat? Het inzetten van een assessment kan daarbij helpen, maar dan moet u wel weten welke assessments daarvoor de beste keus zijn.
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Infographic Indiensttreding Publicatiedatum: 08-08-2024
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat iemand in het verleden geen strafbaar feit heeft gepleegd dat relevant is voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving.
Aan welke eisen moet een ontbindende voorwaarde voldoen?
Vraag & Antwoord Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 14-08-2024
We willen graag dat iedere werknemer een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) heeft. In afwachting van de VOG willen we de werknemer wel alvast laten werken. Kunnen we dit regelen door een ontbindende voorwaarde op te nemen in de arbeidsovereenkomst? En aan welke eisen moet zo’n ontbindende voorwaarde dan voldoen?
Bewaartermijnen sollicitatie- en personeelsgegevens
Tool Bewaarplicht Publicatiedatum: 06-04-2021
In deze tool vindt u een overzicht aan bewaartermijnen voor sollicitatie- en personeelsgegevens.
-
3
Een arbeidsovereenkomst sluiten
Zo voert u een goed arbeidsvoorwaardengesprek
Tool Arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 29-11-2024
Gebruik deze gesprekshandleiding om een arbeidsvoorwaardengesprek te voeren dat voor uw organisatie en de nieuwe werknemer positief verloopt
Snel aan de slag met de informatieplicht van werkgevers
Toolbox Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 23-09-2024
In artikel 655 van Burgerlijk Wetboek 7 staat welke informatie over de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden u schriftelijk (of elektronisch) aan de werknemer moet verstrekken. Hoewel u in principe vrij bent om een arbeidsovereenkomst mondeling aan te gaan, moet u door artikel 7:655 BW dus ook altijd een aantal gegevens op schrift stellen. In deze toolbox leest u om welke gegevens het precies gaat en vindt u de tools om deze gegevens op een goede en tijdige manier te verstrekken aan uw werknemers.
Snel aan de slag met de juiste arbeidsovereenkomst
Toolbox Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 23-09-2024
De meeste werkgevers maken een keuze tussen een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Maar ook oproepovereenkomsten, uitzendovereenkomsten en payrollovereenkomsten zijn mogelijk. Let erop dat deze overeenkomsten allemaal hun eigen aandachtspunten hebben. Kijk goed wat bij de behoefte van uw organisatie past. Deze toolbox helpt u bij het kiezen van de juiste arbeidsovereenkomst. Ook bevat de toolbox van vrijwel iedere contractsvorm een gedegen, rechtsgeldig voorbeeld dat u kunt aanpassen aan de wensen van uw eigen organisatie. En de rol van de OR passeert de revue.
-
4
Gegevens van de werknemer administreren
Administreren van gegevens van nieuwe werknemer
Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 13-03-2024
Welke administratieve verplichtingen heeft uw organisatie als werknemers in dienst treden? Deze checklist helpt u hierbij.
Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen
Toolbox Indiensttreding Publicatiedatum: 16-12-2024
Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als uw organisatie aan de identificatieplicht heeft voldaan. In deze toolbox leest u wat daar allemaal bij komt kijken. De werkgever moet bij indiensttreding in elk geval het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemer controleren op geldigheid en echtheid en een kopie ervan in de loonadministratie bewaren. Te veel gegevens bewaren is echter ook weer niet goed: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt paal en perk aan wat de werkgever mag bewaren en hoelang. Bij het verwerken van te veel én te weinig gegevens rondom de identificatieplicht hangen uw organisatie boetes en naheffingen boven het hoofd. Deze toolbox loodst u langs alle beren op de weg.
Model gegevens vastleggen voor de loonheffingen
Tool Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 16-02-2024
Deze tool biedt u een handig formulier om de benodigde gegevens van de werknemer vast te leggen en aangifte loonheffingen te kunnen doen.
Mag er een fictief BSN in de aangifte loonheffingen staan?
Vraag & Antwoord Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 25-02-2022
Wij hebben van een werknemer nog geen burgerservicenummer. Kunnen we in de aangifte loonheffingen een fictief nummer gebruiken?
Wat is een inkomstenverhouding?
Vraag & Antwoord Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 20-12-2024
Ik las dat voor nieuwe werknemers een inkomstenverhouding moet worden aangemaakt. En bij een wisseling van de hoge naar de lage WW-premie of andersom weer een nieuwe. Wat houdt een inkomstenverhouding precies in?
Model loonstaat
Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 16-02-2024
Deze tool biedt u een loonstaat met alle door de Belastingdienst vereiste componenten.
Een werknemer in dienst nemen met voordeel
Tool LKV en (jeugd-)LIV Publicatiedatum: 05-01-2022
Heeft u medewerkers waar u een tegemoetkoming voor krijgt? Dit stappenplan zet alle acties vóór, tijdens en na indiensttreding op een rij.
Uitvraag doelgroepstatus nieuwe werknemer
Tool Personeelssubsidies Publicatiedatum: 28-05-2024
Deze brief dient om de doelgroepstatus na twee maanden dienstverband uit te vragen bij een werknemer, voor het LKV of een no-riskpolis.
