VERDIEPINGSARTIKEL

Maak optimaal gebruik van uw informatierecht

Goed OR-werk staat en valt bij de informatie die uw OR tot zijn beschikking heeft. Zonder die informatie kunt u niet meepraten, laat staan dat u invloed kunt uitoefenen op belangrijke besluiten.

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) verplicht uw bestuurder dan ook om uw OR van informatie te voorzien. Om welke informatie gaat het, hoe leidt u de stroom informatie in goede banen en waar haalt u die vandaan?


22 september 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Het recht op informatie is voor uw OR de eerste voorwaarde om invloed uit te kunnen oefenen op belangrijke besluiten van uw bestuurder. Dit recht is onder andere vastgelegd in artikel 31 WOR. De wet maakt onderscheid in informatie die uw OR ongevraagd hoort te ontvangen en informatie die u zelf moet opvragen.

OR heeft recht op alle informatie die hij voor zijn taak nodig heeft

In de praktijk blijkt de OR bijna altijd om informatie te moeten vragen. Dat wordt vooral duidelijk als de zittingstermijn verloopt. Uw bestuurder moet de nieuw aangetreden OR dan – zonder dat de OR erom moet vragen – basisinformatie over de organisatie verstrekken. Denk aan de structuur van de organisatie (zoals welke bv’s, statuten, toezichthouders, organigram), maar ook over de financiën (begroting, exploitatieoverzichten, jaarverslagen). Vaak zal de OR echter zelf om die informatie moeten vragen.

Daarnaast heeft uw OR ook een actief informatierecht. Zo heeft uw OR recht op alle informatie die u redelijkerwijs voor uw taak nodig heeft. Over die taak is de WOR ook duidelijk: u vertegenwoordigt de in de onderneming werkzame personen in het overleg met de bestuurder. Kortom: uw OR kan om alle informatie vragen die nodig is om er vervolgens over in overleg te gaan met uw bestuurder.

Tip: bepaal welke informatie uw OR daadwerkelijk nodig heeft en vraag die op. Zo voorkomt u dat u tijd en energie steekt in het verkrijgen van informatie waar uw OR vervolgens niets mee doet.

Tips voor een gestroomlijnde informatiestroom

In feite zijn alle onderwerpen die onder uw instemmingsrecht vallen, zoals opgesomd in artikel 27, lid 1 en lid 7 WOR de moeite van het rapporteren waard, zeker als sprake is van veranderingen op die gebieden. Uw bestuurder mag informatie mondeling aan uw OR verstrekken. Hij moet de informatie echter schriftelijk verstrekken als uw OR daarom vraagt.

 

Het nadeel van mondelinge informatie is dat u die moeilijker kunt delen of archiveren. Spreek daarom met uw bestuurder af dat hij alle informatie schriftelijk aanlevert. Ook is het slim om met uw bestuurder af te spreken dat hij alle informatie naar de (ambtelijk) secretaris stuurt, die het verder doorstuurt en archiveert. Zo houdt u makkelijker overzicht over alle info.

Informatie in kaart brengen

Veel rapportages die uw bestuurder laat opstellen zijn repeterend. Zo verschijnen er elke dag, elke week, elke maand, elk kwartaal en elk jaar rapportages over de productie, de financiële stand van zaken, het ziekteverzuim, of de in- en uitstroom van werknemers. Breng samen met uw bestuurder in kaart welke informatie er beschikbaar is en maak daarvan een schema (zie tabel).

Vermeld daarbij wie verantwoordelijk is voor de informatie, met welke frequentie en op welke data de informatie beschikbaar is en of de informatie voor uw OR is of voor eventuele commissies. Noteer dit ook in de OR-agenda zodat zowel uw OR als de commissie(s) weten wanneer u welke informatie in het eigen overleg of in het overleg met uw bestuurder kunt bespreken. Blijft de informatie uit, vraag deze dan alsnog op. Alleen zo kan uw OR de ontwikkelingen binnen de organisatie goed volgen.

 

  Betreft Opgesteld door Afgesproken frequentie Data Bestemd voor
1. Exploitatie-overzicht Controller 1x per maand Voor de 10e van de maand  Commissie financiën
2. Verzuimcijfers HR 1 x per maandag Op de 8e van de maand  VGWM-commissie
3. Verslag vertrouwenspersoon  Vertrouwens-personen 1x per jaar Voor 3e maand van het jaar Commissie sociaal beleid

 

Informatie halen uit rapportages

Veel van de informatie voor uw OR bestaat uit rapportages. Soms zijn dat de dagkoersen, vaak maandoverzichten of jaarrapportages. Elke rapportage vertelt u iets anders:

