Mag werkgever de productiviteit van thuiswerkers monitoren?

Question

Binnen onze organisatie zet de bestuurder personeelsvolgsystemen in om de productiviteit van de thuiswerkende werknemers te monitoren. Onze achterban is hier niet zo blij mee. Kunnen we hier als ondernemingsraad (OR) stappen tegen ondernemen?

Accepted Answer

Werkgevers mogen deze zogenaamde personeelsvolgsystemen niet zomaar inzetten. Daarvoor gelden niet alleen strikte wettelijke voorschriften; de OR moet in zo’n geval ook eerst stemmen met het voornemen van de bestuurder om zulke ingrijpende middelen in te zetten.

Monitoren en persoonsgegevens

De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen voor voorzieningen die gericht zijn op – of geschikt zijn voor – waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. Dit is vastgelegd in artikel 27, lid 1l van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Bovendien verwerkt een werkgever persoonsgegevens van werknemers als hij zulke systemen optuigt en gebruikt. Ook daarvoor moet de bestuurder een instemmingsaanvraag indienen bij de OR (artikel 27, lid 1k WOR).

Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onderstreept de rol van ondernemingsraden bij de bewaking en bescherming bewaken van de privacy van werknemers. De AP heeft daarom de handreiking ‘Het OR-privacyboekje’ (pdf) gepubliceerd en aangeboden aan de Sociaal-Economische Raad.

Rechtmatig, behoorlijk en transparant

Ontvangt jullie OR een instemmingsaanvraag voor de invoering van een personeelsvolgsysteem, bekijk deze plannen dan kritisch. Zo’n systeem heeft immers ingrijpende gevolgen voor de achterban. Allereerst is het van belang dat de verwerking van de gegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant is voor de betrokkenen. Anders gezegd: heeft jullie bestuurder een goede reden om deze gegevens te verzamelen?

Doel vastleggen

De bestuurder moet het doel dat hij heeft met het gebruik van de personeelsvolgsystemen schriftelijk vastleggen én helder communiceren aan de werknemers. Hij mag ook niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is voor het beoogde doel. Stel de bestuurder daarom de volgende vragen:

Maakt hij voldoende gebruik van de mogelijkheden om persoonsgegevens te anonimiseren?
Moet hij de gegevens op individueel niveau verzamelen of kan hij volstaan met gegevens op het afdelings- of organisatieniveau?
Moet hij van alle werknemers gegevens vastleggen of volstaat het verzamelen van informatie over werknemers in bepaalde functies of op bepaalde plaatsen?
Is het voortdurend vastleggen van gegevens écht nodig of volstaat een steekproef?

DPIA

De bestuurder moet er ook voor zorgen dat de verwerkte persoonsgegevens goed beveiligd en beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Om het noodzakelijke niveau van beveiliging te bepalen, moet hij vooraf de privacyrisico’s van de gegevensverwerking in kaart brengen. Dit zogenoemde data protection impact assessment (DPIA) (tool) is wettelijk verplicht volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) als de gegevensverwerking een hoog privacyrisico oplevert voor de betrokkenen. Dit is bij een personeelsvolgsysteem het geval.

Om te achterhalen of jullie bestuurder de risico’s voldoende in beeld heeft (en houdt), kunt je hem de volgende vragen stellen:

Wat doet hij om de risico’s tijdig in beeld te krijgen?
Beoordeelt hij de risico’s periodiek opnieuw?
Is er een procedure vastgesteld om te testen of de beveiligingsmaatregelen (nog steeds) effectief zijn?

Rol functionaris gegevensbescherming (FG)

De bestuurder is ook verplicht om de functionaris gegevensbescherming (FG) (V&A) tijdig te betrekken bij zijn plannen. De FG houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG en voorziet de bestuurder advies en inzicht.
De inzichten en het advies van de FG zijn natuurlijk niet alleen waardevol voor de bestuurder, maar ook voor jullie OR! Ga dus in gesprek met de FG en doe navraag over de risico’s, de opties om deze risico’s te minimaliseren en de alternatieven om het beoogde doel te realiseren. Benut eventueel het initiatiefrecht om jullie bestuurder een concreet voorstel voor verbetering te doen (artikel 23 WOR).

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Mag werkgever de productiviteit van thuiswerkers monitoren?

4 juni 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Instemmingsrecht