VERDIEPINGSARTIKEL

Automatisering van de kantooromgeving

Automatisering neemt een vlucht tijdens de coronapandemie. Het vele thuiswerken vraagt bij menig advieskantoor om een digitaliseringsslag.

Heeft u een klein accountants- of administratiekantoor en wilt u meer digitaal gaan werken, verdiep u dan in de verschillende mogelijkheden die u voorhanden heeft. Vergeet daarbij niet om goed te kijken naar de veiligheid.


1 september 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Heeft u een klein advieskantoor dat nog maar mondjesmaat gebruikmaakt van digitale mogelijkheden, dan ziet u soms door de bomen het bos niet meer. Er zijn legio mogelijkheden, maar niet elke digitale ontwikkeling is op uw administratie- of accountantskantoor van toepassing.

Denk daarom goed na voordat u begint aan uw digitale avontuur. Waar moet u zoal op letten bij het inrichten van uw digitale kantooromgeving?

Geheel of gedeeltelijk onljne gaan

U kunt ervoor kiezen om helemaal online te gaan werken of slechts gedeeltelijk. In het laatste geval zullen wat de interne automatisering betreft verschillende computers met elkaar verbonden worden, bijvoorbeeld via een server.

Uit veiligheidsoverwegingen is het aan te raden om het aantal verbindingen te beperken. Het is ook niet verstandig om uw externe ICT-partij, mocht u die hebben, volledig toegang te geven tot uw netwerk.

Uiteraard moet u van tevoren hierover goede afspraken maken. Bij vraagstukken die op afstand kunnen worden opgelost, kunt u de ICT-partij tijdelijk toegang verlenen via een beveiligde verbinding. Uiteraard is het daarbij van belang dat u zelf kunt meekijken.

Inloggen op afstand

Zeker tijdens de coronacrisis is gebleken dat de mogelijkheid van het werken op afstand geen overbodige luxe is. Het is daarom aan te raden om uw werknemers de mogelijkheid te bieden om op afstand te kunnen inloggen.

Voor de veiligheid is het handig dat dit gebeurt via tweefactorauthenticatie. Daarbij vult de gebruiker zijn gebruikersnaam en wachtwoord in, gevolgd door een code die hij per sms of e-mail ontvangt of via een token.

Overgrote deel van werknemers wil hybride werken

Uit een peiling van vakbond FNV onder 5.300 leden uit de financiële sector, de zakelijke dienstverlening en (gemeentelijke) overheden blijkt dat slechts 10% weer fulltime naar kantoor wil.

Het overgrote deel (70%) van werknemers wil het liefst hybride werken (dus deels op kantoor en deels vanuit huis) en 20% wil alleen nog maar thuiswerken. De FNV-leden kijken positiever naar het thuiswerken dan vorig jaar. Dit jaar geeft 78% aan thuiswerken prettig te vinden, vorig jaar was dat 66%.

 

Recht op thuiswerken

Ook geeft 30% aan geen of te weinig zeggenschap te ervaren in waar het werk plaatsvindt. Maar liefst 63% vindt dat er een wettelijk recht moet komen op thuiswerken, zodat werknemers meer inspraak hebben.

Veilig e-mailen

Kijk ook goed naar de manier waarop u e-mail gebruikt. U zult in de praktijk regelmatig privacygevoelige documenten mailen naar uw klanten. Denk bijvoorbeeld aan de aangifte, de latest estimate of de jaarrekening. Let er op dat dit op een veilige manier gebeurt, want als deze documenten in de handen komen van criminelen doordat uw account wordt gehackt, heeft u een groot probleem.

Bent u bijvoorbeeld van plan om een ondertekende accountantsverklaring te mailen naar uw klant, dan is het aan te raden om het document op zijn minst te beveiligen met een wachtwoord. Dit unieke wachtwoord stuurt u via een ander kanaal naar uw klant. Het wordt de cybercrimineel dan vele malen moeilijker gemaakt.

Versleutelde berichten

Voor het verzenden van privacygevoelige informatie kunt u ook gebruikmaken van een beveiligde e-mailverbinding. Daarbij worden berichten versleuteld verzonden naar een specifieke ontvanger. Het versleutelen (encrypten) en ontsleutelen (decrypten) van e-mail kan gewoon in Microsoft Office. Alleen de ontvanger kan het bericht ontsleutelen en lezen.

Voor uw klant scheelt een klantenportaal een heleboel administratie

Klantenportaal opzetten

Een andere handige en veilige manier van communiceren met klanten is via een klantenportaal. Een voordeel van een klantenportaal is dat alle documenten op één plek te vinden zijn. Klanten hoeven niet in oude e-mails te zoeken naar bijvoorbeeld een bepaalde factuur.

