Vóór 1 april 2023 moeten werkgevers aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) doorgeven hoeveel uren zij in 2022 aan speur- en ontwikkelingswerk (S&O) hebben besteed. Het doorgeven van deze uren is verplicht voor alle organisaties die voor deze periode een S&O-verklaring hebben.
Met de aftrek speur- en ontwikkelingswerk hebben organisaties door de fiscale regeling van de Wet bevordering speur- en ontwikkelingswerk (WBSO) recht op afdrachtvermindering S&O. Hiervoor moet de werkgever een S&O-verklaring hebben ontvangen en voldoen aan een administratieplicht. Zo moet hij het aantal gewerkte uren, kosten en uitgaven voor speur- en ontwikkelingswerk uiterlijk binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar doorgeven via de website RVO.nl. Voor de werkgever is 1 april dus een harde deadline.
In 2022 was de afdrachtvermindering 32% van de loonkosten en de overige kosten en uitgaven voor speur- en ontwikkelingswerk tot een bedrag van € 350.000. Over het meerdere was de afdrachtvermindering 16%. Voor starters was de afdrachtvermindering S&O in 2022 40% van de loonkosten en de overige kosten en uitgaven voor speur- en ontwikkelingswerk tot een bedrag van € 350.000. Ook voor hen was de afdrachtvermindering 16% over het meerdere.
Ook als een werkgever minder uren besteedde aan speur- en ontwikkelingswerk dan het aantal uren dat in de S&O-verklaring staat, moet hij deze uren doorgeven. RVO.nl stuurt dan een correctie-S&O-verklaring met één correctiebedrag voor alle S&O-verklaringen van het kalenderjaar. De werkgever moet dit bedrag als negatieve afdrachtvermindering van de correctie opnemen in de aangifte loonheffingen over het tijdvak waarin de correctieverklaring is afgegeven, of in de aangifte loonheffingen over het daaropvolgende tijdvak (infographic). De werkgever dient dus geen correctie in over de al verstreken aangiftetijdvakken waarop de correctie-S&O?verklaring betrekking heeft.
Een werkgever die van tevoren voor de optie 'forfait' heeft gekozen, kan de werkelijk gemaakte kosten en uitgaven niet doorgeven. Het forfaitaire bedrag geldt dan voor alle aanvragen in één kalenderjaar. Zelfstandigen kunnen één of meer aanvragen per jaar indienen en meerdere S&O-verklaringen ontvangen. Pas wanneer de RVO in totaal meer dan 500 gemaakte uren aan speur- en ontwikkelingswerk toekent, krijgt de zelfstandige een S&O-verklaring met daarin de voor hem geldende aftrek S&O.