VERDIEPINGSARTIKEL
Tips om uw instemmingsrecht kracht bij te zetten
Uw instemmingsrecht biedt uw OR een uitgelezen kans om invloed uit te oefenen op het beleid van uw organisatie. Die invloed heeft u niet alleen bij het instellen van een nieuwe regeling, maar ook bij het wijzigen en beëindigen van een bestaande regeling. De verplichting voor uw bestuurder om uw OR om instemming te vragen, is vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden. Tips om uw instemmingsrecht kracht bij te zetten.
Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) kent uw OR één van de bijzondere bevoegdheden toe. In dit geval een heel krachtige, omdat uw OR daadwerkelijk besluiten van uw bestuurder kan tegenhouden door er niet mee in te stemmen. Dat vraagt om een zorgvuldig overwogen besluit van uw OR als resultaat van een nauwkeurige werkwijze.
Stel u tijdig op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen
Om een onderbouwd oordeel te kunnen vellen over een instemmingsaanvraag, is het van belang dat uw OR goed op de hoogte is van de ontwikkelingen rond het voorgenomen besluit. Uw OR moet daarom vroegtijdig betrokken zijn bij de plannen. Het zogenoemde artikel 24-overleg komt hierbij van pas.
Artikel 24 WOR regelt dat uw bestuurder minimaal twee maal per jaar met uw OR de algemene gang van zaken binnen de organisatie moet bespreken en een vooruitblik moet geven op advies- en instemmingsplichtige onderwerpen.
Als uw bestuurder zich hieraan houdt, kan uw OR zich tijdig voorbereiden op een instemmingsverzoek. Niet alleen door zelf na te denken over inhoud van de gewenste regeling, maar ook door al bij de planvorming betrokken te zijn. Denk aan de deelname aan een werkgroep die zich met het ontwerp van de regeling gaat bezighouden.
Vraag om een officiële instemmingsaanvraag
Dat een OR-lid in zo’n werkgroep heeft plaatsgenomen, is geen reden om vervolgens geen instemmingsverzoek in te dienen. Spreek dus duidelijk met uw bestuurder af dat hij uw OR een officiële instemmingaanvraag stuurt voor het uiteindelijke voorgenomen besluit.
Maak de vooruitblik over advies- en instemmingsplichtige onderwerpen een vast onderdeel van elke overlegvergadering. Zo komt uw OR niet voor verrassingen te staan.
Check of u instemmingsrecht heeft
Artikel 27 lid 1e en 7e WOR bevat een limitatieve opsomming van regelingen voor groepen werknemers waarbij uw OR instemmingsrecht heeft. Het kan gaan om regelingen voor één groep werknemers, maar ook voor meerdere groepen of het gehele personeel. Ga er in de praktijk van uit dat er sprake is van één groep als er twee of meer werknemers in het geding zijn.
Zo zal uw bestuurder het installeren van een gps-tracker in de auto’s van twee buitendienstmedewerkers voor instemming aan uw OR moeten voorleggen. Er is in dit geval immers sprake van een voorziening die geschikt is voor de controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de betreffende werknemers (artikel 27, lid 1l WOR).
Er gelden twee belangrijke beperkingen voor uw instemmingsrecht. De genoemde opsomming in artikel 27 WOR is limitatief. Dat betekent dat uw instemmingsrecht alleen op déze regelingen van toepassing is. Regelingen die niet opgenomen zijn in dit artikel, zoals een reiskostenregeling of een leaseautoregeling, vallen dus niet onder uw instemmingsrecht.
Daarop zijn twee uitzonderingen mogelijk:
- Het instemmingsrecht is wél van toepassing op niet opgesomde regelingen als de cao dat verplicht stelt of als uw OR een ondernemingsovereenkomst met uw bestuurder is overeengekomen (artikel 32 WOR).
- De instemmingsplichtige onderwerpen zijn inhoudelijk al geregeld in de cao. In dat geval vervalt uw instemmingsrecht voor zover de cao het onderwerp regelt. Voorbeelden zijn cao’s waarin verplicht moet worden aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds of een cao waarin het belonings- en functiewaarderingssysteem inhoudelijk geregeld is. Omdat de regelingen onderdeel uitmaken van de cao, maken de (vak)bonden en werkgevers daarover afspraken en heeft ook uw bestuurder geen invloed op deze besluiten en uw OR geen instemmingsrecht. Dat recht is ook niet van toepassing als uw bestuurder de primaire voorwaarden zelf opstelt en de vakbonden er niet bij betrokken zijn.
Instemming op het personeelshandboek
In veel organisaties zijn de personeelsregelingen gebundeld in een personeelshandboek (digitaal of op papier). Uw OR heeft alléén instemmingsrecht op de vaststelling, wijziging of intrekking van de regelingen die artikel 27 WOR opsomt.
