In veel organisaties vindt het werkoverleg tegenwoordig (gedeeltelijk) online plaats. Werkgevers kunnen werknemers niet zonder meer verplichten om hun webcam aan te zetten bij een online overleg. Dat kan alleen als de ondernemingsraad (OR) ermee instemt.
De werkgever bepaalt in principe hoe werknemers hun werk moeten uitvoeren. Nu werknemers vaker thuiswerken, vinden veel overleggen vaker (gedeeltelijk) online plaats. Veel werkgevers willen dat werknemers hun webcam aanzetten bij het overleg, zodat zij elkaar zien. Werknemers kunnen de webcam juist ervaren als een inbreuk op hun privacy. Een werkgever die videovergaderen als standaard wil invoeren voor online overleg, moet eerst langs de ondernemingsraad. Dit is namelijk een regeling op het gebied van het werkoverleg, en daarbij heeft de OR instemmingsrecht (artikel 27, lid 1i WOR).
Een werkgever zal goed moeten onderbouwen waarom hij wil dat werknemers hun camera gebruiken voor online overleg. Daarbij moet hij ook duidelijkheid geven over het privacyvraagstuk. Hij moet ervoor zorgen dat de regeling voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Worden er bijvoorbeeld opnames gemaakt bij het online overleg, en zo ja, wat gebeurt er met deze opnames? Waar worden de beelden opgeslagen en hoelang worden ze bewaard? Ook op dit punt heeft de OR instemmingsrecht, want het betreft de bescherming van persoonsgegevens van (alle of groepen) werknemers (artikel 27, lid 1k WOR).
In veel organisaties is hybride werken (deels op kantoor, deels thuis) tegenwoordig de norm. Het is dan van belang dat de organisatie beschikt over een passend thuiswerkbeleid (tool), zodat werknemers weten welke afspraken er binnen de organisatie gelden voor thuiswerken. Ook afspraken over het werkoverleg vallen hieronder. Heeft de organisatie nog geen thuiswerkbeleid of staat hierin geen regeling over het werkoverleg? Dring er dan bij de bestuurder op aan dat hij hier werk van maakt (initiatiefrecht, artikel 23 WOR).
De OR heeft ook een rol bij het opstellen van het thuiswerkbeleid, want elk voorgenomen besluit dat de arbeidsomstandigheden van (een groep) werknemers kan beïnvloeden is instemmingsplichtig (artikel 27, lid 1d WOR). De OR kan hierbij advies inwinnen bij interne en externe deskundigen (artikel 16 WOR). Ook moet de OR het draagvlak onder de achterban onderzoeken voor de verschillende keuzes en maatregelen. Heeft de achterban bezwaar tegen het gebruik van de webcam? Veel programma’s beschikken tegenwoordig over een blur-functie die de achtergrond vervaagt of verfraait.
Meer informatie over efficiënte vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.