De kosten die een organisatie maakt voor ICT zijn heel divers en bestaan uit vele componenten. Er is hardware in bezit, er zijn contracten met externe software leveranciers en onderhoudsbedrijven en bovendien heeft elke afdeling wel iets met ICT te maken. Een belangrijke vraag is of de ICT binnen de organisatie gezien wordt als een cost center of profit center. Wat is het verschil?
Om de ICT-kosten van een organisatie te analyseren, moet eerst duidelijk zijn wat de toegevoegde waarde is van de ICT-diensten en wat de kosten hiervan zijn. Juist omdat ICT zo complex is en een rode draad door heel de organisatie is, waardoor de indirecte kosten oplopen, is als kostenberekening de activity based costing-methode (ABC) het beste. Deze methode wordt vaak gerelateerd aan complexiteit: als de complexiteit toeneemt, nemen de kosten toe. Bij de ABC-methode ligt de focus dus niet op de kosten per product maar op de kosten van processen, zoals het geval is bij ICT. Met de ABC-methode zijn de kostprijzen van de activiteiten binnen de onderneming te berekenen en te vergelijken met externe partijen. Op basis hiervan ontstaat een beter beeld van de manier waarop de ICT geregeld is binnen een organisatie.
Wordt de wijze waarop ICT geïmplementeerd is binnen een organisatie gezien als een cost center, dan draagt de ICT-afdeling zelf de verantwoordelijkheid voor het beperken van de kosten en zal de focus liggen op kostenoptimalisaties. Een nadeel van deze insteek is dat de ICT-afdeling minder geprikkeld wordt om te innoveren (e-learning) en dat is juist iets wat bij deze afdeling noodzakelijk is.
Als de ICT-afdeling gezien wordt als een profit center heeft deze zowel de verantwoordelijkheid voor de te realiseren omzet (tool) als voor het beperken van de kosten. Dit levert binnen een organisatie zeer gemotiveerde medewerkers op. Zij willen namelijk hun afdeling en zichzelf ‘in de markt zetten’: bewijzen dat zij tegen lage kosten goed werk leveren en voorkomen dat externe partijen hun interne taken overnemen. De keuze voor een ICT-afdeling als profit center zou in principe inhouden dat er meer en betere waar wordt geleverd voor minder geld in vergelijking met andere, externe aanbieders. Een nadeel is zeker bij ICT als profit center dat deze interne afdelingen binnen een organisatie vaak te klein.