VERDIEPINGSARTIKEL

OR kan bestuurder concrete voorstellen doen

De wetgever beschouwt uw OR en uw bestuurder duidelijk als gelijkwaardige overlegpartners. Zo stelt de Wet op de ondernemingsraden (WOR) dat zowel uw bestuurder als uw OR agendapunten voor het overleg kunnen aandragen.

Bovendien kunt u buiten dat overleg om concrete voorstellen doen aan uw bestuurder op basis van uw initiatiefrecht. Uw invloed reikt daarmee dus verder dan alleen tot de zaken die bijvoorbeeld onder uw advies- en instemmingsrecht vallen!


16 november 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online.


Hoewel zowel uw bestuurder als uw OR volop keuze heeft in de invulling van de agenda voor de overlegvergadering, is de gemiddelde overlegagenda gevuld met agendapunten die de bestuurder heeft aangedragen. Vaak zijn dit de belangrijke voorgenomen besluiten die hij aan uw OR moet voorleggen voor advies of instemming.

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) geeft uw OR echter de optie om ook zélf voorstellen te doen en met uw bestuurder te bespreken tijdens de overlegvergadering. Zo zet uw OR dus onderwerpen op de agenda die uw OR belangrijk vindt. Ook kunt u op die manier invloed uitoefenen op zaken die niet onder uw advies- of instemmingsrecht vallen.

OR mag bestuurder ook tijdens vergadering voorstel doen

De wet regelt in artikel 23, lid 2 WOR dat ook de OR bevoegd is om voorstellen te doen die de aangelegenheden van de organisatie in al haar doelstellingen aangaan. U kunt mondelinge voorstellen ter plekke tijdens de vergadering doen. Zo kan uw OR bijvoorbeeld voorstellen om aan de werkgroep die de thuiswerkregeling opstelt een OR-lid toe te voegen.

Over zo’n voorstel kan uw bestuurder ter plekke een besluit nemen. Dit besluit legt u vervolgens schriftelijk vast door het op te nemen in de notulen van de overlegvergadering. Meestal zal uw OR eerst intern willen overleggen over de voorstellen die u uw bestuurder wil doen om het voorstel pas daarna aan uw bestuurder voor te leggen tijdens de vergadering.

Komt er tijdens het overleg een voorstel ter sprake dat u eerst intern wilt overleggen, dan kunt u de vergadering eventueel ook schorsen, zodat u het voorstel kunt bespreken.

Het gaat niet alleen om wát uw OR voorstelt, maar ook waaróm

Bestuurder moet initiatiefvoorstel met OR bespreken

De voorstellen die wat meer voeten in de aarde hebben, kosten wat meer tijd en moeite. U moet zo’n initiatiefvoorstel namelijk schriftelijk indienen én voorzien van een motivatie. Het gaat dus niet alleen om wát uw OR voorstelt, maar ook waaróm u het initiatief neemt.

Zo’n initiatiefvoorstel gaat dus in eerste instantie buiten de overlegvergadering om, maar uw bestuurder is vervolgens wel verplicht om uw voorstel minimaal één keer met uw OR te bespreken tijdens een overlegvergadering. 

Initiatiefrecht geeft OR veel ruimte voor invloed

Het initiatiefrecht biedt uw OR de mogelijkheid om ook invloed uit te oefenen op zaken die niet ‘automatisch’ op uw bordje landen omdat uw bestuurder uw OR daarbij om advies- of instemming moet vragen (artikel 25 en 27 WOR). Denk daarbij aan zaken zoals:

  • Eerdere besluiten van uw bestuurder waarvan de uitvoering achteraf gezien beter hadden gekund, bijvoorbeeld naar aanleiding van gesprekken met uw achterban.
    • Onderwerpen die te maken hebben met de zorgtaken van uw OR (artikel 28 WOR), zoals:
      de toepassing en invulling van de  arbeidsvoorwaarden en werkroosters in uw organisatie;
    • de naleving van de regels voor de arbeidsomstandigheden;
    • het bevorderen van de autonomie van werknemers door de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen en hun werkoverleg te bevorderen;
    • het tegengaan van discriminatie in welke vorm dan ook en het bevorderen van gelijke behandeling van met name mannen en vrouwen;
    • het inschakelen van arbeidsbeperkten (Participatie­wet en de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten) en minderheden.
  • Onderwerpen op het gebied van duurzaamheid, klimaat en energietransitie.
Invloed op zaken die niet vanzelf op uw OR-bordje terechtkomen

OR kan voor allerlei onderwerpen verbetervoorstellen indienen

Veel onderwerpen op het gebied van personeelsbeleid vallen onder uw instemmingsrecht of adviesrecht. U kunt echter ook op die gebieden voorstellen doen op basis van uw initiatiefrecht, bijvoorbeeld ter verbetering van: 

  • het opleidingsbeleid;
  • het levensfasebewust personeelsbeleid;
  • de klachtenregeling of de regeling vertrouwenspersoon;
  • de personeelsbeoordeling en bevordering;
  • de pensioenregeling;
  • de bescherming van persoonsgegevens van werknemers en daarmee ook hun privacy;
  • de werving en selectie van werknemers;
  • het behoud van werknemers;
  • de bedrijfsfitness of een fiets van de zaak;
  • de autoleaseregeling.