-
5
De arbeidsvoorwaardelijke administratie regelen
Vaste kostenvergoedingen fiscaal correct regelen
Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 29-04-2022
Wilt u onterecht onbelaste kostenvergoedingen voorkomen? Dit stappenplan helpt u hierbij.
Vakantie en verlof meenemen naar een nieuwe werkgever
Tool Vakantiedagen Publicatiedatum: 12-12-2024
Als een werknemer vertrekt voor een baan bij een andere werkgever, kan hij zijn vakantie- en verlofrechten meenemen naar die werkgever.
Arbeidsvoorwaarden meenemen bij wisselen van werkgever
Verdiepingsartikel Arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 05-08-2024
Als een werknemer overstapt naar een andere werkgever, neemt hij mogelijk allerlei secundaire arbeidsvoorwaarden mee naar zijn nieuwe werkgever. Daarvoor moeten de oude en de nieuwe werkgever dan wat administratieve handelingen verrichten. Het is afhankelijk van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer wat er precies moet gebeuren en hoeveel werk het is.
Hoe kan een nieuwe werkgever een schuld overnemen?
Vraag & Antwoord Loonadministratie Publicatiedatum: 19-12-2024
We willen een nieuwe werknemer aannemen. Hij heeft wel als voorwaarde dat we de schuld die hij bij zijn oude werkgever heeft, overnemen. Hoe kunnen we dat regelen?
Voorzie uw werknemer van basisinformatie over pensioen
Tool Pensioen via de werkgever Publicatiedatum: 30-12-2021
Gebruik deze gesprekshandleiding om een nieuwe werknemer informatie over uw pensioenvoorziening te geven.
-
6
De praktische administratie regelen
Werkzaamheden voor indiensttreding
Infographic Indiensttreding Publicatiedatum: 29-08-2024
Als een nieuwe werknemer zijn arbeidsovereenkomst heeft ondertekend en duidelijk is wanneer hij begint, moet een organisatie voor de indiensttreding diverse zaken regelen.
Startformulier bij binnenkomst van de organisatie
Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 06-08-2019
Dit startformulier is een hulpmiddel om een goed overzicht te creëren van de taken waarmee de werknemer van start gaat in de organisatie.
Toegang bedrijfsgegevens bij indiensttreding regelen
Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 17-03-2023
Zorg dat uw gegevens toegankelijk én veilig zijn bij een nieuwe werknemer.
Aftekenlijst eigendommen bij indiensttreding werknemer
Tool Indiensttreding Publicatiedatum: 06-08-2019
Om werknemers goed te laten starten in uw organisatie gebruikt u dit formulier om overzichtelijk de afgifte van middelen weer te geven.
Aankondiging nieuwe werknemer
Tool Werving en selectie Publicatiedatum: 13-01-2020
Stel uw collega's tijdig op de hoogte van de komst een nieuwe werknemer door middel van deze tool.
-
7
Opvolgend werkgeverschap
Regels en risico’s van het opvolgend werkgeverschap
Verdiepingsartikel Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 31-12-2024
Als een werknemer overstapt naar een nieuwe werkgever, kan er sprake zijn van ‘opvolgend werkgeverschap’. Wat houdt dit begrip precies in? Welke consequenties heeft het voor uw organisatie? En zijn er mogelijkheden om eventuele problemen als gevolg van opvolgend werkgeverschap te voorkomen? In dit artikel vindt u de antwoorden op deze vragen.
Wat zijn de regels bij overname van een uitzendkracht?
Vraag & Antwoord Uitzendkrachten & gedetacheerden Publicatiedatum: 31-12-2024
Via een uitzendbureau hebben we een uitzendkracht ingehuurd. We zijn erg tevreden over deze flexwerker en willen hem graag in dienst nemen. Mogen we een uitzendkracht een vast dienstverband aanbieden? Wat zijn de risico's?
Goede stagiairs voor de organisatie behouden
Tool Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 25-05-2023
Als uw organisatie een stagiair heeft die aan de eisen voldoet, is het slim om deze stagiair na de stage meteen een contract aan te bieden.
Wat als we een stagiair na zijn stage willen houden?
Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 11-08-2023
Wij hebben een stagiair waar we heel blij mee zijn. We willen hem graag aansluitend op zijn stage een arbeidsovereenkomst aanbieden. Moeten we nog ergens rekening mee houden?
-
8
Meer informatie
Opstap personeelszaken
Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)
Tijdens deze eendaagse training Opstap Personeelszaken maakt u kennis met de afdeling personeelszaken. U doorloopt de belangrijkste werkzaamheden van een personeelsfunctionaris: van vacature tot en met uit dienst gaan en natuurlijk alle administratieve verplichtingen die hierbij komen kijken. Daarnaast leert u de basiskennis van de regelgeving toe te passen en hebben bijzondere termen uit het vakgebied na afloop geen geheimen meer voor u.