Voor uw klant scheelt het ook een heleboel administratie. Een klant kan ook overal inloggen op het portaal. Sommige bestanden, zoals de jaarrekening of de aangifte, kan de klant via het portaal goedkeuren, zodat deze naar de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel kunnen worden verstuurd. De portaalleverancier zorgt voor een optimale beveiliging van het portaal.

Het is ook mogelijk om aan het klantenportaal verschillende cloudapplicaties te koppelen. Voordat u overstapt op het werken met een klantenportaal is het goed om van te voren te bepalen of het de investering waard is en, zo ja, welke onderdelen u allemaal nodig heeft voor de werkprocessen van uw kantoor. Neem daarbij ook een eventuele groei van uw kantoor mee.

De website van uw kantoor

Wellicht ten overvloede: het is van belang dat uw kantoor een goede website heeft. Uiteraard moet u daarop alle relevante informatie van uw praktijk vermelden, zoals producten, diensten, locatie- en contactgegevens. Daarnaast moet u ook een moderne huisstijl hebben die past bij deze tijd. Maakt u dagelijks gebruik van social mediakanalen, vermeld deze dan ook op uw website.

Voor velen is een onbeveiligde website onprofessioneel

Beveilig de website met https

Zorg er ook voor dat uw website goed beveiligd is. Een beveiligde website is te herkennen in de adresregel. Die begint met https://. Ook zit er een slotje in de adresregel. Een onbeveiligde website begint nog steeds met http://.

Wanneer u via een beveiligde website gegevens uitwisselt zijn deze versleuteld. Voor het versleutelen van een website moet u een SSL-certificaat installeren. Heeft u geen beveiligde website, dan loopt u mogelijk potentiële klanten mis. Voor velen is een onbeveiligde website onprofessioneel.

Bank komt met tips voor accountantskantoren

In de onlangs verschenen ‘Thema-update Accountancy’ komt ING met een aantal tips voor accountantskantoren. Een van de tips is dat kantoren routinematige werkzaamheden zoveel mogelijk zouden moeten digitaliseren.

 

Concurrentiepositie

De bank geeft aan dat digitalisering de efficiëntie, de kwaliteit en de concurrentiepositie van accountantskantoren verbetert. Daardoor komt voor accountants ook meer tijd vrij om klanten te adviseren.

ING raadt ondernemingen ook aan om een strategische koers uit te zetten. Daarbij moet het kantoor ook een duidelijke keuze maken, bijvoorbeeld voor schaalvergroting door fusies en overnames of door specialisatie. Een kantoor kan zich bijvoorbeeld richten op een sector of een bepaalde dienst. ING geeft ook aan dat kantoren data-analyse kunnen inzetten om interne processen verder te optimaliseren.

Cloud computing

Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om helemaal over te stappen op cloud computing. Al uw ICT-toepassingen gaan dan via internet. Dat scheelt u in ieder geval een heleboel opslagcapaciteit. Voor kleinere kantoren kunnen daar veel voordelen aan zitten. Zo is de dienst overal toegankelijk en kunt u overal en op elk tijdstip online toegang krijgen tot de applicatie.

Voordelen van clouddiensten

Cloud computing is ook goedkoper en zeker voor kleinere kantoren klinkt dat als muziek in de oren. U betaalt namelijk alleen voor het gebruik en u hoeft geen extra investering te doen in hard- en software. Er zijn ook geen investeringen nodig voor het beheer, het onderhoud en de beveiliging van de clouddienst. Die zaken liggen bij de aanbieder.

Gaat uw kantoor groeien of nieuwe diensten aan het huidige pakket toevoegen, dan kunnen de clouddiensten naar behoefte opgeschaald worden. De aanbieder van de clouddienst zorgt ook voor de opslag, evenals de continuïteitsmaatregelen. Dat scheelt u een heleboel regelwerk.

Een ander mooi voordeel van clouddiensten is dat er een heleboel aanbieders zijn op de markt. Er is dus keuze genoeg voor dat wat u zoekt, in allerlei prijsklassen.

Kijk ook goed naar bedrijfszekerheid van de leverancier

Aandachtspunten

Ook bij clouddiensten moet u waakzaam zijn. Bekijk of de clouddienst voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en of u dit kunt aantonen. Ook is het goed om per aanbieder te bekijken of u de data kunt meenemen als u besluit om over te stappen naar een andere leverancier.

Kijk ook goed naar bedrijfszekerheid. Stel dat een leverancier failliet gaat, wat zijn dan de consequenties voor uw bedrijfsvoering? Dat geldt ook voor het uitvallen van de desbetreffende dienst. U wilt natuurlijk dat u en uw klanten daar in de praktijk weinig van merken.

Ook is het mooi als maatwerk tot de mogelijkheden behoort. Sluit het pakket naadloos aan op de eisen van het kantoor? Een groot pakket waarvan u maar een paar functionaliteiten gebruikt is namelijk zonde van uw investering.