Initiatiefvoorstel stapsgewijs vormgeven

Een initiatiefvoorstel kunt u het beste stapsgewijs vormgeven:

  • De eerste stap is het idee. Dat hoeft nog niet uitgewerkt te zijn, maar moet wel relevant zijn voor uw organisatie en achterban. Maak op basis daarvan een eerste inschatting of het idee een kans van slagen heeft.
  • De tweede stap is peilen of het idee in goede aarde valt bij uw bestuurder. Het is immers efficiënter als u werkt aan een voorstel dat kans van slagen heeft. Geeft uw bestuurder bijvoorbeeld aan dat er geen geld voor is of dat het écht geen prioriteit heeft, dan moet u zich afvragen of het uw tijd en moeite waard is op dit moment.
    • Benoem het doel dat uw OR met het voorstel voor ogen heeft én hoe dit aansluit bij de doelstellingen van uw bestuurder. Dat vergroot de kans dat uw bestuurder uw ongevraagde advies opvolgt.
    • Maak inzichtelijk welke voordelen uw voorstel uw organisatie en uw achterban biedt. Gebruik voor uw motivatie en onderbouwing zakelijke argumenten en laat emoties en sentiment achterwege. Geef daarbij niet alleen aan wat het voorstel gaat kosten, maar ook wat uw bestuurder ermee kan besparen.
    • Geef aan wat uw OR eventueel zelf kan bijdragen bij invoering van het voorstel, zoals het verstrekken van informatie aan de achterban, bijvoorbeeld via uw OR-nieuwsbrief.
    • Maak het uw bestuurder zo makkelijk mogelijk om een besluit te nemen en wees dus zo concreet mogelijk. Sluit uw voorstel bijvoorbeeld af met ‘de OR stelt voor om het volgende besluit te nemen…’.
  • Kondig het voorstel aan, bijvoorbeeld tijdens het agendaoverleg met uw bestuurder. Zo komt uw voorstel niet als een complete verrassing voor uw bestuurder en is de kans op een positieve reactie groter.
  • Stuur uw bestuurder uw voorstel met onderbouwing tijdig toe. Zo kan hij zich voorbereiden op het overleg met uw OR.
  • Agendeer uw voorstel voor de overlegvergadering en denk na over de manier waarop u het wilt presenteren. Geeft u bijvoorbeeld alleen een korte mondelinge toelichting of pakt u uit met een PowerPoint-presentatie, waarbij u uw bestuurder bijvoorbeeld van nog wat extra achtergrondinformatie voorziet?

Goede voorbereiding van presentatie initiatiefvoorstel

Ook de overlegvergadering waarin u uw initiatiefvoorstel presenteert en bespreekt met uw bestuurder vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de volgende zaken:

  • Stem voor de overlegvergadering onderling af wie het woord voert over het voorstel (benoem ook een reservewoordvoerder).
  • Zorg dat een eventuele PowerPoint-presentatie gemaakt is en regel ook de technische benodigdheden zoals een beamer, een scherm of een flip-over.
  • Denk ook vooraf na over de tegenargumenten die uw bestuurder kan opwerpen, hoe u zijn bezwaren kunt wegnemen of welke alternatieven er zijn die uw OR ook acceptabel vindt.
Leg afspraken altijd schriftelijk vast

Een vergadering schorsen voor tussentijds overleg

Leidt het bespreken van uw initiatiefvoorstel tijdens de overlegvergadering tot nogal wat vragen of discussie, benut dan eventueel de mogelijkheid om de vergadering even te schorsen. Zo kunt u even op adem komen en onderling overleggen over eventuele tegenargumenten of alternatieven die u wilt voorstellen.

Zorg ervoor dat de reactie van uw bestuurder en eventuele concrete afspraken in de notulen en de actielijst van de overlegvergadering komen, zodat deze schriftelijk zijn vastgelegd.

Bestuurder moet OR goede onderbouwing geven voor zijn besluit

Nadat u uw initiatiefvoorstel heeft besproken moet uw bestuurder uw OR zo snel mogelijk schriftelijk én onderbouwd informeren over zijn besluit. Besluit hij met uw voorstel aan de slag te gaan, dan kunt u samen concrete afspraken gaan maken over de uitvoering, voortgang en de evaluatie van de plannen.

Neemt hij uw ongevraagde advies niet over, verdiep u dan goed in de redenen dat uw bestuurder uw advies naast zich neerlegt. Misschien kunt u hem tegemoetkomen door uw voorstel op enkele punten aan te passen en volgt hij u advies dan wél op. Lukt dat niet, dan kunt u uw initiatiefvoorstel formeel intrekken en aanhouden tot een geschikter moment om het dan eventueel opnieuw in te dienen bij uw bestuurder.

De Bedrijfscommissie van de SER laten bemiddelen of naar de kantonrechter stappen is bij een afwijzing van een initiatiefvoorstel geen optie. Dat kan alleen als de procedure niet correct verliep, bijvoorbeeld omdat de onderbouwing voor het besluit van uw bestuurder ontbreekt.