  • Dagkoersen: productiecijfers, verwerkte tonnages per dag. Vaak gaat dat in de vorm van een dashboard dat werknemers kunnen inzien. Zo is te zien of ze de streefcijfers voor de productie halen.
  • Weekcijfers: de dagkoersen zijn vaak de basis voor de weekoverzichten. Een vergelijk met voorgaande jaren voor hetzelfde weeknummer is handig. Zo is te volgen of er sprake is van een positieve trend.
  • Maandrapportages: een overzicht per maand van bijvoorbeeld ziekteverzuimcijfers maakt duidelijk hoe de trend op dat gebied zich ontwikkelt. Ook is daardoor een vergelijk mogelijk met eerdere jaren.
  • Kwartaalrapportages: financiële rapportages per kwartaal. Dagelijkse of weekcijfers zijn vaak te bewerkelijk. De rapportages hebben zo hun eigen bijzonderheden. Zo zal te zien zijn dat de omzet iets daalt tijdens de zomerperiode (bijvoorbeeld vanwege de vakanties van werknemers) en piekt aan het eind van het jaar vanwege extra drukte rond de feestdagen.
  • Jaarrapportages: denk aan het financieel jaarverslag, voorzien van het accountantsverslag en de management letter. Het is een weergave van de financiële gang van zaken binnen uw organisatie. 

Rapportages op jaarbasis

Er zijn echter ook nog heel wat andere rapportages op jaarbasis die uw OR veel relevante informatie bieden, denk aan:

  • Verslag van de toezichthouders: doorgaans is dit onderdeel van het jaarverslag van uw organisatie. De raad van commissarissen (RvC) en de raad van toezicht (RvT) vermelden de belangrijkste ontwikkelingen wat betreft de manier van besturen, de gedragscode en het toezicht op organisatie (governance).
  • Het MVO-jaarverslag: elke organisatie met meer dan 500 werknemers is wettelijk verplicht om een MVO-jaarverslag op te stellen (eventueel als onderdeel van het sociaal jaarverslag). Daarin legt de organisatie verantwoording af over wat er is gedaan op het gebied van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Denk ook aan de maatregelen die uw bestuurder treft in het kader van de energietransitie en het Klimaatakkoord. 
  • Het sociaal jaarverslag: een sociaal jaarverslag biedt overzicht van de ontwikkelingen op het gebied van personeelsbeleid, zoals de in- en uitstroom van werknemers, verzuimcijfers en de mogelijke oorzaken daarvan, opleidingsbeleid en -ontwikkelingen en het overzicht van bedrijfsongevallen en bijna-ongevallen.
  • Jaarverslag arbodienst: de arbodienst maakt jaarlijks een verslag van de geleverde diensten aan uw organisatie. Dit is voor uw OR van belang om te kunnen volgen of er second opinions worden aangevraagd of de mate waarin het personeel gebruik maakt van de PAGO of PMO.
  • Jaarverslag klachtencommissie: een geanonimiseerd overzicht van het aantal klachten, de aard van de klachten en de afhandeling daarvan.
  • Jaarverslag vertrouwenspersoon: een geanonimiseerd verslag van het aantal en de aard van de klachten die de vertrouwenspersoon heeft behandeld en de vervolgstappen.
  • Jaaroverzicht exitgesprekken: een geanonimiseerde samenvatting van de exitgesprekken die met vertrekkende werknemers zijn gevoerd. Daarmee krijgt uw OR zicht op de belangrijkste redenen om de organisatie te verlaten en wat er anders zou moeten om werknemers te behouden.

Houd zelf grip op de benodigde informatie

De informatie voor uw OR komt van verschillende bronnen in uw organisatie. De controller, de HR-afdeling, de preventiemedewerker of arbo-coördinator. Ze produceren allemaal overzichten en rapportages. Sommige bestuurders willen grip houden op de informatie die de OR ontvangt. Zij sturen dan pas informatie door als het hun goedkeuring gekregen heeft.

 

Andere bestuurders hebben er geen bezwaar tegen als bijvoorbeeld de HR-afdeling rechtstreeks informatie naar de OR stuurt. Maak een duidelijke afspraak met uw bestuurder over wie de informatie aanlevert en wie u kunt aanspreken als de informatie uitblijft. 

Iedereen die in de organisatie werkt heeft recht op inzage in de RI&E

Tot slot zijn er ook nog incidentele rapportages. Zo stelt Inspectie SZW een rapportage op na een controle in uw organisatie met de bevindingen en eventuele aanbevelingen. Ook uw bestuurder maakt rapportages. Denk aan de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het bijbehorende plan van aanpak.

Elke in uw organisatie werkzame persoon heeft recht op inzage in de RI&E. Dat geldt dus ook voor uw OR. Bovendien heeft uw OR instemmingsrecht als de RI&E wijzigt (artikel 27, lid 1d WOR).