Hoe stellen we de juiste vragen om goede informatie te krijgen?

1 november 2021

Onze ondernemingsraad (OR) loopt regelmatig tegen het probleem aan dat we alleen vage antwoorden krijgen op onze vragen aan de bestuurder. Hierdoor hebben we onvoldoende informatie om mee te kunnen werken. Hoe stellen we de juiste vragen om wel goede informatie te krijgen?

Om uw OR-werk goed te kunnen doen, is het de kunst om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Uw informatierecht helpt u hierbij natuurlijk al een heel eind op weg. Toch wil dat nog niet zeggen dat u dus automatisch altijd de informatie ontvangt die uw OR nodig heeft. De juiste vragen stellen is essentieel in elk gesprek. Bedenk daarom altijd vooraf wat u wilt weten en waarom en wat u met de antwoorden gaat doen. Afhankelijk van het doel formuleert u de vraag. 

Open en gesloten vragen

Globaal kunt u de vragen verdelen in twee groepen: open en gesloten vragen. Een open vraag is een vraag die uw gesprekspartner uitnodigt om veel informatie te geven. Die informatie is voor uw OR belangrijk om goed te kunnen adviseren. Open vragen beginnen vaak met wat, waar, wie, waarmee en hoe (Wat bedoelt u daarmee?). Het voordeel van open vragen is dat u veel informatie krijgt. 

Een ander type vraag is de gesloten vraag. Daar kan de ander alleen een vast antwoord op geven. Dat is vaak ‘ja’ of ‘nee’ (Is de volgende overlegvergadering al gepland?). Gesloten vragen beperken de antwoordmogelijkheden, maar zijn handig als u behoefte heeft aan specifieke informatie of een bevestiging. ‘We kunnen de adviesaanvraag dus volgende week tegemoet zien?’ of ‘Het scholingsbudget is dus akkoord?’. 

Sturende vragen

Vragen stellen heeft nog een andere functie. Door vragen te stellen, neem u de leiding in een gesprek. U bepaalt daarmee het onderwerp van gesprek. U kunt ervoor zorgen dat uw gesprekspartners niet te lang bij hetzelfde onderwerp blijven hangen door een vraag over een nieuw onderwerp te stellen. Dat is dus ook een handig middel voor de OR-voorzitter om lijn in het gesprek te houden en om de agenda te volgen.

Als uw bestuurder vaag blijft over de reorganisatie en u wilt een duidelijk antwoord, kunt u hem door middel van vragen dwingen concreet te zijn (Wat bedoelt u daarmee? of Wordt er wel of niet gereorganiseerd?).

Slechte vragen

Er zijn naast goede vragen ook slechte vragen. Uw eigen idee of mening klinkt bijvoorbeeld door in de vraag waarmee u ook een antwoord suggereert (Vindt u ook niet dat de werkdruk te hoog is?). Zulke vragen kunnen niet alleen leiden tot irritatie bij de ander, maar het kan er ook voor zorgen dat de ander zijn eigen mening niet meer durft te geven, omdat uw vraag een waardeoordeel bevat.

Ook onduidelijke vragen, vragen waar u het antwoord al op weet of meerdere vragen tegelijk stellen, is niet handig. Stelt u meerdere vragen tegelijk, dan is de kans groot dat u alleen antwoord krijgt op de makkelijkste vraag en dat de rest onbeantwoord blijft. U krijgt dus niet de juiste informatie of u ontvangt vage antwoorden waarop u moet doorvragen. 

Waarom-vragen

De vraag die begint met waarom lijkt vaak een goede open vraag, maar is dat eigenlijk niet. De waaromvraag roept meestal een lang en vaag antwoord op (Waarom heeft u die informatie niet gegeven?). Verder is de waarom­vraag vaak geen echte vraag, maar een verwijt of een verkapte vorm van kritiek. Als u uw bestuurder vraagt: ‘Waarom heeft u ons er zo laat bij betrokken?’ bedoelt u waarschijnlijk: ‘U heeft ons er te laat bij betrokken!’. Tot slot komt de waaromvraag vaak over alsof u de ander tot de verantwoording roept. Dat creëert een sfeer die niet helpt om veel informatie op tafel te krijgen. Gebruik daarom liever een alternatief. Vraag bijvoorbeeld: Wat hield u tegen om ons deze informatie eerder te verstrekken?

Deze Vraag & Antwoord is geschreven door Wanne van den Bijllaardt, opleidingsmanager bij OR Academy, e-mail: w.vandenbijllaardt@deacademy.nl, www.or-academy.nl