Heeft de OR instemmingsrecht bij de aanschaf van een personeelssysteem?

12 januari 2021

Onze werkgever is van plan om software en hardware aan te schaffen voor een nieuw personeelsinformatie- en salarissysteem. Werknemers zijn bezorgd of hun persoonlijke gegevens in dit systeem wel goed beschermd zijn en wat er precies met hun gegevens gebeurt. Heeft onze OR instemmingsrecht als onze werkgever wil overstappen op dit nieuwe systeem?

Of de aanschaf van het nieuwe systeem op zichzelf al instemmingsplichtig is, is afhankelijk van de functies ervan. Het instemmingsrecht is inderdaad van toepassing als het gaat om voorzieningen die gebruikt (kunnen) worden voor de ‘waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties’ van werknemers (artikel 27, lid 1l van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). Maar ook als dat niet zo is, kan de OR mogelijk een beroep doen op zijn instemmingsrecht.

Regeling moet voldoen aan verplichtingen AVG

Systemen voor personeelsmanagement zijn voorzieningen waarmee de bestuurder persoonsgegevens opslaat en verwerkt. Daarom moet er een – met instemming van de OR vastgestelde – regeling zijn die voldoet aan de verplichtingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Waarschijnlijk is er al zo’n regeling, omdat er sprake is van vervanging van het huidige systeem. De vraag is dan of de bestaande regeling moet worden aangepast vanwege het nieuwe systeem. Die kans is groot, want nieuwe personeelssystemen hebben steeds meer functies en kunnen steeds meer registreren.

Aandachtspunten voor OR bij instemmingsverzoek

Voor de OR is het van belang om bij de instemmingsaanvraag voor het invoeren van het nieuwe systeem goed te kijken naar de informatie die wordt verzameld, waarvoor deze wordt gebruikt en wie inzage krijgt, en ook of de werkgever rekening heeft gehouden met onderstaande aandachtspunten:  

Mogelijk ook adviesrecht OR van toepassing

De aanschaf van een volledig nieuw personeelsinformatie- en salarissysteem is waarschijnlijk een behoorlijk flinke investering die bovendien uw hele organisatie ten goede komt. Op belangrijke insvesteringen heeft de OR adviesrecht (artikel 25, lid 1h WOR).