In bepaalde gevallen moet de werkgever zijn voorgenomen besluiten eerst voorleggen aan de ondernemingsraad (OR), voordat hij de plannen kan uitvoeren. Zo heeft de OR onder meer instemmingsrecht bij het kiezen van of overstappen naar een (andere) arbodienst.
Volgens artikel 27, lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de OR instemmingsrecht bij wijzigingen in het beleid die betrekking hebben op de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid. Dit betekent dus dat de OR een belangrijke rol speelt als de werkgever een nieuw contract wil afsluiten met een arbodienst. De OR heeft namelijk het recht om mee te beslissen over de keuze van een andere dienstverlener.
Daarnaast heeft de OR niet alleen zeggenschap over de keuze van een arbodienst, maar ook over de inhoud van het contract met de gekozen partij. Welke diensten vallen er bijvoorbeeld onder de overeenkomst en voor welk bedrag? Het instemmingsrecht van de OR geldt ook als de werkgever het bestaande contract met de huidige arbodienst wil verlengen. Attendeer de werkgever er dus op dat hij de OR tijdig moet betrekken bij de plannen én goed moet informeren.
Met name het tijdig informeren en betrekken van de OR is van belang. Zo'n instemnmingstraject gaat namelijk niet over één nacht ijs. De werkgever moet een instemmingsverzoek schriftelijk indienen bij de OR (tool). Daarbij moet hij aangeven wat de regeling inhoudt, waarom hij die wil invoeren, wijzigen of afschaffen en wat daarvan concreet de gevolgen zijn voor de werknemers. Verder is het van belang dat de werkgever de OR in de gelegenheid stelt de aanvraag te beoordelen, om te overleggen en om eventueel ook advies in te winnen van (externe) adviseurs (artikel 16 WOR). Nadat de OR het instemmingsverzoek heeft getoetst (tool), de werkgever eventuele vragen van de OR heeft beantwoord en de OR desgewenst heeft overlegd met de achterban, vindt tenminste eenmaal een verplichte overlegvergadering met de werkgever plaats. Daarna is het aan de OR om de bestuurder schriftelijk en onderbouwd te informeren over het besluit van de OR (tool). Als de OR niet instemt, kan de werkgever zijn besluit niet uitvoeren. Dat kan dan alleen als hij vervangende toestemming krijgt van de kantonrechter (artikel 27, lid 4 WOR).