U kunt wel het gehele handboek onder uw instemmingsrecht onderbrengen door dit vast te leggen in een ondernemingsovereenkomst met uw bestuurder (artikel 32 WOR). Met zo’n afspraak voorkomt u getouwtrek over het wel of niet om instemming moeten vragen voor regelingen in het handboek.
Doorloop de juiste procedure
Uw bestuurder moet een instemmingsverzoek schriftelijk aan u voorleggen. Het verzoek moet uit de volgende wettelijke onderdelen bestaan:
- de regeling;
- de motieven om de regeling in te voeren, te wijzigen of in te trekken;
- de gevolgen die de regeling voor uw achterban heeft.
Er gelden geen wettelijke termijnen waarbinnen u het verzoek moet behandelen en met een besluit moet komen. De WOR stelt dat de OR in redelijkheid tot instemming moet kunnen komen. Dat betekent dat uw OR voldoende tijd moet hebben voor onderling overleg en achterbanraadpleging om de juiste informatie te verzamelen en voor overleg met uw bestuurder.
U kunt pas tot instemming overgaan nadat het instemmingsverzoek ten minste één keer tijdens een overlegvergadering met uw bestuurder is besproken.
Roep tijdig de nietigheid in
Als uw bestuurder een regeling invoert, wijzigt of intrekt zónder uw instemming, kunt u de nietigheid van het besluit schriftelijk inroepen. Uw bestuurder moet dan ogenblikkelijk stoppen met de uitvoering van het besluit.
Er geldt een termijn van één maand voor het inroepen van nietigheid. Die termijn gaat in vanaf de datum dat uw bestuurder uw OR heeft geïnformeerd over het genomen besluit of vanaf de datum dat uw OR aan de weet is gekomen dat uw bestuurder het besluit uitvoert.
Onderbouw uw besluit goed
Uw OR kan met een voorgenomen besluit óf wel instemmen óf niet (voorzien van een onderbouwing en motivatie). Een tussenvorm, zoals instemmen onder voorwaarden, bestaat niet. Zijn er wat uw OR betreft mitsen en maren, ga hierover dan in overleg met uw bestuurder en maak concrete afspraken die uw bezwaren wegnemen. Maak uw bestuurder duidelijk dat uw instemming daarvan afhangt. Met deze aanpak kunt u dus flink wat invloed uitoefenen.
Stemt uw OR niet in, dan kan uw bestuurder vervangende toestemming aan de kantonrechter vragen. De rechter zal deze geven als uw OR onredelijk is geweest of als er sprake is van aantoonbaar zwaarwegende bedrijfseconomische belangen. Zorg er dus voor dat u uw besluit over de instemmingsaanvraag altijd goed onderbouwt!
Let goed op bij een pilot
Vaak wil een bestuurder testen of een plan in de praktijk uitpakt zoals beoogd. Dat kan met een pilot waarbij bijvoorbeeld slechts een deel van de werknemers het plan toepast.
Let op! Oók bij een pilot kan uw instemmingsrecht gelden! Dat is het geval als er sprake is van onomkeerbare gevolgen of als er grote personele gevolgen voortvloeien uit het besluit.
Maak daarom heldere afspraken over de duur van de pilot, het moment en de inhoud van de evaluatie, de criteria om te beoordelen of de pilot geslaagd is en over uw instemmingsrecht bij de definitieve invoering van het besluit zoals getest met de pilot.
Tips voor uw instemmingsrecht
Ontvangt u een instemmingsaanvraag van uw bestuurder, neem dan de volgende tips mee bij uw beoordeling:
- Zorg altijd dat de definitieve tekst beschikbaar is vóórdat uw OR ermee instemt en wees daarbij kritisch op de precieze formulering. Eén woordje kan een wereld van verschil betekenen. Bij bijvoorbeeld een formulering zoals ‘In dat geval zal ontslag op staande voet volgen…’ of ‘In dat geval kan ontslag op staande voet volgen…’ betekent ‘zal’ dat er dus per definitie sprake is van ontslag.
- Laat eventuele mondelinge toezeggingen zorgvuldig vastleggen en vraag uw bestuurder om een geactualiseerde versie van het voorgenomen besluit voordat uw OR daarmee instemt.
- Laat vastleggen of uw OR instemmingsrecht heeft. Voor afzonderlijke regelingen die onder uw instemmingsrecht vallen, kunt u dit laten opnemen in een clausule. Heeft u met uw bestuurder afgesproken dat uw OR instemmingsrecht heeft op het personeelshandboek als geheel, laat dan in het handboek een paragraaf opnemen waaruit dit duidelijk blijkt. Zo voorkomt u onnodige discussies over uw instemmingsrecht in de toekomst én informeert u een eventueel nieuwe bestuurder, HR-manager of OR over de rol van de OR.